HOE ZIET HET ORGANIGRAM VAN EEN HOTEL ERUIT? (EN ZIJN FUNCTIES) - JOB - 2025

Het organogram van een hotel geeft de banen weer die een hotel nodig heeft om zijn werkprocessen, missie, visie en waarden uit te voeren. Elk hotel, of het nu klein, middelgroot of groot is, heeft een organisatiestructuur nodig om zijn dagelijkse activiteiten uit te voeren.

Het organigram wordt gebruikt om taken te verdelen, werk voor elke afdeling te specificeren en bevoegdheden binnen en tussen afdelingen te delegeren. Het is handig voor mensen die in de organisatie werken, maar ook voor kandidaten, nieuwe medewerkers, investeerders, medewerkers en anderen.

Het bovenstaande organigram is typerend voor een 5-sterrenhotel, hoewel een 4-sterrenhotel hetzelfde aantal afdelingen of meer kan hebben. Het aantal sterren kan onafhankelijk van het aantal afdelingen worden verlaagd of verhoogd.

Het "NY King" hotel zou bijvoorbeeld alle afdelingen kunnen behouden en upgraden van 4 naar 5 sterren. Of vice versa; downgrade van 5 naar 4 sterren en behoud alle afdelingen.

Het aantal appartementen is afhankelijk van de diensten die het hotel aanbiedt. Een luxe 5-sterrenhotel kan toeristische diensten voor klanten hebben, een fitnessruimte, een zwembad, tennisbanen, een spa, een discotheek … Een ander kleiner hotel zal deze aanvullende diensten niet hebben en zal daarom niet zoveel werknemers nodig hebben, waardoor het aantal afdelingen.

De meest voorkomende seniorfuncties in een hotel zijn: manager, marketingmanager, boekhoudmanager, personeelsmanager, engineeringmanager, inkoopmanager, kamermanager en restaurantmanager.

Vanuit deze posities worden andere gegenereerd die inferieur zijn, hoewel niet minder belangrijk om de hoofdfunctie van het hotel te vervullen; gasten ontvangen met de hoogst mogelijke kwaliteit, afhankelijk van het aantal sterren van elk hotel.

Wie is verantwoordelijk voor het maken van het organogram van een hotel?

Normaal gesproken is de persoon die verantwoordelijk is voor het uitvoeren van het organigram in een bedrijf de directeur Human Resources.

Naast het organigram moet u de functies goed hebben gedefinieerd in de "functiebeschrijving", zodat de functies van elke werknemer goed zijn gedefinieerd. Dit is essentieel voor het aannemen van nieuwe medewerkers en voor elke medewerker om te weten wat hij moet doen.

Aan de andere kant zijn er hotels die personeelsfuncties hebben uitbesteed, met name kleinere hotels die geen deel uitmaken van hotelketens.

Veelvoorkomende banen in een hotel en hun functies

1- Algemeen directeur / hoteldirecteur

Het is de positie met de grootste verantwoordelijkheid:

• Hij is verantwoordelijk voor de administratie, controle en ontwikkeling van het hotel en controleert of alle andere afdelingsgebieden op de best mogelijke manier werken.
• Definieer bedrijfsbeleid en doelstellingen waaraan moet worden voldaan.
• Controleer of elke afdeling voldoet aan de gestelde doelen en een uitstekende servicekwaliteit biedt.
• Het beheert het beheer van human resources, marketing, veiligheid, kwaliteit en coördinatie van alle noodzakelijke aspecten voor de goede werking van het hotel.

2- Verkoopmanager

Naast het aanvullen van de andere hoofdafdelingen, is zijn belangrijkste functie zich te wijden aan verkoop en reclame:

• Vind klanten.
• Presenteer aan het bedrijf.
• Bied de diensten aan.
• Sluit deals met klanten.
• Ontwikkel advertentiestrategieën.
• Promoot hoteldiensten.
• Zoek potentiële klanten.
• Rapporteer de verkoopresultaten aan de boekhoudkundige en financiële afdeling.

