DE 7 BELANGRIJKSTE FUNCTIES VAN EEN ADMINISTRATIEF MEDEWERKER - JOB - 2026

De functies van een administratief medewerker zijn taken van assistentie en begeleiding bij de normale activiteiten die een bedrijf ontwikkelt. Daarom zijn ze essentieel voor een efficiënte werking ervan.

Deze activiteiten zijn meestal variabel naargelang de bedrijfssector van het bedrijf waarin ze werken. In gespecialiseerde kantoren, zoals advocatenkantoren, hebben assistenten bijvoorbeeld meestal een specifieke opleiding gevolgd om bepaalde activiteiten uit te voeren.

Er zijn echter functies die voor alle gebieden gemeenschappelijk zijn en die gewoonlijk draaien om de distributie en het beheer van informatie binnen het kantoor. Dit omvat het beheren van documenten, archieven en het organiseren van evenementen.

Maar deze activiteiten kunnen veel uitgebreider worden. In sommige gevallen moeten administratieve assistenten ook zorg dragen voor de verwerking van boekhoudkundige informatie en zelfs de werking van de technologische middelen van het bedrijf garanderen.

De 7 belangrijkste functies van een administratief medewerker

1- Documentbeheer

Een van de belangrijkste functies van een administratief medewerker is om kantoormedewerkers te helpen met document- en bestandsbeheer.

Meestal heeft deze taak betrekking op de opslag, organisatie en beheer van bestanden.

In bepaalde gevallen kan het echter ook nodig zijn dat ze documenten schrijven, bewerken en beoordelen.

In sommige bedrijven wordt hen zelfs gevraagd brieven of notities te dicteren en de notulen op te nemen van de vergaderingen die plaatsvinden.

In sommige gevallen, bijvoorbeeld bij een advocatenkantoor, is een gespecialiseerde opleiding vereist om deze functies te kunnen vervullen: de administratief medewerker zal de terminologie en juridische procedures moeten begrijpen.

Aan de andere kant hebben administratieve assistenten die in de medische wereld werken, verschillende vaardigheden nodig. Ze moeten de nodige opleiding hebben genoten in het omgaan met patiënten en het lezen van medische rapporten.

2- Evenementenplanning

De planning van kantoorevenementen is ook vaak de verantwoordelijkheid van administratieve assistenten. De omvang van deze verantwoordelijkheid kan variëren naargelang de grootte van het bedrijf.

Een evenement kan simpelweg een vergadering of zakenlunch zijn, maar het kan ook een groter congres of bedrijfsfeest zijn.

In beide gevallen moet de deelnemer alle criteria met betrekking tot het evenement beheren.

Dit omvat het contacteren van verkopers, het maken van reserveringen, het kiezen van menu's en het decor. Maar het omvat ook het contacteren, uitnodigen en bevestigen van aanwezigen, sprekers en docenten als dat nodig is.

3- Persoonlijke aandacht voor gebruikers en bezoekers

Klantenservice is meestal een van de meest voorkomende taken voor administratieve assistenten. Het publiek waarop de aandacht is gericht, hangt altijd af van de grootte van het bedrijf en zijn zakelijke oriëntatie.

Voor kleine bedrijven die het publiek rechtstreeks bedienen, kan de administratief medewerker nodig zijn om klanten te ontmoeten.

Wanneer dit gebeurt, is hun werk erop gericht hen te begeleiden en te dienen tijdens hun reis door de faciliteiten van het bedrijf.

Bij grotere bedrijven zal de administratief medewerker bezoekers van andere aard moeten bijwonen, zoals partners of grote leveranciers.

In dit geval is het hun missie om hen te begeleiden bij het vervullen van hun agenda en bijeenkomsten met het management of andere onderdelen van het bedrijf.

4- Telefoon en virtuele aandacht

De categorie klantenservice omvat telefonische en virtuele assistentie. Bij telefonische assistentie is de oriëntatie van klanten en partners inbegrepen, evenals de organisatie en administratie van agenda's.

Als het om virtuele aandacht gaat, zijn de taken afhankelijk van de kanalen die het bedrijf biedt voor klantenservice of informatiebeheer.

In sommige gevallen gaat het om het afhandelen van e-mail, het beantwoorden, doorsturen of archiveren van berichten als dat nodig is.

In andere gevallen, wanneer de virtuele communicatiekanalen meer divers zijn, kunnen andere taken worden opgenomen, zoals het publiek bijwonen via chatsystemen of zelfs vragen beantwoorden via de sociale netwerken van het bedrijf.

Bij grote bedrijven is het gebruikelijk dat er personeel is dat specifiek gericht is op het verzorgen van deze communicatiekanalen. Bij kleine bedrijven wordt deze taak vaak overgelaten aan administratieve medewerkers.

5- Beheer van agenda's

Het beheren van agenda's is vaak een van de belangrijkste taken voor administratief assistenten.

Deze verantwoordelijkheid omvat het ontvangen van verzoeken voor afspraken en vergaderingen per telefoon, persoonlijk of online, en het organiseren ervan in de agenda volgens gedefinieerde criteria.

Het omvat ook het plannen van vergaderingen binnen en buiten het bedrijf, werklunches en zakenreizen.

In de laatste gevallen is het ook de verantwoordelijkheid van de assistent om indien nodig vluchten, hotels, restaurants of vergaderruimten te boeken.

6- Boekhouding

Administratieve assistenten zijn soms verantwoordelijk voor het bewaken en registreren van kosten die zich binnen het bedrijf voordoen. Deze taken kunnen eenvoudig zijn, zoals het vastleggen van bepaalde uitgaven in een spreadsheet.

In sommige gevallen moet de assistent worden opgeleid voor de ontwikkeling van complexere taken. Uw verantwoordelijkheden kunnen bijvoorbeeld het rapporteren van boekhouding aan het management omvatten.

Meestal hangt dit af van de grootte van het bedrijf. Een groot bedrijf heeft meestal meer gespecialiseerde rollen; hierin wordt de boekhoudkundige informatie beheerd door een persoon die voor dat doel is ingehuurd.

Een van de fundamentele vaardigheden van elke administratieve assistent is echter het beheersen van kantoorboekhoudsoftware, zoals Microsoft Excel.

7- Technologisch beheer

Het beheer van technologische middelen maakt ook deel uit van de functies van administratieve assistenten. In die zin is het uw verantwoordelijkheid ervoor te zorgen dat alle tools die nodig zijn voor de werking van het bedrijf goed werken.

Dit omvat onder meer het maken van back-upkopieën van de informatie in computerapparatuur en het bijwerken van antivirusprogramma's, naast andere taken.

Aan de andere kant omvat het het beheer van apparatuur zoals projectoren en laptops.

Het impliceert ook de herziening en het onderhoud van de apparatuur die nodig is voor de normale ontwikkeling van de activiteiten die onder haar verantwoordelijkheid vallen.

Dit wil niet zeggen dat de administratief medewerker technische kennis moet hebben. Haar werk bestaat er specifiek in om technisch personeel in te huren om periodiek het onderhoud van de apparatuur uit te voeren om tegenslagen te voorkomen.

Referenties

1. Bucky, J. (2017). De taken van uitvoerende secretarissen en administratieve assistenten. Hersteld van: thebalance.com
2. Carriere bouwer. (2016). Werken als administratief medewerker - Een uitstekende keuze voor generalisten. Hersteld van: careerbuilder.com
3. Pffefer, J. (2016). Wat doet een medisch administratief medewerker? Hersteld van: rasmussen.edu
4. Study.com. (SF). Taken van een administratief medewerker. Hersteld van: study.com