KANTOOR IN DE ZAKENWERELD: FUNCTIES, UITRUSTING EN MATERIAAL - JOB - 2025

Het kantoor in de zakenwereld vertegenwoordigt het deel van het bedrijf waar de ontvangen en verstrekte gegevens worden verwerkt, om de informatie te leveren die de organisatie nodig heeft voor de normale ontwikkeling van haar activiteiten of activiteiten.

Het belang ervan wordt gegeven omdat elk bedrijf dat goederen of diensten produceert, ongeacht de branche waarin het gespecialiseerd is, een aantal mensen nodig heeft om de operatie te leiden en de andere administratieve taken uit te voeren. De meeste van deze mensen werken in kantoren.

Het aantal personeelsleden op kantoor kan variëren, maar alle organisaties, ongeacht het type of de grootte, hebben kantoormedewerkers nodig om de dagelijkse taken uit te voeren. Kantoormedewerkers runnen veel verschillende aspecten van een bedrijf.

Deze aspecten omvatten boekhouding, tekst- en gegevensverwerking, telecommunicatie en andere activiteiten. Ze zijn nodig in alle sectoren van de economie, van productie tot transport.

Technologie levert een basisbijdrage aan het kantoor: er kan meer werk in een kortere tijd worden gedaan.

Kenmerken

- De belangrijke diensten die door het kantoor worden geleverd, omvatten zowel administratieve als andere diensten aan de andere afdelingen van de organisatie, die niet kunnen functioneren zonder het kantoor.

- Het kantoor is in een organisatie net zo belangrijk als het brein in het menselijk lichaam. Daarom is het kantoor het brein van het bedrijf. Het verzamelt informatie uit verschillende interne en externe bronnen, registreert, organiseert en analyseert deze om deze beschikbaar te maken voor het management. Allerlei informatie, zowel heden als verleden, is op kantoor aanwezig.

- Het bureau fungeert tevens als tussenpersoon. Het verbindt de buitenwereld met de verschillende afdelingen en vice versa. Alle verkooporders komen binnen via het kantoor. Verbindt de organisatie met klanten, leveranciers, overheid en het grote publiek. Public relations is erg belangrijk in moderne kantoren.

- Het is het hart van alle zakelijke activiteiten; het is als een administratief zenuwcentrum. Informatie over aankopen, verkopen, financiën en communicatie wordt verspreid vanuit het kantoor.

- Het is een controlecentrum; het is de manier waarop het bedrijfsbeleid actie onderneemt. Naarmate het bedrijf groeit, krijgt elke leider de mogelijkheid om zijn eigen beslissingen en acties te nemen. Elke afdeling krijgt dus een eigen kantoor, zodat het management gemakkelijker plannen en beleid kan schetsen.

Enkele belangrijke acties die in de kantoren worden uitgevoerd, zijn:

• Vergaderingen.
• Aandacht vragen.
• Maak afspraken over de strategie van het bedrijf.
• Maak afspraken over doelstellingen.
• Organisatie van fysieke en computerbestanden.
• Klantenservice.
• Afdrukken en kopiëren van documenten.

Apparatuur en benodigdheden

Kantoorapparatuur is geëvolueerd om meer automatisering mogelijk te maken. Kantoorautomatisering betekent het gebruik van machines om repetitieve en vervelende taken uit te voeren die mensen vroeger deden. De computers helpen werknemers ook om hun werk sneller en efficiënter te doen.

Onder de apparatuur die we in een kantoor kunnen vinden, zijn:

Zakelijk telefoonsysteem en bureautelefoons

Ze zijn het belangrijkste middel voor directe communicatie met klanten en leveranciers.

Computers

Om informatie te verwerken, wat momenteel de levensader is van elk kantoor. Ze zijn ook essentieel voor communicatie, dankzij e-mail.

Computernetwerk en internetverbinding

Als informatie de levensader van het bedrijf is, dan zijn computernetwerken de slagaders die die informatie door alle gebieden van het bedrijf leiden. Ethernet-bekabeling, routers en een modem zijn vereist om het lokale netwerk met internet te verbinden.

Multifunctionele printers

Als de informatie digitaal is, willen we ze afdrukken, en als ze wordt afgedrukt, willen we ze scannen. Aan de andere kant willen we het ontvangen of per fax verzenden. Deze teams doen het allemaal.

Papiervernietigers

Bij het genereren van bedrukt papier moet het vaak worden vernietigd. Het kantoor is verantwoordelijk voor de informatie waarover het beschikt.

Fotokopieerapparaten

Essentieel voor het maken van kopieën van documenten.

