OPERATIONELE AUDIT: KENMERKEN, DOELSTELLINGEN, PROCEDURE - DUDAS - 2026

De operationele audit is een systematische review van de effectiviteit, efficiëntie en economie van de werking van een organisatie onder leiding van het management, waarbij aan de juiste mensen de resultaten van de evaluatie worden gerapporteerd, samen met de aanbevelingen voor verbeteringen.

De operationele audit is een toekomstgerichte, systematische en onafhankelijke evaluatie van organisatorische activiteiten. Dit type audit verschilt wezenlijk van een interne audit, waarbij het doel is om de toereikendheid van controles te onderzoeken en de getrouwheid van de presentatie van de financiële overzichten te beoordelen.

Financiële gegevens kunnen worden gebruikt bij operationele audits, maar de belangrijkste bronnen van bewijs zijn operationeel beleid en prestaties met betrekking tot de doelstellingen van de organisatie.

Operationele audits worden doorgaans uitgevoerd door interne auditmedewerkers, hoewel er specialisten kunnen worden ingehuurd om reviews uit te voeren op hun vakgebied.

De belangrijkste gebruikers van de auditaanbevelingen zijn het managementteam, en vooral de managers van de gebieden die zijn beoordeeld.

kenmerken

De operationele audit is een onderzoek naar de manier waarop een organisatie zaken doet, om verbeteringen aan te geven die de efficiëntie en effectiviteit vergroten.

Het proces is analoog aan andere soorten audits, zoals financiële audits, maar bij de operationele audit wordt een veel dieper onderzoek van de business uitgevoerd.

Het richt zich niet op één project of afdeling, omdat elke afdeling een rol speelt in het totale operationele proces en verweven is met de andere.

Operationele audits zijn objectief en worden uitgevoerd door een interne of externe auditor. Ze bieden een nieuw perspectief op de goede en minder goede aspecten van organisatorische praktijken en processen.

Soorten

Operationele audit bij productiebedrijven

Bedrijven die producten vervaardigen, voeren operationele audits uit om hun fabricageproces te onderzoeken.

De stroom van de operatie wordt onder de loep genomen. Benutten de medewerkers hun tijd optimaal? Verlaten de producten het proces met de hoogst mogelijke snelheid? Worden er grondstoffen verspild door een slecht ontwerp of misbruik?

Na de audit kan het bedrijf enkele wijzigingen aanbrengen om zijn productievolume te verbeteren, waardoor het kan concurreren met zijn efficiëntere concurrenten.

Operationele audit bij servicebedrijven

Veel bedrijven bieden een service aan hun klanten, zoals hotels, restaurants, autoreparatiewerkplaatsen of reparatiewerkplaatsen voor apparaten.

Deze bedrijven kunnen een operationele audit uitvoeren om de interactie van hun medewerkers met klanten te controleren. Hiermee kunt u meten hoeveel tijd het kost om een ​​transactie te voltooien of een verkooppresentatie voor een potentiële klant te maken.

Fictieve kopers, onbekend bij medewerkers, kunnen ook worden gebruikt om de klantenservice te meten en te verbeteren. Operationele audits kunnen ook de beveiliging, planningen, het gebruik van externe leveranciers en de opzet en het uiterlijk van het bedrijf onderzoeken.

doelen

Het doel van de operationele audit is om te bepalen of de interne controles van het bedrijf, evenals het beleid en de procedures, voldoende zijn om een ​​optimaal niveau van efficiëntie en effectiviteit te bereiken.

Dit is cruciaal voor bedrijven, omdat het gebrek aan effectiviteit en efficiëntie over het algemeen hogere operationele kosten of lagere verkopen betekent, wat soms het onvermogen van het bedrijf vertegenwoordigt om op de markt te blijven en te concurreren.

Bedrijven en andere organisaties wenden zich tot het operationele auditproces om echt een goed beeld te krijgen of het bedrijf het goed doet en om nieuwe ideeën op te doen voor verbetering.

Organisaties kunnen de volgende hoofddoelstellingen verwachten bij het uitvoeren van een operationele audit:

Beïnvloed positieve verandering

Begrijp hoe toekomstige processen, beleidslijnen, procedures en andere soorten beheer maximale effectiviteit en efficiëntie zullen opleveren.

