SCHRIFTELIJKE COMMUNICATIE: KENMERKEN, TYPEN, ELEMENTEN - LITERATUUR - 2026

De schriftelijke communicatie is elke vorm van interactie die gebruik maakt van de geschreven code. Hoewel het op hetzelfde taalsysteem van oraliteit is gebaseerd, zijn de eigenschappen ervan verschillend. In tegenstelling tot anderen is de geschreven vorm dus volledig conventioneel. Dit moet gedefinieerde patronen volgen volgens de regels die door de taal zijn opgesteld.

Aan de andere kant is schriftelijke communicatie de meest voorkomende vorm van formele communicatie tussen mensen, en vervult ze verschillende soorten sociale functies. Het wordt onder meer heel vaak gebruikt om verschillende soorten gebeurtenissen te documenteren en om interpersoonlijke interacties uit te voeren.

Bovendien is een van de meest relevante kenmerken ervan dat de aanwezigheid van zender en ontvanger niet in dezelfde ruimte en tijd vereist is. Daardoor wordt het bericht lui ontvangen en is de interactie van de schrijver (afzender) en de lezer (ontvanger) zeer beperkt.

Aan de andere kant is schriftelijke communicatie in wezen een creatieve activiteit die bewuste inspanning vereist. Deze inspanning komt van de prikkels die door de geest worden geproduceerd.

Hierin verschilt het van de orale, waar ze van buitenaf worden opgepikt door sensorische receptoren. Degenen die schrijven, komen daarentegen voort uit interne intellectuele activiteit.

kenmerken

Vertraagde ontvangst van het bericht

Een van de kenmerken van schriftelijke communicatie is gerelateerd aan de factor tijd. In een face-to-face communicatiesituatie worden de gecodeerde berichten van de afzender onmiddellijk door de ontvanger ontvangen.

Maar in een schriftelijke communicatie is er altijd een vertraging. Over het algemeen is er geen vaste tijdslimiet voor deze vertraging.

Beperkte cycli

De communicatiecyclus omvat vier communicatieve basiselementen: de afzender, het bericht samen met het communicatiekanaal, de ontvanger en het antwoord of de reactie. Omdat de ontvangst van het bericht vertraagd plaatsvindt, is de cyclus van schriftelijke communicatie beperkter.

Door nieuwe vorderingen op het gebied van communicatie en informatie kunnen veel kanalen de laatste stap van de cyclus (feedback of respons) echter in bijna dezelfde tijd voltooien als bij persoonlijke communicatie. Een voorbeeld hiervan zijn instant messaging-diensten.

Weinig ruimte voor redundantie

De schriftelijke vastlegging beperkt de mogelijkheid van overtolligheid. Bij mondelinge communicatie ondersteunen gebaren en paraverbale elementen - zoals intonatie - verbale taal.

Bij schriftelijke communicatie is dit niet het geval. Om deze reden is de vraag groter, waardoor de uitgevende instelling wordt gedwongen de woorden nauwkeuriger te gebruiken.

In feite heeft schriftelijke communicatie een hoge maatschappelijke waarde. Deze beoordeling neemt af met de herhaling van woorden en het gebruik van dezelfde syntactische patronen. Hier primeert originaliteit en zelfs formele innovatie.

Vooraf plannen

Over het algemeen is schriftelijke communicatie geen spontane handeling. Schrijven voldoet vaak aan een aantal voorwaarden of eisen. Onder hen, als effectieve communicatie wordt gezocht, is het noodzakelijk om duidelijk te zijn over de inhoud van de boodschap als geheel en de interne articulatie.

Om dit te doen, moet de uitgever een tekstorganisatie hebben. Naarmate de tekst vordert, worden alle elementen van het bericht aaneengeschakeld totdat relevante ideeën met betekenis worden verkregen.

