DE 7 MEEST OPVALLENDE FUNCTIES VAN EEN SECRETARIS - JOB - 2025

De belangrijkste functies van een secretaris zijn onder meer het beheren van de agenda, het bedienen van het publiek en het omgaan met vertrouwelijke informatie. Het is de persoon die verantwoordelijk is voor het uitvoeren van administratieve assistentie-taken op kantoor.

Deze positie kan worden ingenomen door een man of een vrouw, hoewel de meest voorkomende is dat het een vrouw is die deze uitoefent.

Ze zijn meestal verantwoordelijk voor de vertrouwelijke zaken van mensen met een bepaalde hiërarchie binnen het bedrijf, zoals bestuurders, managers, presidenten, onder anderen. Dat maakt hen de rechterhand van de leidinggevende voor wie ze werken.

Als het bedrijf klein is, hangt de grote werklast van de secretaris samen met de basistaken op kantoor.

Sommige landen in de wereld wijden gedurende het jaar een speciale dag aan hem om zijn werk te bedanken en te vieren. In Colombia, Peru en Mexico is de dag van de secretaris bijvoorbeeld 26 april, terwijl het in Venezuela 30 september is.

De 7 belangrijkste functies van een secretaris

De taak van een secretaresse is om steun en medewerking te verlenen aan haar baas, zodat zij haar rol binnen de organisatie volledig kan vervullen, zonder vertraging of afleiding.

Hoewel de aard van het bedrijf van invloed is op het soort werk dat een secretaresse nodig heeft, kan worden gezegd dat haar belangrijkste functies zijn:

1- Agendabeheer

Het is de verantwoordelijkheid van de secretaris om de agenda van degene voor wie ze werkt actueel te houden. Daar moet u al uw werkverplichtingen en soms persoonlijke verplichtingen weerspiegelen.

Ook moet u de gegevens bijhouden van alle mensen en instellingen waarmee uw werkgever verbonden moet zijn.

De agenda van een secretaresse dient vaak als het operationele logboek van de leidinggevende voor wie ze werkt.

2- Aandacht voor het publiek

Aandacht voor het publiek is een van de meest fundamentele taken die de secretaris moet uitvoeren. U moet oproepen beantwoorden en de reden ervoor noteren, evenals alle gegevens waarmee uw werkgever de kwestie effectief kan opvolgen.

Hij is ook de persoon die bezoekers op kantoor ontvangt. Daarom is het belangrijk dat de secretaris een imago behoudt dat aansluit bij het bedrijfsimago van de werkplek.

Zijn rol daar is niet alleen om bezoekers te begroeten en het wachten vriendelijk te maken, maar ook om de eerste instructies en richtlijnen te geven over de organisatiecultuur en interne processen van het bedrijf.

3- Documentbeheer

Een secretaresse is niet alleen degene die de correspondentie van haar baas ontvangt en afhandelt, maar schrijft, leest, beantwoordt en archiveert de meeste brieven, mededelingen, memo's en e-mails van haar werkgever.

Hiertoe dient u bepaalde softwaretoepassingen te gebruiken waarmee u dergelijke documenten flexibeler en sneller kunt voorbereiden.

De specificiteit van deze competenties hangt af van het soort werk dat vereist is in het gebied waarin u werkt.

De secretaresse beheert de contactendatabase van haar baas en archiveert schriftelijke correspondentie, evenals notulen van vergaderingen en andere interessante documenten binnen het kantoor.

Het is de secretaris die normaal gesproken nota neemt van de zaken die in belangrijke vergaderingen worden besproken.

4- Beheer van gevoelige informatie (intern en extern)

Een van de functies die een goede secretaresse onderscheidt, is het adequaat en efficiënt behandelen van alle uiterst belangrijke informatie voor de werking van het bedrijf of de instelling waar ze werkt.

U moet bijvoorbeeld te allen tijde controle hebben over de juridische documenten die door overheidsinstanties kunnen worden verlangd.

U kunt ook toegang krijgen tot informatie uit de omgeving of van een van de actoren die gerelateerd zijn aan het bedrijf. Deze informatie moet op een discrete, efficiënte en tijdige manier worden beheerd.

5- Office-organisatie

De secretaris moet de kantooruitrusting en het meubilair bedienen en onderhouden: onder meer telefoons, fotokopieerapparaten, printers, projectoren, meubilair, archiefkasten.

Hij is degene die de inventaris van voorraden en kantoorapparatuur beheert. Het houdt ook de fysieke en elektronische bestandssystemen op orde, zodat de informatie direct beschikbaar is wanneer dat nodig is.

De secretaris moet een schone en georganiseerde werkruimte hebben, aangezien dit meestal een van de eerste dingen is die mensen buiten het bedrijf zien wanneer ze de faciliteiten betreden.

6- Voorbereiding van presentaties

Normaal gesproken moet een leidinggevende zijn rapporten presenteren in de vorm van presentaties die de informatie samenvatten en rangschikken. Voor deze taak vraagt ​​hij meestal zijn secretaris om hulp.

De persoon die op het secretariaat zit, moet ervoor zorgen dat de informatie die daar verschijnt correct de gegevens weerspiegelt die zijn baas wil delen.

U moet er ook op letten dat het een presentatie is zonder spelfouten en dat deze consistent is met de grafische identiteit van het bedrijf.

7- Administratief toezicht

Het is ook de verantwoordelijkheid van een secretaris om zich ervan bewust te zijn dat het beleid en de procedures die nodig zijn om zorg te dragen voor de activa van het bedrijf of de instelling waarin ze werkt, worden gevolgd.

Volgens het hiërarchische niveau van haar baas kan de secretaris de nauwkeurigheid van de gegevens valideren die de details van de begrotingsoperaties weerspiegelen.

Een secretaris zorgt voor de beheerscontrole en de correcte administratie van de middelen binnen het bureau.

De virtuele secretaris

Met de opkomst van online banen, ontstaat de figuur van online secretaresses of virtuele assistenten.

Deze secretarissen voeren de meeste van de hierboven beschreven taken uit, maar op afstand. In deze gevallen rekenen secretaresses hun diensten per uur of per project aan.

Referenties

1. Geldcultuur (2015). De 4 belangrijkste functies van de secretaris. Hersteld van: comofuncionaque.com
2. Kokemuller, Neil (s / f). Lijst met de taken van een secretaris. Hersteld van: work.chron.com
3. Pymex (2016). Functies en verantwoordelijkheden van de administratief secretaris. Hersteld van: pymex.pe
4. Doe nu vrijwilligerswerk (s / f). Wat is de rol van de secretaris? Hersteld van: diycomitteeguide.org
5. Windermere, Anna (s / v). Wat zijn de functies van een secretaresse als assistent van een manager? Hersteld van: pyme.lavoztx.com