Begrijp de risico's

Het type risico dat samenhangt met het bedrijfs- en operationeel risico varieert, van bedrijfsonderbreking, weglatingen of fouten door werknemers, storingen in het informatiesysteem, productstoringen, gezondheids- en veiligheidsproblemen, verlies van belangrijke werknemers, fraude, leveranciersverliezen en geschillen.

Identificeer kansen voor verbetering

Als resultaat van het begrijpen van de risico's, kunnen auditors bepalen waar ze verbeteringen kunnen aanbrengen en hoe ze risico's kunnen verkleinen en kansen kunnen verbeteren.

De algemene risicocategorieën waarin verbeteringen zouden moeten optreden, zijn operationeel risico, financieel risico, milieurisico en reputatierisico.

Rapporteer aan senior management

De resultaten van de audit moeten verschijnen in een duidelijk en gedetailleerd rapport met objectieve analyse, evaluaties, aanbevelingen en relevante opmerkingen over de beoordeelde activiteiten.

Werkwijze

Audit start

- Leg het eerste contact met de gecontroleerde en aangewezen leiders om het auditproces uit te leggen en basisinformatie over het bedrijf te verzamelen om hotspots te bepalen.

- Evalueer de behoeften en verwachtingen van de belanghebbende partijen, rekening houdend met het prestatieniveau van de gecontroleerde, de resultaten van eerdere audits en de volwassenheid van het managementsysteem dat wordt gecontroleerd.

Voorbereiding van activiteiten

- Bepaal de reikwijdte en mogelijke risico's, stel vervolgens procedures vast en identificeer middelen.

- Stel het auditplan op, wijs het werk toe en organiseer de nodige actieplannen en documenten.

- Houd een vergadering om te bevestigen dat alle partijen het eens zijn met het voorgestelde plan.

Verzameling en verificatie van informatie

- Bekijk de documenten gedurende het hele proces. Het team moet regelmatig bijeenkomen om informatie uit te wisselen, de voortgang te beoordelen en, indien nodig, het werk opnieuw toe te wijzen.

- Bekijk de informatiebronnen, controleer het bewijsmateriaal en evalueer het volgens de auditcriteria.

Genereren van bevindingen

- De bevindingen zullen al dan niet in overeenstemming zijn met de auditcriteria. Voor een niet-conforme bevinding moet het ondersteunende bewijs worden geregistreerd.

- Bespreek de informatie met de gecontroleerde om te bepalen of het bewijs juist is.

Afsluitende bijeenkomst

- Voorafgaand aan de slotvergadering moet het auditteam het eens zijn over de conclusies, de aanbevelingen voorbereiden en de follow-up bespreken.

- Houd de slotbijeenkomst om de bevindingen en conclusies te presenteren. Beoordeel de feedback van belanghebbenden.

Verslag voorbereiden en verspreiden

- De teamleider communiceert de resultaten met een volledig, nauwkeurig, beknopt en duidelijk auditrapport.

- Schrijf het auditrapport en overleg met het management totdat is vastgesteld hoe het management de gevonden problemen zal aanpakken.

- Het rapport moet worden beoordeeld en goedgekeurd volgens de afgesproken procedures. Verspreid het rapport naar de juiste ontvangers.

Rond de audit af

De klus is voltooid als alle geplande auditactiviteiten zijn uitgevoerd. Anderzijds worden de documenten bewaard of vernietigd volgens de procedures die aan het begin van de audit zijn vastgesteld.

Referenties

1. Wikipedia, de gratis encyclopedie (2018). Operationele auditing. Ontleend aan: en.wikipedia.org.
2. Steven Bragg (2017). Operationele audit. Boekhoudkundige hulpmiddelen. Genomen uit: accountingtools.com.
3. Wanda Thibodeaux (2018). Wat is een operationeel auditproces? Klein bedrijf - Chron. Genomen uit: smallbusiness.chron.com.
4. Smartsheet Inc. (2018). Wat zijn operationele audits? Genomen uit: smartsheet.com.
5. Wiki Accounting (2018). Operationele audit. Genomen uit: wikiaccounting.com.
6. Tom Streissguth (2018). Wat is een operationele audit? Bizfluent. Ontleend aan: bizfluent.com.