Soorten

Wat betreft de soorten schriftelijke communicatie, er zijn zoveel als de veelvoudige en diverse gebieden van menselijk handelen. Zo verdwijnen er telkens enkele (telegrammen) en verschijnen er weer andere (bijvoorbeeld e-mail). Slechts enkele hiervan zullen hieronder worden beschreven.

Memo's

Een memo is een populair middel voor interne schriftelijke communicatie tussen leden van een organisatie. Het is een korte vorm van een brief met minimale vormen van beleefdheid en directe toegang tot het specifieke onderwerp van het bericht.

Bij dit type communicatie zijn er over het algemeen vooraf ingestelde formaten. De belangrijkste regel die moet worden nageleefd, is onder meer de juiste formulering en persoonlijk en hiërarchisch respect. De manier van schrijven moet direct zijn en zonder enige vorm van vertrouwdheid.

Rapporten

Rapporten zijn een ander type schriftelijke communicatie. Ze kunnen worden gebruikt voor commerciële, educatieve, juridische of wetenschappelijke doeleinden.

Afhankelijk van de aard en het doel van het rapport kunnen er al vooraf vastgestelde formaten zijn. In algemene termen moet een rapport echter een korte inleiding, hoofddoelstellingen en resultaten bevatten.

In sommige gevallen zijn grafieken en tabellen opgenomen om het begrip van de resultaten te vergemakkelijken. Evenzo bevatten veel rapporten een lijst met aanbevelingen.

Brochures

Brochures zijn publicaties waarin bedrijven hun producten en diensten presenteren. Ze worden ook uitgezonden om vertegenwoordigers bij te staan ​​bij hun klantenbezoeken.

Bedrijven maken brochures in vele soorten en maten. Sommige brochures zijn van letterformaat, andere zijn dubbelgevouwen of in drie delen.

Aan de andere kant worden ze gekenmerkt door erg kleurrijk en met een overvloed aan afbeeldingen in hun belangrijkste producten of diensten. De teksten zijn klein en met veel witruimte zodat de brochure goed leesbaar is.

E-mails

E-mails zijn momenteel een veel voorkomende vorm van communicatie. Ze worden gebruikt om documenten te verzenden, vergaderingen te organiseren, afspraken te bevestigen en contact op te nemen met sollicitanten. Daarnaast worden ze gebruikt om persoonlijke zaken af ​​te handelen.

Ondanks zijn relatieve informaliteit, moeten e-mails bepaalde conventionele regels volgen. Voor dit doel kent het formaat spaties toe voor afzender, ontvanger, onderwerp en een ruimte waar het bericht moet worden geschreven.

Zelfs als ze worden gebruikt voor niet-commerciële doeleinden, zijn er bepaalde conventies die moeten worden gevolgd om negatieve reacties te voorkomen. Onder hen kunnen we het correct schrijven van namen en titels, het juiste gebruik van leestekens en de juiste conformatie van zinnen en alinea's noemen.

Voorstellen

Voorstellen zijn documenten die toekomstige projecten beschrijven. Dit zijn meestal maar één of twee pagina's lang. Deze omvatten de bijbehorende kosten van elke specifieke taak van het project.

Andere kosten die niet direct met het project te maken hebben, kunnen worden meegerekend zoals onder andere druk-, porto- en postkosten.

Brieven

Brieven zijn een van de oudste vormen van schriftelijke communicatie. Het onderwerp van de brieven kan persoonlijk of zakelijk zijn. Vóór de komst van elektronische formulieren waren dit een erg populair communicatiemiddel. Net als bij e-mails werden commercieel sobere vormen van beleefdheid en beknopte berichten gebruikt.

De persoonlijke brieven vertoonden echter minder conventioneel schrijven. Gratis behandelingen waren minimaal. De ontwikkeling van het thema was op het gemak van de verzender en ontvanger van het bericht. Het aantal pagina's werd beperkt door de capaciteit van beide. Deze zijn geleidelijk vervangen door elektronische berichten.

