ALGEMEEN FONDS: FUNCTIES, BELEID EN BEHEER - DUDAS - 2025

De algemene kassa is een subadministratie waarin alle kassabon- en betalingstransacties worden opgeslagen, inclusief bankstortingen en opnames. Het is de belangrijkste opslag van informatie met betrekking tot contanten van een bedrijf.

Bedrijven verdelen de algemene geldmiddelen in twee segmenten: het kasuitbetalingsdagboek, waar alle contante betalingen worden geregistreerd, zoals bedrijfskosten en crediteuren, en het kasontvangstenboek, waar alle kasontvangsten worden geregistreerd. zoals contante verkopen en debiteuren.

Bron: pixabay.com

Een bedrijf gebruikt het algemene vak om de verschillende contante ontvangsten en betalingen bij te houden die door een bedrijf worden verzonden.

De gegevens in de algemene kassa worden periodiek geregistreerd in het grootboek. Het wordt routinematig vergeleken met de gegevens van de bank door middel van een bankafstemming om ervoor te zorgen dat de informatie in het boek correct is.

Als het niet correct is, wordt er een correctie-invoer gemaakt om het algemene vak in overeenstemming te brengen met de bankgegevens.

Functies van de algemene kassa

De economische activiteiten van elk bedrijf omvatten een regelmatige instroom en uitstroom van geldmiddelen en kasequivalenten. Het algemene fonds helpt de leiding van een bedrijf te bepalen hoeveel geld het bedrijf op een bepaald moment heeft.

Met deze informatie kan het bedrijf zijn kasstroomoverzicht aan kredietverstrekkers laten zien en er zo voor zorgen dat het effectief de concurrentie-uitdaging aangaat.

Cashflow is gericht op het geld dat het bedrijf uitgeeft aan investerings-, bedrijfs- en financieringsactiviteiten.

In bedrijven die een groot aantal debet- en credittransacties in contanten afhandelen, vervangt het algemene geld een afzonderlijke geldrekening in het grootboek.

Bedrijven met minder contante betalingen en ontvangsten hebben mogelijk geen algemene kassamedewerker nodig en kiezen ervoor om slechts één geldrekening te gebruiken.

Boekhoudkundig record

Het algemene vak wordt gebruikt om ontvangsten en contante betalingen te registreren. Het werkt als een hulpboek.

Boekingen met betrekking tot kassabon en betaling worden eerst geboekt naar de algemene kassa en vervolgens geboekt naar de overeenkomstige grootboekrekeningen.

Ook is het algemene geld een vervanging voor de geldrekening in het grootboek. Als een algemene box goed wordt onderhouden, is het niet nodig om een ​​geldrekening in het grootboek te openen.

Er zijn veel redenen waarom een ​​bedrijf transacties kan registreren in een algemene box in plaats van een geldrekening.

- Dagelijkse kassaldi zijn gemakkelijk toegankelijk.

- Fouten kunnen eenvoudig worden opgespoord door middel van verificatie.

- De boekingen worden bijgehouden, omdat het saldo dagelijks wordt gecontroleerd.

Beleid

In de zakelijke context wordt een beleid voor veilige contanten aangenomen, met name die met betrekking tot het controleren van algemene contanten, om nauwkeurige rapportage aan te moedigen en diefstal van activa te voorkomen.

Houd ontvangen geld gescheiden van geld voor betalingen

Ontvangen geld mag nooit in klein geld worden gestopt. Het veroorzaakt fouten en verwarring in de boekhouding.

Al het geld dat het bedrijf binnenkomt, moet onmiddellijk op de bank worden gestort en in de administratie worden opgenomen voordat het opnieuw wordt betaald. Anders kan het verwarrend zijn bij het afstemmen van het kassaldo.

Geef bonnetjes voor ontvangen geld

De juiste uitgifte van bonnen helpt het bedrijf te beschermen tegen iemand die het geld in de zak steekt in plaats van het te storten. Bonnen moeten worden voorgenummerd met duplicaat.

