- De 7 belangrijkste functies van een boekhoudkundig assistent
- 1- Commerciële operaties
- 2- Voorraadbeheer
- 3- Facturering
- 4- Bankafstemmingen
- 5- Voorbereiding van rapporten
- 6- Projectie van financiële overzichten
- 7- Opstellen van belastingaangiften
- Andere verantwoordelijkheden van de boekhoudkundige
- Boekhoudkundige vaardigheden
- Referenties
De functies van een boekhoudkundig assistent zijn die die het gebied of de persoon die verantwoordelijk is voor de boekhouding in een bedrijf, willen ondersteunen. Het zijn werknemers in een bedrijf en zijn verantwoordelijk voor de financiële boekhouding.
De persoon die optreedt als boekhoudkundig assistent moet georganiseerd zijn, want hij moet de boekhouding en financiële documentatie op orde houden.
Informatie- en communicatietechnologieën (ICT) moeten bedreven zijn, omdat tegenwoordig veel aspecten van de boekhouding automatisch worden afgehandeld met gespecialiseerde computerprogramma's.
Uw concentratieniveau moet hoog zijn, aangezien u gevoelige informatie voor de organisatie en in sommige gevallen contant geld verwerkt. Om deze reden moet hun ethisch gedrag onberispelijk zijn.
Van de boekhoudkundig assistent wordt uiteraard verwacht dat hij kennis van boekhouding heeft, aangezien zijn verantwoordelijkheden op dat gebied geconcentreerd zullen zijn.
De 7 belangrijkste functies van een boekhoudkundig assistent
Er is geen regeling of regeling die definitief aangeeft welke functies een boekhoudkundig assistent moet vervullen, maar in algemene zin moeten ze de volgende taken vervullen:
1- Commerciële operaties
De boekhoudkundig assistent moet de accountant ondersteunen bij het uitvoeren van gewone en buitengewone operaties in verband met de aankoop van inputs die nodig zijn voor de activiteiten van het bedrijf.
Zoek in die zin naar budgetten en vergelijk ze, zodat het bedrijf kan beslissen van wie het wil kopen. Zodra de beslissing is genomen, is de accountant degene die de aanbieder registreert en het salaris schrijft.
Een andere taak van een boekhoudkundig assistent is het beheren van betalingen aan leveranciers en betalingen voor openbare diensten.
2- Voorraadbeheer
Een boekhoudkundig medewerker is ook verantwoordelijk voor het bijhouden en controleren van de inventaris van institutionele activa en kantoorbenodigdheden.
Ook wordt u in veel gevallen gevraagd om de afschrijving van genoemde inventaris bij te houden.
3- Facturering
Het opmaken en beheren van facturen is een van de taken die een boekhoudkundig assistent het grootste deel van de tijd in beslag neemt.
Het is hun taak om alle facturen van het bedrijf te registreren, in overeenstemming met de institutionele en wettelijke voorschriften die van toepassing zijn.
De boekhoudkundig assistent bereidt de facturen voor, voert ze in het systeem van het bedrijf in, registreert ze als crediteurenadministratie en zorgt ervoor dat de betaling gebeurt volgens de voorwaarden die met de klant zijn vastgelegd.
Deze taak moet met strikte volgorde en nauwkeurigheid worden uitgevoerd, aangezien deze informatie de resultaten van de onkostendeclaraties van het bedrijf en de rekeningen van de leveranciers beïnvloedt.
4- Bankafstemmingen
Deze functie bestaat erin precies te weten hoe de bankrekeningen van het bedrijf zich bevinden en deze te vergelijken met het debiteuren- en crediteurenregister van het bedrijf zelf, met als doel dat er geen discrepanties zijn tussen het een en het ander.
Op deze manier kunnen mogelijke vergissingen worden opgespoord in de administratie van een vordering of die al is betaald.
Op dezelfde manier dient het om de juistheid te verifiëren van het record dat van het bedrijf wordt bewaard.
5- Voorbereiding van rapporten
De boekhoudkundig administrateur is ook aangesteld om de boekhoudkundige rapporten te schrijven, dit zijn de gedetailleerde gegevens van alle roerende en onroerende goederen van de organisatie.
Dit rapport is in proza geschreven en bevat niet zoveel cijfers als een saldo zou hebben.
Evenzo schrijft de boekhoudkundig assistent de financiële rapporten die in tekstvorm het geld beschrijven dat het bedrijf bezit.
De periodiciteit van deze rapporten is afhankelijk van het institutionele beleid.
Deze rapporten zijn een vereiste bij het aanvragen van bankleningen, of ze kunnen worden vereist door overheidsinstanties wanneer ze er iets aan moeten doen.
6- Projectie van financiële overzichten
De accountant is verantwoordelijk voor het voorbereiden van deze projectie, maar de boekhoudkundig assistent ondersteunt hem door hem alle input te geven die hij nodig heeft voor de uitwerking ervan.
Op dezelfde manier is de boekhoudkundig assistent meestal degene die de documenten voorbereidt die als ondersteuning voor een dergelijke projectie zullen dienen.
7- Opstellen van belastingaangiften
Elk bedrijf heeft fiscale en schatplichtige verplichtingen tegenover de regering van zijn land, en de boekhoudkundig assistent ondersteunt bij de procedures die de nakoming van deze verplichtingen met zich meebrengen.
Meestal gaat het om het verzamelen van belastinginformatie van het bedrijf, het invullen van formulieren en het betalen van invoerrechten of belastingen.
U moet ook de ontvangstbewijzen van deze stappen bewaren en ze vervolgens voorleggen aan de controle-entiteiten die erom vragen.
Andere verantwoordelijkheden van de boekhoudkundige
Naast de hierboven genoemde functies moet een administrateur:
- Registreer de aan het bedrijf betaalde of verschuldigde kredieten.
- Bewaak de vervaldata van te ontvangen en te betalen rekeningen.
- Ondersteuning bij incasso.
- Voorbereiden en bankstortingen doen.
- Correcte creditcardtransacties.
- Ga winkelen.
- Rekeningen betalen.
- Bijgewerkte gegevens bijhouden van financiële transacties.
- Bewaak het cashflowsaldo van het bedrijf.
- Maak kosten en betalingen.
- Bijhouden van de T-rekeningen (grafische weergave van de boekhoudkundige rekening).
- Ondersteuning van het personeelsbureau bij het berekenen van de door medewerkers gewerkte uren.
Boekhoudkundige vaardigheden
Naast technische kennis moet een boekhoudkundig assistent over bepaalde kenmerken of bijzondere kwaliteiten beschikken om zijn werk met kwaliteit te kunnen uitvoeren. Enkele van deze eigenschappen zijn de volgende:
- Eerlijkheid.
- Onderhandelingskracht.
- Eerlijkheid.
- Volwassenheid of emotionele intelligentie.
- Vloeiend in communicatie.
- Vermogen om vertrouwen op te bouwen.
Referenties
- Educatief (s / f). 4 functies van een boekhoudkundig assistent. Hersteld van: educative.net
- Gerencie (2017). Functies van de boekhoudkundig assistent. Hersteld van: gerencie.com
- Henderson, J. (s / f). Taken van boekhoudkundig assistent. Opgehaald van smallbusiness.chron.com
- Overheid van Michigan (2008). Assistent Accountant. Hersteld van: michigan.gov
- Pymex (2016). Rollen en verantwoordelijkheden van een boekhoudkundig administrateur. Hersteld van: pymex.pe
- Ruiz, Juan Pablo (s / v). Ken de informatie die elke boekhoudkundig assistent moet beheersen. Hersteld van: factuur-e.mx