Telegrammen

Het telegram is een korte, vereenvoudigde versie van een brief. Hier worden beleefdheidsformules tot een minimum beperkt en soms weggelaten. De tekst van het bericht is geschreven met weglating van zoveel mogelijk woorden en met behoud van het minimum dat nodig is om het te begrijpen.

Ook waren de vormen van beleefdheid over het algemeen standaard en verkorte vormen (meneer voor meneer, mevrouw, voor mevrouw, en dergelijke). Net als bij brieven is het gebruik ervan afgenomen met de opkomst van elektronische media.

Faxen

Dit was de baanbrekende manier om geschreven berichten elektronisch te verzenden. Hoewel zowel het schrijven als het lezen op schriftelijk papier plaatsvond, gebeurde de verzending ervan langs elektronische weg. Het gebruik ervan is afgenomen als gevolg van het toenemende gebruik van elektronische media.

Elementen van schriftelijke communicatie

In algemene termen worden de drie belangrijkste elementen van schriftelijke communicatie beschouwd als structuur (vorm van inhoud), stijl (schrijven) en inhoud (thema).

In termen van structuur helpt het lezers het onderwerp te begrijpen. Daarom wordt aanbevolen om duidelijk te zijn over de doeleinden} voordat u begint met schrijven.

Qua stijl heeft dit in eerste instantie betrekking op de uitgevende instelling. Het is echter ook belangrijk om rekening te houden met de potentiële ontvangers van het geschreven materiaal. Soms is het gebruik van korte zinnen of alinea's met een eenvoudig vocabulaire vereist. Soms moet de boodschap wat langer en uitgebreider zijn.

Ten slotte kan het qua onderwerp zeer gevarieerd zijn. Alle gebieden van menselijke interactie kunnen het voorwerp zijn van een schriftelijke mededeling. Dit omvat alles van wetenschappelijk tot persoonlijk, via wetten en procedures.

Voordeel

Duurzaamheid in de tijd

Schriftelijke communicatie is een permanent informatiemiddel. Daarom is het handig wanneer het bijhouden van gegevens vereist is. Evenzo is het erg belangrijk bij de juiste delegatie van verantwoordelijkheden en bij het opstellen van regels en procedures. Aan de andere kant is het mogelijk om herhaaldelijk berichten op te vragen.

Controlemechanisme

Dankzij de mogelijkheid van bestendigheid in de tijd, is schriftelijke communicatie ideaal als controlemiddel. Onder meer controle- of resultatenbladen, wetten, overeenkomsten zijn de documenten die het meest worden verwerkt via deze manier van communiceren.

Behoud

Schriftelijke communicatie wordt in hoge mate bewaard. Hierdoor is het veilig en duurzaam. De technologische vooruitgang heeft andere manieren mogelijk gemaakt om informatie te bewaren. Tot op heden blijft het originele geschreven document echter het laatste bewijs van zijn bestaan ​​en originaliteit.

Hoger reflecterend niveau

Mensen die dit medium efficiënt gebruiken, reflecteren voordat ze schrijven. De handeling van het schrijven van een bericht wordt altijd voorafgegaan door een proces van denken en definiëren van wat u wilt uitdrukken. Zelfs het schrijven zelf is een reflecterend proces. Daarom is deze communicatieve modus ideaal voor het verzenden van nauwkeurigheid en precisie.

Minder kans op vervorming en interpretatie

In berichten die via schriftelijke communicatie worden verzonden, is er minder kans op vervorming. In dit communicatiesysteem wordt de informatie permanent geregistreerd en kan deze op elk moment worden geverifieerd. Er is dus minder kans op vervorming of wijziging van informatie.

Aan de andere kant is er minder kans dat de berichten verkeerd worden geïnterpreteerd. In geval van twijfel kan het bericht zo vaak als nodig worden herlezen totdat het volledig is begrepen.

