CORRESPONDENTIE-EENHEID: FUNCTIES, STRUCTUUR, BELANG - CULTUUR WOORDENSCHAT - 2026

De correspondentie-eenheid is een werkstation dat interne en externe communicatie en documenten voor alle leden van een organisatie tussen de verschillende divisies ontvangt, classificeert, registreert en centraal verspreidt. Het doel is om te garanderen dat ze efficiënt, snel en in de beste omstandigheden bij de ontvanger worden afgeleverd.

Private en publieke entiteiten of bedrijven implementeren dit documentbeheerprogramma om de correspondentiecontroleprocessen te stroomlijnen. Het is een proces dat is geïntegreerd in de organisatiedynamiek en het mogelijk maakt de doelstellingen van het bedrijf te bereiken.

De correspondentie-eenheid zorgt voor een efficiënte en snelle levering van informatie binnen een bedrijf. Bron: pixabay.com

Van de oude archieven tot het digitale tijdperk, de organisatiemethode van deze afdeling heeft tot doel gemakkelijke toegang te verlenen tot de documentaire informatie die van belang is en de controlerecords, bestanden, procedurehandleidingen en de hele geschiedenis van de bedrijf in fysiek en / of digitaal formaat.

Momenteel wordt er software ontwikkeld om het documentbeheer te versnellen, wat een positieve impact heeft gehad op het milieu, aangezien het fysieke bestand de neiging heeft te verdwijnen en papierverbruik wordt vermeden.

Evenzo wordt de levering of ontvangst van correspondentie via het intranet en het extranet dynamischer en sneller gemaakt.

Kenmerken

De correspondentie-eenheid heeft specifieke functies die bedoeld zijn om de correspondentie te documenteren, organiseren en efficiënt te verspreiden die informatie bevat die inherent is aan het bedrijf of de geleverde dienst, evenals alle essentiële documentatie ter ondersteuning van administratieve en organisatorische activiteiten.

De specifieke functies van de correspondentie-eenheid zijn onder meer:

- Controle van het binnenkomen en verlaten van documenten.

- Verdeel de communicatie naar de overeenkomstige gebieden.

- Intern en extern gegenereerde correspondentie en communicatie verwerken.

- Scan documenten.

- Bestel, classificeer en beschrijf de documenten van het documentair fonds van de onderneming.

- Behoud en controleer de productie van documentaires.

- Opeenvolgende nummers toewijzen aan de correspondentie die wordt geproduceerd of ontvangen (archivering).

- Selecteer de documenten en communicatie die bewaard moeten worden en breng ze over naar het centraal archief.

Structuur

De correspondentie-eenheid is georganiseerd volgens de grootte en kenmerken van het bedrijf of de instelling. Het hangt over het algemeen af ​​van een hoofdkwartier dat is verdeeld in twee subeenheden: een voor binnenkomst en een voor vertrek.

Elke subeenheid heeft specifieke functies gericht op het beheer en de controle van alles wat te maken heeft met zowel interne als externe correspondentie. Dit soort eenheden zijn als volgt gestructureerd:

Leiderschap

Het definieert de voorschriften en beleidslijnen die de productie van documenten, de distributiemethoden, het verzenden en ontvangen van correspondentie en de opdrachten van de leden van de afdeling rationaliseren, standaardiseren en reguleren. Dat wil zeggen dat ze op een gecoördineerde manier het document- en archiefbeheerproces en de efficiënte systematisering ervan in elkaar grijpen.

Bijpassende subeenheid

Ze is verantwoordelijk voor de implementatie van de distributie- en controlemethoden op het gebied van documentbeheer op basis van het beleid en de voorschriften die door het bedrijf zijn opgesteld. Dit is onderverdeeld in:

Inkomende correspondentie

Het zijn de documenten die binnenkomen en worden doorgestuurd naar de verschillende afdelingen van de instelling. In dit gebied worden documenten ontvangen. Voordat de acceptatie van de bon wordt verzegeld, moet worden gecontroleerd of:

- Ze zijn inderdaad bedoeld voor de instelling of het bedrijf.

- De kwestie is inherent aan de instelling of het bedrijf.

- Ze zijn naar behoren verzegeld en ondertekend.