Verkoopassistent

Het belangrijkste doel van deze functie is om het werk van uw leidinggevende, de baas en / of verkoopmanager te ondersteunen, de gemaakte verkopen te controleren, te classificeren en te ordenen, naast het innen van facturen om de juiste afwikkeling van de administratieve volgorde uit te voeren.

De kamersafdeling is degene die verantwoordelijk is voor het vastleggen van reserveringsaanvragen en klantenservice voor dit doel, evenals voor het controleren van cheques en betalingen ervoor.

Je moet er ook op toezien dat de kamers schoon zijn, in nauwe samenwerking met de receptionisten en huishoudsters.

Ze zijn belast met het bepalen van de beschikbaarheid van kamers en het aannemen en bevestigen van reserveringen.

De reserveringssupervisor of -manager is verantwoordelijk voor het aansturen van de goede prestaties van de afdeling en de reserveringsagenten vervullen de functies van het bijwonen van de reserveringen via alle verschillende middelen die binnenkomen (media, groepsreserveringen, online, rondleidingen, operators, enz.), beheer het geld van de overeenkomstige stortingen en garandeer de gemaakte reserveringen.

Verkoopmanager

Het is een van de belangrijkste banen omdat u de leiding heeft over een portefeuille van verkopers aan wie u hen moet vertellen wat ze moeten doen.

Hij is verantwoordelijk voor wat elk van zijn werknemers doet, hij moet de beweging van alle rekeningen kennen en als er een probleem is, moet hij daarvoor de verantwoordelijkheid nemen.

U moet een gedetailleerde index van de rekeningafschriften verstrekken, initiatief nemen om belangrijke rekeningen voor uw bedrijf te krijgen.

Het succes of falen van het bedrijf hangt van hen af, het is een zeer complexe functie die een extreem niveau van inzet en verantwoordelijkheid vereist.

3- Servicemanager

Hij houdt toezicht op de serviceafdeling:

• Beheers de kosten.
• Zorg voor een loyale klantenkring.
• Bevorder goede relaties tussen medewerkers.
• Los de twijfels en zorgen van de diensten van alle klanten op.
• Voldoe aan verkoopdoelstellingen.
• Geef het goede voorbeeld door ethische normen te volgen.
• Zorg ervoor dat er een hoog kwaliteitsniveau wordt geboden en dat het bedrijf winstgevend is.

Administratie en financiën

Het is een belangrijke functie omdat het de controle heeft over administratieve zaken, het moet met de directeur-generaal afspreken hoe de zaken zullen worden verdeeld en hem informeren over de verschillende stadia en evenementen die daarmee verband houden.

U moet financiële middelen, budgetten, uitgaven, uitgaven en investeringen beheren in samenwerking met de directoraten en eenheden van het bedrijf.

Het houdt toezicht op het beheer van financiële middelen, coördineert de door de overheid gereguleerde trusts, houdt toezicht op de processen met betrekking tot personeelsadministratie.

Betreft en handhaaft de levering en verwerving van materiële middelen, activa en algemene diensten van het bedrijf.

Bedrijfsstrategieën

Zoals de naam al zegt, is het verantwoordelijk voor het creëren van strategieën en plannen om nieuwe markten te betreden en de sterke punten van het bedrijf te versterken, evenals het verbeteren van de ervaring en kennis van elk lid van de vereniging of organisatie.

Zijn belangrijkste functie richt zich op directe verantwoordelijkheid voor de verkoopactiviteiten van het bedrijf, marketingbeheer, promotie en distributie, verkoopplanning en het organiseren van de verschillende distributies.

Wijs doelstellingen toe die moeten worden bereikt met betrekking tot verkoop volgens producten en gebieden, maak strategische plannen om het succes van het bedrijf te verbeteren, bestudeer klanten en locaties die mogelijk geschikter zijn om te promoten.

Het bevordert een sfeer van teamwork door de verkoopgeest van het verantwoordelijke personeel te bevorderen.

Analyseer de mogelijke oorzaken van problemen en klachten van klanten.

Ontwerp beleid om prijzen en verkoopvoorwaarden te bepalen.