Evenzo kan de snelheid van lezen of herlezen worden aangepast aan het niveau van begrip van de ontvanger van het bericht. Op deze manier kan worden gegarandeerd dat als zowel de afzender als de ontvanger dezelfde codes hanteren, het bericht aankomt zoals gewenst.

Nadelen

Kosten

Schriftelijke communicatie is niet economisch. Er zijn kosten verbonden aan het materiaal (onder andere papier en inkt) en de arbeid die wordt gebruikt om de geschriften te schrijven en af ​​te leveren. Deze kosten kunnen oplopen afhankelijk van de fysieke afstand tussen de zender en de ontvanger.

Vermogen tot effectief begrip

Het gebruik van schriftelijke communicatie vereist grote vaardigheden en competenties in het gebruik van taal en woordenschat. Het gebrek aan schrijfvaardigheid en de slechte kwaliteit van de teksten hebben een negatieve invloed op de boodschap en brengen het effectieve begrip ervan in gevaar.

Feedback

Feedback op het bericht in schriftelijke communicatie is niet onmiddellijk. Bij dit type communicatie is het coderings- en decoderingsproces traag.

Afhankelijk van de gebruikte code kan het begrip langer duren dan gewenst. In ieder geval is de feedback op het gemak van de ontvanger van het bericht, niet van de afzender.

Moeilijkheden om emotionaliteit te uiten

Omdat het een reflecterend medium is, is het moeilijker om emotionaliteit uit te drukken in schriftelijke communicatie. In feite gebruiken de dichters en kunstenaars die dit medium gebruiken om schoonheid en emoties uit te drukken, technieken die moeilijk te hanteren zijn. De ene keer zijn ze succesvol, maar de andere keer voldoen ze niet aan het doel om de emotionaliteit van de kunstenaar over te brengen.

Dit type communicatie staat bekend als koud, onpersoonlijk en staat in contrast met andere vormen van communicatie die verbale en gebarenkenmerken kunnen bevatten. Om deze reden wordt het vaker gebruikt bij het verzenden van informatie waarbij de juistheid van de feiten belangrijk is.

Vertraagde of onzekere bevestiging

De schriftelijke communicatiemethode maakt het moeilijk om de ontvangst van het bericht onmiddellijk te bevestigen. In sommige gevallen is het zelfs niet mogelijk om te bepalen of het bericht de beoogde ontvanger heeft bereikt.

Gebrek aan flexibiliteit

Gebrek aan flexibiliteit is een ander nadeel van schriftelijke communicatie. Zodra een origineel bericht is verzonden, is er geen mogelijkheid tot snelle inhoudscorrectie.

Alle wijzigingen die nodig zijn, moeten worden goedgekeurd door de ontvanger van het bericht. Evenzo heeft elke aangebrachte correctie, zelfs gedeeltelijk, invloed op het hele bericht.

Referenties

1. Inc. (s / f). Geschreven communicatie. Genomen van inc.com.
2. Sehgal, MK (2008). Zakelijke communicatie. New Delhi: Excel Books India.
3. Cabrera, A. en Pelayo, N. (2001). Taal en communicatie. Caracas: The National.
4. Bolaños, B. (1996). Geschreven communicatie. San José: EUNED.
5. Suttle, R. (2017, 26 september). Soorten schriftelijke zakelijke communicatie. Genomen van bizfluent.com.
6. Sckool. (2017, 7 februari). De drie belangrijkste elementen voor schriftelijke communicatie. Genomen van sckool.org.
7. MSG. (s / f). Schriftelijke communicatie - betekenis, voor- en nadelen. Genomen van managementstudyguide.com.
8. De zakelijke communicatie. (s / f). Voor- en nadelen van schriftelijke communicatie. Overgenomen van thebusinesscommunication.com.
9. Zakelijke communicatie. (s / f). Nadelen van schriftelijke communicatie in het bedrijfsleven. Genomen van bizcommunicationcoach.com.