Videoprojectoren en schermen

Gebruikt voor presentaties in de vergaderruimte.

Apparatuur voor handelaren

Verkoopautomaten en kassa's.

Meubilair

Binnen de meubels in een kantoor kunnen we het volgende vinden:

• Stoelen
• Bureaus
• Ligboxen
• Kasten
• Tapijten
• Vergadertafels

Kantoorbenodigdheden en -benodigdheden

Enkele van de materialen en benodigdheden die nodig zijn voor de werking van een kantoor zijn:

- Vellen wit papier: worden gebruikt voor afdrukken en fotokopieën, voor het schrijven van korte notities en voor flip-overpresentaties.

- Rolpapier: thermisch faxpapier, labeltape, papier op het verkooppunt.

- Voorgedrukte formulieren: facturen, belastingaangiften, loonstrookjes, bureaukalenders.

- Etiketten en zelfklevend papier: etiketten voor mappen, prijsetiketten en post-itnotities.

- Verbruiksartikelen voor afdrukken: inktpatronen en tonercartridges.

- Draagbare opslagmedia: USB-sticks en geheugenkaarten.

- Mechanische bevestigingen: paperclips en vlindertype, nietjes.

- Chemische bevestigingsmiddelen: transparante tape, lijm.

- Schoonmaakbenodigdheden: dweilen, vuilnisbakken, prullenbakken, bezems, zeep, luchtverfrissers, ontsmettingsmiddelen, papieren handdoeken en toiletpapier.

- Kleine machines: papierponsen, nietmachines, nietjesverwijderaars, stempels, nummermachines en puntenslijpers.

- Fysieke opslag: mappen, enveloppen, dozen, planken en bureau-organizers.

- Schrijf- en correctiemateriaal: potloden, pennen, markeerstiften, correctietape, correctievloeistof en vlakgom.

Voorbeelden van banen op kantoor

Schrijvers / redacteuren op websites en kranten

Schrijvers en redacteuren, of ze nu in het werkteam zitten of vanuit huis werken, werken op kantoor. Schrijvers maken inhoud voor gedrukte publicaties, webpagina's en blogs. De redactie corrigeert de inhoud die is geschreven.

Receptionisten

Een receptioniste is in een kantoor bezig met het ontvangen van klanten en verkopers, het schrijven van e-mails, het beantwoorden van telefoontjes, het aannemen van berichten, het verzenden van e-mails, het communiceren van telefoontjes naar specifieke medewerkers en het archiveren.

De medewerker van de klantenservice moet goed geïnformeerd zijn over het bedrijf waarvoor hij werkt, en over hun producten en diensten, om klanten te kunnen helpen. U moet oproepen en e-mails beantwoorden, bestellingen opnemen en terugbetalingen doen.

Accountants

Accountants of accountants werken in een kantooromgeving. Zijn taken omvatten onder meer het voorbereiden van belastingen, het betalen van rekeningen, het ontvangen van betalingen.

Managers

Officemanagers beheren het werk van het kantoor. Hun taken kunnen variëren van het aannemen, ontslaan of plannen van personeelswerk, het delegeren van taken, het trainen van nieuwe medewerkers, het opstellen en handhaven van kantoorbeleid, het toezicht houden op het werkteam, het oplossen van situaties en het onderhouden van computersystemen.

Bel aandacht-callcenters

Mensen die in een callcenter werken, moeten telefoontjes beantwoorden van klanten van het bedrijf waarvoor ze werken. U moet vragen beantwoorden, klachten ontvangen en bestellingen verwerken.

Referenties

1. Rob Waugh (2017). Wat biedt de toekomst voor kantoortechnologie? De Telegraaf. Small Business Connect. Genomen uit: telegraph.co.uk.
2. StateUniversity (2018). Zakelijk onderzoek naar computers en kantoor - HET KANTOOR VAN VANDAAG, DE WERKKRACHT VAN HET BEDRIJF, TRENDS IN HET ZAKEN, DE WERELD VAN FINANCIËN. Ontleend aan: careers.stateuniversity.com.
3. Lucy Kellaway (2013). Hoe de computer het kantoor voor altijd veranderde. BBC nieuws. Genomen van bbc.com.
4. Wikipedia, de gratis encyclopedie (2018). Kantoor management. Ontleend aan: en.wikipedia.org.
5. Yajaira Gutierrez (2012). Basisprincipes van Office. Genomen uit: pedageducomercial.blogspot.com.
6. James Bucki (2018). Essentiële kantoorapparatuur voor het starten van een bedrijf. The Balance Operations & Technology. Genomen uit: thebalance.com.