Maak plannen om de trainingsvoortgang van de mensen op uw afdeling te vergroten.

Het is verantwoordelijk voor het ontvangen, filteren en distribueren van de verschillende procedures en verbeteringen met betrekking tot de kwaliteit van de dienstverlening.

Comptroller en boekhouding

Afdeling belast met het analyseren en controleren van financiële en boekhoudkundige operaties.

Het is ook gewijd aan het opstellen van jaarlijkse begrotingen, inkomstenprognoses, financiële overzichten, het opstellen van rapporten over de financiële situatie, het bijwonen van audits door de controleur, enz.

Aankopen

Het is een zeer belangrijke functie voor de juiste ontwikkeling van het werk in het bedrijf, omdat zij de leiding hebben over de toeleveringsketen en alle noodzakelijke goederen aankopen om de vestiging effectief te laten functioneren.

Het kunnen aankopen zijn voor het gebruik van het bedrijf als voor wederverkoop en / of grondstoffen voor de productie van zijn eigen producten.

Deze vergoeding omvat ook de aankoop van diensten met betrekking tot transport of marketing.

Zij zijn verantwoordelijk voor het gebruik van informatie- en computersystemen voor het beheer van de organisatie.

Ze plannen en sturen alle activiteiten met betrekking tot informatietechnologie en technologie in het bedrijf waarvoor ze werken.

Ze bepalen de zakelijke doelen voor het ontwerpen van plannen om de eerder gestelde doelen te bereiken.

4- Assistent-manager

Hij is verantwoordelijk voor het vervullen van alle taken van de manager wanneer deze afwezig is.

Over het algemeen neemt hij geen belangrijke beslissingen zonder eerst de manager te raadplegen, maar hij heeft wel beslissingen over alledaagse en alledaagse zaken die zich kunnen voordoen bij de normale werking van het hotel.

U moet worden opgeleid met alle informatie en kennis die nodig is om een ​​dergelijke belangrijke positie in te nemen, alle functies, het personeel, hun taken, vervangers enz. Te kennen.

Daarnaast mag de kennis van de wettelijke normen niet ontbreken om te voorkomen dat u in aanraking komt met de wet.

Je moet het snel oplossen en voor alles een plan B hebben voor het geval de dingen niet gaan zoals verwacht.

Quarter Division Manager

Zijn taak bestaat uit het plannen, toezicht houden en controleren dat elk van de operationele beleidslijnen met betrekking tot zijn gebied wordt uitgevoerd:

• Plan en houd toezicht op de werking van groepen en congressen.
• Analyseer de maandelijkse statistieken.
• Stel standaarden en normen vast voor de dienstverlening in uw regio.
• Ontvang klachten die betrekking hebben op uw regio.
• Stemt samen met de onderhoudsmanager de correcte uitvoering van hun taken af.

Hoofd receptie

Organiseer en controleer de taken van de receptie:

• Maak het schema van het personeel onder uw hoede.
• Beheer klachten.
• Het communiceert indien nodig met de andere afdelingen.
• Ze zorgen voor de klantenservice en lossen eventuele vragen of opmerkingen op.
• Hij is de belangrijkste verantwoordelijke voor het contact met de klant.

Huishoudster

Deze afdeling is degene met het grootste aantal medewerkers die de leiding hebben over het hele hotel en is voornamelijk verantwoordelijk voor het schoonmaken van het hele etablissement: zowel de gemeenschappelijke ruimtes van het hotel als de gangen, kantoren, kamers, enz.

Deze positie is uitermate belangrijk omdat reinheid het visitekaartje is van een hotel, hiervan hangt een groot deel van het succes of falen ervan af.

Je moet worden opgeleid, de medewerkers moeten vriendelijk zijn en warmte overbrengen op de gasten.

Manager van eten en drinken

Hij houdt toezicht op de bereiding en decoratie van elk van de gerechten en dranken die worden bereid in de keuken van het hotel, volgens de recepten en normen die eerder door het hotel zijn vastgesteld.