- De eventuele bijlagen zijn compleet. Is dit niet het geval, dan moet de claim onmiddellijk schriftelijk of mondeling bij de uitgevende instelling worden ingediend.

- De subunit-stempel wordt aangebracht met de datum en tijd van ontvangst.

Controle en levering

Vervolgens worden de documenten geclassificeerd door het symbool te plaatsen dat overeenkomt met de afdeling waarnaar ze moeten worden verzonden. De registratie vindt plaats in overeenstemming met de belangrijkste controlegegevens, zoals datum van ontvangst, afdeling waarvoor het bestemd is, registratienummer en de gegevens van de oorspronkelijke afzender.

Na deze documentatie- en classificatiefase wordt de distributie uitgevoerd, die bestaat uit het verzenden van de correspondentie naar elke afdeling of elk bureau. Deze afdeling zal overgaan tot het plaatsen van het stempel van ontvangstbevestiging en akkoord.

In het geval dat wordt vastgesteld dat een document niet aan de instelling is geadresseerd of niet binnen haar bevoegdheid valt, wordt het met de nodige uitleg teruggestuurd naar de afzender van herkomst.

Uitgaande correspondentie

Deze afdeling is verantwoordelijk voor het ontvangen van correspondentie en documenten van elk van de afdelingen van het bedrijf of de instelling en organiseert deze volgens hun bestemming. Het zal de verzending via de relevante kanalen maken zodra ze het volgende valideren:

- De documenten moeten op institutioneel papier zijn geschreven.

- De documenten moeten ondertekend zijn (zowel het origineel als de kopie).

- Bijlagen moeten worden bijgevoegd.

- De ontvanger- en adresgegevens moeten correct zijn.

- De check-out en check-out moeten verschijnen met datum en code.

Na controle en goedkeuring van de gegevens en kenmerken die voor de verzending zijn vastgesteld, gaan we over tot het verstrekken van een ontvangstbewijs.

Dit gebied neemt de verantwoordelijkheid op zich voor de verzending en levering naar bestemmingen nadat ze zijn ingedeeld volgens de route (per post, persoonlijk of rechtstreeks, onder andere via een uitwisseling).

De enveloppen worden geëtiketteerd en de documenten die ze bevatten, worden geïdentificeerd in de leveringscontroles of facturen volgens de manier waarop ze worden verzonden. U moet een kopie van de documenten gestempeld en ondertekend terugsturen als bewijs van ontvangst.

Ten slotte worden ze gearchiveerd in alfabetische, numerieke, thematische of chronologische volgorde om de check-out uit te voeren en controle vast te stellen.

Belang

De correspondentie-eenheid is een gevoelig en zeer vertrouwelijk gebied. Het hangt hiervan af dat relaties en communicatie binnen en buiten de instelling op een effectieve en tijdige manier verlopen.

Het belang van de correspondentie-eenheid berust op het feit dat deze de bewaring, bewaring en bewaring moet garanderen van de documenten die het geheugen van de instelling of het bedrijf vormen.

Het belangrijkste doel is om tijdig toegang te bieden tot de schriftelijke informatie die binnen de entiteit wordt verwerkt.

Referenties

1. "Correspondentie-eenheid" aan de Universiteit van Santiago de Cali. Opgehaald op 8 juli 2019 van de Universiteit van Santiago de Cali: usc.edu.co
2. Gutiérrez, E. "4 stappen om de administratie van uw bedrijf correct op te stellen en te organiseren" in Ze zijn geen papieren. Opgehaald op 8 juli 2019 vanuit Geen papieren: nosonpapeles.com
3. Escobar, C. "Organisatie van documenten" in Activiteiten. Opgehaald op 8 juli 2019 via Activiteiten: blogspot.com
4. "Interne voorschriften voor archivering en correspondentie" bij de Nationale Brandweer van Colombia. Opgehaald op 8 juli 2019 van de Nationale Brandweer van Colombia: firefighters.mininterior.gov.co
5. "De correspondentie- en archiefeenheden in de federale openbare sector" Monterrey Institute of Technology and Higher Studies. Opgehaald op 9 juli 2019 van het Monterrey Institute of Technology and Higher Studies: itesm.mx