- Wat is een proefbalans?
- Intern rapport
- Doel van proefbalans
- Hoe je dat doet
- Niet-detecteerbare fouten
- Voorbeeld
- Beperkingen
- Referenties
De proef- of proefbalans is een boekhoudkundig rapport waarin de bedragen van de saldi van alle rekeningen in het grootboek van een bedrijf worden verzameld. Debetsaldi worden in de ene kolom weergegeven en creditsaldi in een andere kolom. Het totaal van deze twee kolommen moet identiek zijn.
Een bedrijf stelt in het algemeen aan het einde van elke rapportageperiode een proefbalans op om ervoor te zorgen dat de boekingen in het boekhoudsysteem van een bedrijf wiskundig correct zijn.
Bron: pixabay.com
De activa- en onkostenrekeningen verschijnen in de debetkolom van de proefbalans, terwijl de passiva-, hoofdsom- en inkomstenrekeningen verschijnen in de kredietkolom.
Het moet regelmatig worden uitgevoerd. Dit helpt om eventuele problemen snel te identificeren en op te lossen zodra ze zich voordoen. De voorbereiding van de proefbalans moet worden gekoppeld aan de factureringscyclus van het bedrijf.
Wat is een proefbalans?
Het opstellen van een proefbalans voor een bedrijf dient om eventuele wiskundige fouten op te sporen die zijn opgetreden in het dubbele boekhoudsysteem.
Als het totaal van de afschrijvingen gelijk is aan het totaal van de credits, wordt het saldo van de toets als evenwichtig beschouwd en mogen er geen wiskundige fouten in de grootboeken voorkomen.
Dit betekent echter niet dat er geen fouten zijn in het boekhoudsysteem van een bedrijf. Transacties die bijvoorbeeld onjuist zijn geclassificeerd of die simpelweg ontbreken in het systeem, kunnen grote boekhoudkundige fouten zijn die niet door de proefbalans zouden worden opgemerkt.
Intern rapport
De proefbalans is geen financiële verklaring. Het is in de eerste plaats een intern rapport dat nuttig is in een handmatig boekhoudsysteem. Als de proefbalans niet "gebalanceerd" is, duidt dit op een fout ergens tussen het journaal en de proefbalans.
Vaak is de oorzaak van het verschil een fout bij de berekening van een rekeningsaldo, de boekhouding van een debetbedrag als krediet (of vice versa), de opname van cijfers in een bedrag bij het boeken of voorbereiden van de proefbalans, enzovoort.
Als alle boekhoudposten volledig zijn geregistreerd en alle grootboeksaldi nauwkeurig zijn opgesteld, moet het totaal van de debetsaldi op de proefbalans gelijk zijn aan de optelling van alle creditsaldi.
Doel van proefbalans
- Het is de eerste fase om de jaarrekening op te stellen. Het is een werkinstrument dat door accountants wordt gebruikt als platform voor het opstellen van financiële overzichten.
- Garandeert dat voor elk ingevoerd debetrecord, het overeenkomstige creditrecord ook in de boeken is opgenomen, conform het concept van dubbele boekhouding.
- Als de totalen van de proefbalans niet overeenkomen, kunnen de verschillen worden onderzocht en opgelost voordat de jaarrekening wordt opgesteld.
- Zorgt ervoor dat rekeningsaldi nauwkeurig uit de boekhouding werden gehaald.
Hoe je dat doet
In een werkblad voor een proefbalans vormen alle debetsaldi de linkerkolom en alle creditsaldi de rechterkolom, met de namen van de rekeningen helemaal links van de twee kolommen.
Alle openstaande grootboekrekeningen in het rekeningschema worden weergegeven op rekeningcode.
Voor elke grootboekrekening wordt een lijst gemaakt van de totale debet- en creditcards. Je zou een tabel met vier kolommen moeten hebben. De kolommen moeten zijn: rekeningcode, rekeningnaam, debet en krediet.
Voor elke openstaande grootboekrekening worden de afschrijvingen en tegoeden opgeteld voor de boekhoudperiode waarin de proefbalans loopt. De totalen voor elke rekening worden geregistreerd in de juiste kolom. Als de afschrijvingen en bijschrijvingen niet hetzelfde zijn, is er een fout in de grootboekrekeningen.
Als u merkt dat u een onevenwichtige proefbalans heeft, dat wil zeggen dat de afschrijvingen niet gelijk zijn aan de tegoeden, dan heeft u een fout in het boekhoudproces. Die fout moet worden gevonden en gecorrigeerd.
Niet-detecteerbare fouten
Nadat alle grootboekrekeningen en hun saldi op een proefbalans in hun standaardformaat zijn opgesomd, worden alle debet- en creditsaldi afzonderlijk opgeteld om de gelijkheid tussen de totale debiteringen en de totale credits aan te tonen.
Een dergelijke uniformiteit zorgt ervoor dat er geen oneven afboekingen en tegoeden zijn die tijdens het dubbele registratieproces onjuist zijn ingevoerd.
Een proefbalans kan echter geen andere boekhoudkundige fouten detecteren dan eenvoudige wiskundige fouten.
Als gelijke af- en bijschrijvingen op de verkeerde rekeningen worden geboekt, of een transactie niet wordt geboekt, of compensatiefouten worden gemaakt op hetzelfde moment met een afschrijving en een bijschrijving, zou de proefbalans een perfect evenwicht tonen tussen de totale afboekingen en tegoeden.
Voorbeeld
Hier is een voorbeeld van hoe een eenvoudige proefbalans eruitziet:
De titel bovenaan toont de naam van de entiteit en het einde van de boekhoudperiode waarvoor de proefbalans werd opgesteld.
De rekeningtitel toont de namen van de grootboeken waaruit de saldi zijn gehaald.
Saldi met betrekking tot activa en kosten worden gepresenteerd in de linkerkolom (debetzijde). Aan de andere kant worden die met betrekking tot verplichtingen, inkomsten en eigen vermogen in de rechterkolom (kredietzijde) weergegeven.
De som van alle debet- en creditsaldi wordt onder aan hun respectieve kolommen weergegeven.
Beperkingen
De proefbalans bevestigt alleen dat de totale debetsaldi overeenkomen met de totale creditsaldi. De totalen van de proefbalans kunnen echter ondanks eventuele fouten overeenkomen.
Een voorbeeld kan een onjuiste debetboeking zijn die wordt gecompenseerd door een gelijke creditboeking.
Evenzo biedt een proefbalans geen enkel bewijs dat bepaalde transacties helemaal niet zijn geboekt. In dat geval zouden de debet- en creditaspecten van een transactie worden weggelaten. Hierdoor zouden de totalen van de proefbalans nog steeds overeenkomen.
Referenties
- Will Kenton (2018). Proefbalans. Investopedia. Overgenomen van: investopedia.com.
- Boekhouding-vereenvoudigd (2019). Wat is een proefbalans? Ontleend aan: accounting-simplified.com.
- Harold Averkamp (2019). Wat is een proefbalans? Boekhoudcoach. Ontleend aan: accountingcoach.com.
- Wikipedia, de gratis encyclopedie (2019). Proefbalans. Ontleend aan: en.wikipedia.org.
- Rozemarijn Peavler (2019). Hoe u een proefbalans klaarmaakt. The Balance Small Business. Genomen uit: thebalancesmb.com.