Ontvang bonnen voor betaald geld

Soms is het niet mogelijk om bonnen te krijgen. Bijvoorbeeld bij het kopen van artikelen op een markt.

In dit geval moeten de kosten van elke transactie onmiddellijk worden genoteerd om de bedragen niet te vergeten. Ze kunnen vervolgens worden overgezet naar een kassabon voor autorisatie door een manager.

Stort het geld op de bank

Geld op kantoor hebben is verleidelijk. Vaak begint een fraude op deze manier.

Contant geld moet snel op de bank worden gestort. Maximaal binnen drie dagen na ontvangst.

Procedure om contant geld te ontvangen

Om mensen die met geld omgaan te beschermen, moeten er altijd twee mensen aanwezig zijn bij het openen van kassa's, enveloppen en andere geldbronnen. Beide mensen moeten het geld tellen en ook de bon ondertekenen.

Minimaliseer contante transacties

De box mag alleen worden gebruikt om betalingen te doen als de andere methoden niet mogelijk zijn. Idealiter zou u leveranciersrekeningen moeten opzetten om facturen te betalen per cheque of overboekingen.

Het voordeel van betalen met cheques is dat er een extra set records wordt geproduceerd in de vorm van een bankafschrift. Bovendien zorgt het ervoor dat alleen geautoriseerde personen betalingen doen, waardoor de kans op diefstal of fraude wordt verkleind.

Het rijden

De algemene kassa is over het algemeen onderverdeeld in een kasbonjournaal en een kasuitbetalingsdagboek wanneer er grote aantallen transacties zijn.

In een klein bedrijf met minder aan contanten gerelateerd transactievolume, worden alle contante transacties in één algemeen vak geregistreerd.

Informatieproces

Contante transacties doorlopen verschillende fasen voordat ze in een liquiditeitsrapport terechtkomen. Over het algemeen worden de in- en uitstromen van geld geregistreerd door de geldrekening te debiteren en te crediteren.

Zo worden de incasso's van klanten verantwoord door de geldrekening te debiteren en de debiteurenrekening van de klant te crediteren. De informatie in het algemene veld wordt in chronologische volgorde ingevoerd om het zoeken naar transacties te vergemakkelijken.

De instroom van contanten wordt vervolgens ingevoerd in de proefbalans, waardoor accountants kunnen verifiëren dat de totale tegoeden gelijk zijn aan de totale afschrijvingen.

De derde stap in het financiële rapportageproces leidt tot toelichting van liquide middelen op de vennootschappelijke balans.

Transactielogboek

De eerste algemene contante boeking is het beginsaldo aan het begin van een boekhoudperiode. Elke invoer moet een datum, een notitie over de uitgave of bon en het totale bedrag van de transactie bevatten.

Algemene contante transacties moeten ook worden overgeboekt naar de overeenkomstige rekeningen of titels in het grootboek.

Betalingen die in contanten zijn ontvangen voor verleende diensten, worden bijvoorbeeld vermeld in het gedeelte "Activa" van het grootboek.

Out-of-pocket-uitgaven voor voorraden en ander zakelijk materiaal worden als uitgaven vermeld.

Een bedrijf moet de algemene liquide middelen in overeenstemming brengen met de maandelijkse bankafschriften die van de financiële instelling worden ontvangen, en rekening houden met verschillen in fondsen.

Referenties

1. Will Kenton (2019). Geld boek. Investopedia. Overgenomen van: investopedia.com.
2. Accounting for Management (2018). Wat is een kasboek? Ontleend aan: accountingformanagement.org.
3. Ashley Adams-Mott (2019). Wat is een kasboek en een grootboek? Kleine bedrijven - Chron.com. Genomen uit: smallbusiness.chron.com.
4. Steven Bragg (2018). Geld boek. Boekhoudkundige hulpmiddelen. Genomen uit: accountingtools.com.
5. Markies Codjia (2017). Het belang van een kasboek in de boekhouding. Bizfluent. Ontleend aan: bizfluent.com.
6. Humentum (2019). Toptips voor het beheren van contanten. Genomen uit: humentum.org.