Zorg voor de juiste uitvoering van de functies van de andere medewerkers, goede omgang met voorraden, voorkom verspilling van materiaal, bereid het menu voor, toezicht op het gebied van desserts, likeuren, algemene inventaris, enz.

U moet de nodige aankopen doen en de magazijnen controleren.

Houd controle over al het personeel dat onder uw leiding staat.

Kapitein van klantenservice

Verantwoordelijk voor de manager voor de juiste werking van de diensten die worden aangeboden door het restaurant of de cafetaria.

• Ontvang de klant.
• Hij vergezelt hem naar de tafel.
• Ontvang suggesties.
• Sluit het diner af.
• Controleer of iedereen zijn werk doet.
• Controleer de benodigdheden.
• Help obers indien nodig.

Hij heeft de leiding over het personeel, het creëren van de menu's, het toezicht op het rationeel gebruik van grondstoffen en andere goederen, het controleren van de output en de kwaliteit van de gerechten, het bepalen van de werktijden van de andere werknemers onder zijn leiding.

Manager algemene diensten

Hij is verantwoordelijk voor de ontwikkeling van een jaarprogramma voor het onderhoud en de preventie van machines en uitrusting.

Neem alle nodige maatregelen om de architectonische omstandigheden van het pand te behouden en te verbeteren.

Beheer van basisdiensten, ondersteuning van de gebieden die het omvatten, bewaken van de veiligheid van het onroerend goed en zijn bewoners, beheren van de commissie voor veiligheid en hygiëne.

Onderhoudsmanager

• U moet alle problemen in recordtijd oplossen, zodat de productie niet wordt onderbroken.
• U moet onderhoudswerkopdrachten organiseren en coördineren voor al het personeel onder uw leiding.
• Coördineer de levering en ontvangst van de materialen die nodig zijn voor het uitvoeren van onderhoudswerkzaamheden.
• Controleer de volgorde en kwaliteit van het uitgevoerde werk.
• Geef toestemming voor het verwijderen van materialen die in het magazijn zijn opgeslagen.
• Indien nodig moet zij training geven over de apparatuur, materialen en gereedschappen die in de faciliteiten aanwezig zijn.

Beveiligingsbaas

Het is verantwoordelijk voor het voorkomen van beroepsrisico's.

• Analyseer mogelijke risicosituaties.
• Maak veiligheidsplannen.
• Inspecteer het team.
• Monitor systemen.
• Zorgt voor de veiligheid van klanten en medewerkers.
• Stel rapporten op over alles wat is gedaan en is gebeurd.
• Parkeercontrole.

Tuinbeheerder

Verantwoordelijk voor alles wat met de tuin en het onderhoud te maken heeft.

Administratief manager

Zijn functie is het plannen en leiden van het administratieve beheer van het bedrijf.

• Beheer relaties met leveranciers.
• Disciplinaire controle van personeel.
• Creëer productiestrategieën, enz.

Hoofd personeelszaken

Hij is verantwoordelijk voor alles wat te maken heeft met de beheersing van human resources en staat in direct contact met het algemeen management en andere managers.

• U moet een gunstige werkomgeving behouden.
• Organiseer de HR-subsystemen.
• Bemiddelen bij conflicten tussen medewerkers.
• Zorg voor het welzijn van de relaties tussen werknemers en bedrijven.

Warenhuis manager

Het beheert de in- en uitgangen van alle materialen, apparatuur, producten, gereedschappen en in het algemeen alle eigendommen die eigendom zijn van het bedrijf.

Het voert ook audits en inventarissen uit voor een juiste en effectieve controle.

Assistent Accountant

Zijn werk houdt verband met boekhoudkundige taken, onder enkele van zijn vele functies kunnen we vinden:

• Voorraadbeheer.
• Diensten betalen.
• Belastingteruggave.

administratief assistent

De belangrijkste functies zijn:

• Correspondentie verwerken, documenten ontvangen, oproepen beantwoorden, bezoeken, documenten archiveren, dossiers verwerken, de agenda up-to-date houden, etc.

Een ander schema is: