Een onkostenbeleid is een formaat dat de functie heeft om te dienen als fysiek bewijs van een uitstroom van geld uit een bedrijf of bedrijf. Het wordt in de boekhouding gebruikt om de beweging in detail te beschrijven en gaat meestal vergezeld van andere vouchers voor de operatie.
Boekhouding is een discipline die tot doel heeft alle transacties te beheersen die in een bedrijf of bedrijf plaatsvinden bij het binnenkomen of verlaten van geld.
Dit betekent dat elke keer dat een uitgave wordt gedaan, een investering, salarissen of andere soorten uitgaven worden betaald, of integendeel fondsen worden ontvangen voor betalingen van klanten en andere inkomsten, de administratie van het bedrijf moet vertrekken deze bewerkingen worden geregistreerd in uw boekhoudsysteem.
Net zoals een persoon moet betalen voor wat hij koopt, moet een bedrijf hetzelfde doen, zij het op een iets complexere manier, en daarom gebruikt het boekhoudsystemen.
Voor elk type operatie is er een specifiek registratieformaat en het exitbeleid, zoals uitgelegd aan het begin, dient als bewijs van de gedane betalingen.
Deze betalingen worden gedaan aan de verschillende leveranciers van goederen en diensten van het bedrijf. Elk bedrijf heeft bijvoorbeeld basisvoorzieningen nodig, zoals elektriciteit, internetverbinding, water, enz.
Je moet ook voorraden kopen om je werk te kunnen doen: briefpapier, kantoorbenodigdheden, voertuigen, enz., En in het geval van productiebedrijven moeten ze de grondstoffen kopen om hun producten te maken.
Er zijn veel betalingen die een bedrijf moet doen om zijn doel te bereiken en ze moeten allemaal worden geregistreerd. Bovendien moet elke betaling of opname van geld worden geautoriseerd door de desbetreffende afdeling (en).
Kenmerken van een onkostenbeleid
De informatie die in een typisch exitbeleid moet worden opgenomen, is de volgende:
- Kopie van de cheque of elektronische overschrijving waarmee de betaling is gedaan.
- Het concept van betaling, dat wil zeggen welke dienst, input, belasting, enz., Wordt geschrapt.
- Ondertekening van goedkeuring van de betaling door de verantwoordelijke dienst.
- Datum waarop de betaling is uitgevoerd.
- Bedrag of totaalbedrag van de betaling.
- Provider identificatie.
- De handtekening van de aanbieder of persoon die de betaling heeft ontvangen.
Het is noodzakelijk om bij het ontslagbeleid andere bewijzen te voegen, zoals:
- De factuur van de leverancier (of het equivalent daarvan in geval van belastingbetalingen, salarisbetalingen en andere die naar hun aard geen factuur hebben)
- De inkooporder, dit is een ander formaat waarin het verzoek wordt gedaan aan de leverancier voor de benodigdheden of artikelen die nodig zijn. Als een bedrijf bijvoorbeeld vellen papier nodig heeft, geeft het een inkooporder af aan zijn leverancier van kantoorbenodigdheden en vraagt het om een specifiek aantal pakken of pakketten vellen.
Door deze documenten op te nemen, is het gemakkelijker om de uitgaven te rechtvaardigen en nuttige informatie te vinden in geval van een fout bij de levering van de gekochte artikelen of enig ander ongemak later.
Bovendien is het handig om gerelateerde documenten in één pakket te bewaren, als een efficiënte manier om de boekhoudbestanden te ordenen om toekomstige referentie en de juiste controle ervan te vergemakkelijken.
Voorbeeld
Hieronder ziet u een voorbeeld van een onkostenbeleid of chequebeleid, zoals het in sommige gevallen ook wel wordt genoemd:
Gerelateerde concepten
De velden onder de vakken "betalingsconcept" en "ontvangen door" worden gevuld met de bijbehorende informatie volgens elk van de volgende definities:
een.
Het zijn numerieke codes die het type beweging en de classificatie ervan identificeren. Er zijn bijvoorbeeld rekeningen die verband houden met verkoop, productiekosten, banken, enz. Activa en passiva worden doorgaans geclassificeerd.
twee.
Het zijn gespecificeerde rekeningen, dat wil zeggen, meer specifiek en gedetailleerd. Een voorbeeld zou zijn:
Rekening: 110 - Banken
Subrekening 1: 110.1 - Bank X
Subrekening 2: 110.2 - Bank Y
3.
Het verwijst naar de naam van het account als zodanig in plaats van naar de code. In het bovenstaande voorbeeld zouden het "banken" zijn.
Vier.
Het is het gedetailleerde bedrag dat overeenkomt met elk van de subaccounts die in de polis zijn opgenomen. Als er slechts één subaccount is, hoeft u deze waarde niet op te geven.
5.
Elke boekhoudkundige rekening wordt in geschreven vorm weergegeven als een "T", dat wil zeggen als een tabel met twee kolommen, waarin de naam van de rekening en het overeenkomstige bedrag in een of andere kolom (rechts of links) worden ingevoerd.
De kolom aan de linkerkant wordt aangeduid als "Schuld" en de kolom aan de rechterkant wordt aangeduid als "Krediet".
Zoals hierboven vermeld. Er zijn activa- en passiva-rekeningen.
Activa zijn in feite de activa van het bedrijf, alles wat als zijn eigendom kan worden beschouwd. De verplichtingen zijn de schulden.
Activa-rekeningen stijgen in waarde met de bedragen die zijn geschreven in de kolom "Schulden" en verminderen met "Krediet". Het tegenovergestelde doet zich voor bij aansprakelijkheidsrekeningen.
6.
Het wordt ook wel "Balance" genoemd. Het is het resultaat van het aftrekken van de waarde van het debet minus het krediet.
Bij de vakken "Uitgevoerd door", "Beoordeeld door" en Geautoriseerd door "worden de namen of handtekeningen geplaatst van de personen die betrokken zijn bij de uitgifte en goedkeuring van de polis. Dit kan variëren naargelang de criteria van elk bedrijf.
De vakjes "Hulpvak" en "Dagboek" geven de namen aan van de mensen die de informatie hebben doorgegeven aan de Hulp- en Tijdschriftboeken, dit zijn andere soorten records die deel uitmaken van het gehele boekhoudsysteem.
Het polisnummer is een manier om het document te identificeren, zodat het verband houdt met het vorige beleid, dat wil zeggen dat het opeenvolgende nummers zijn. Elk bedrijf kan met betrekking tot dit aspect zijn eigen nomenclatuur opstellen.
Momenteel zijn er geautomatiseerde boekhoudsystemen die de registratie van door bedrijven uitgevoerde transacties vergemakkelijken.
Het is belangrijk dat ze voldoen aan de vereisten die zijn opgesteld door de belastingautoriteiten van elk land.
Referenties
- Wat is de schuld in de boekhouding? Hersteld van: reviso.com
- Wat is het krediet in de boekhouding? Hersteld van: reviso.com
- De must en de have. Hersteld van: economia.ws
- Molina, V. (2002). Accounting voor niet-accountants. Mexico, ISEF Fiscal Editions
- Wat is actief en passief. Hersteld van: significantados.com/activo-y-pasivo
- Wat zijn grondslagen voor financiële verslaggeving in elektronische boekhouding. Hersteld van: clickbalance.com
- Wat is een tegoedbon? Hersteld van: accountingtools.com
- Wat is het verschil tussen een factuur en een voucher? Hersteld van: accountingtools.com