PROJECTMANAGEMENT: FASEN, DOELSTELLINGEN EN VOORBEELDEN - DUDAS - 2024

Het projectmanagement moet voldoen aan de oefening van het initiëren, plannen, uitvoeren, controleren en afsluiten van het werk van een team om te voldoen aan specifieke redenen voor succes en het bereiken van specifieke doelen binnen de voorgeschreven tijd. Daarom is het de toepassing van vaardigheden, technieken, kennis en tools om activiteiten te programmeren die voldoen aan de eisen van een project.

Een project is een overgangswerk dat is ontworpen om een ​​uniek resultaat, dienst of product te genereren, met een gedefinieerd begin en einde, dat wordt ondernomen om opmerkelijke doelstellingen en doelen te bereiken, in het algemeen om toegevoegde waarde of nuttige verandering te bereiken.

Bron: pixabay.com

De temporele kwaliteit van projecten is in strijd met routinematige bedrijfsactiviteiten, die eenvoudige iteratieve, semi-permanente of permanente activiteiten zijn om diensten of producten te produceren.

Het ontbreken van een proces om projecten te beheren kan resulteren in tijdverspilling, geldverlies en slechte prestaties.

Krachtig gereedschap

Projectmanagement is een krachtige zakelijke tool die veel voordelen kan bieden aan bedrijven van elke omvang. Biedt herhaalbare processen, richtlijnen en technieken om de mensen en het werk die bij projecten betrokken zijn, te helpen beheren.

Het kan uw kansen op succes vergroten en helpt projecten consistent, efficiënt, op tijd en binnen budget op te leveren.

Door basisstrategieën voor projectmanagement te implementeren, zullen de gewenste doelen worden bereikt en die doelen zullen worden bereikt binnen een bepaald tijds- en kostenbereik.

Het komt erop neer dat iedereen wint, wat daarom het grootste voordeel van iedereen zou kunnen zijn voor projectmanagement.

Fasen

Inwijding

De initiatieffase bepaalt de aard en omvang van het project. U moet de zakelijke omgeving begrijpen en er ook voor zorgen dat de nodige controles in het project zijn ingebouwd.

Projectinitiatiedocumenten zijn een reeks instructies die worden gebruikt om voorschriften voor de duur van het project op te stellen. Deze omvatten:

- Projectvoorstel: idee achter het project, algemene doelstelling, duur.

- Scope van het project: regie en opvolging van het project.

- Uitsplitsing van de werkstructuur: een schaal van het uit te voeren werk tot aan de dagelijkse taken.

- Verantwoordelijkheidstoewijzingsmatrix: rollen en verantwoordelijkheden afgestemd op de resultaten.

- Analyse van zakelijke behoeften en vereisten ten opzichte van meetbare doelstellingen.

- Overzicht van huidige operaties.

- Projectbrief, inclusief kosten, taken, deliverables en planningen.

Planning

Het belangrijkste doel is om tijd, kosten en middelen goed te plannen om het vereiste werk in te schatten en zo de risico's tijdens de uitvoering van het project effectief te beheersen. Het bestaat uit het bepalen van de methodologie die moet worden gevolgd voor projectbeheer.

- Identificeer de deliverables en creëer de afbraakstructuren van het werk.

- Identificeer de activiteiten die nodig zijn om deze deliverables te voltooien en verbind deze activiteiten zo met een logische volgorde.

- Schat de benodigde middelen voor de activiteiten in.

- Maak een schatting van de tijd en kosten van de activiteiten.

- Ontwikkeling van de planning en het budget.

- Risicoplanning.

- Verkrijg formele goedkeuring om aan het werk te gaan.

Uitvoering

Tijdens de uitvoering moet u weten wat de geplande deadlines zijn die moeten worden uitgevoerd. De uitvoeringsfase zorgt ervoor dat de deliverables van het projectmanagementplan dienovereenkomstig worden uitgevoerd.

Deze fase omvat de juiste toewijzing, coördinatie en beheer van personele middelen en alle andere middelen, zoals materialen en budgetten. Het resultaat van deze fase zijn de projectresultaten.

Project documentatie

Om het budget, de omvang, de effectiviteit en ook het tempo te behouden, moet een project fysieke documenten hebben met betrekking tot elke specifieke taak.

Met de juiste documentatie is eenvoudig te zien of aan de eisen van een project wordt voldaan. De documentatie geeft informatie over wat er al is voltooid voor dat project.

Goed gedaan, documentatie kan de ruggengraat zijn van het succes van een project.

Monitoring en controle

Het bestaat uit de processen die worden uitgevoerd om de uitvoering van het project te observeren, zodat potentiële problemen tijdig kunnen worden geïdentificeerd en waar nodig corrigerende maatregelen kunnen worden genomen om de uitvoering van het project te sturen.

Projectprestaties worden geobserveerd en gemeten om variaties in het projectmanagementplan te identificeren.

Het geeft ook feedback tussen de verschillende fasen van het project om preventieve of corrigerende maatregelen te nemen om te voldoen aan het projectbeheerplan.

Sluitend

Het bevat de formele voltooiing van het project en de aanvaarding ervan. Administratieve activiteiten omvatten documentatie van geleerde lessen. Het bestaat uit het afronden van alle activiteiten van de hele reeks processen om het project formeel af te sluiten.

In deze fase is ook een evaluatie na de uitvoering opgenomen. Dit is een cruciale fase voor het projectteam om te leren van ervaringen en deze toe te passen op toekomstige projecten.

Je moet kijken naar de dingen die goed werkten in het project en de dingen analyseren die niet werkten om geleerde lessen te genereren.

doelen

Het doel van projectmanagement is om een ​​alomvattend project te voltooien dat voldoet aan de doelstellingen van de klant.

Ontwikkel de projectfasen succesvol

Een project, ongeacht de omvang, omvat doorgaans vijf verschillende fasen die even belangrijk zijn: initiatie, planning, uitvoering, monitoring en controle, afsluiting.

De vlotte en ononderbroken ontwikkeling en uitvoering van alle bovenstaande fasen garanderen het succes van een project.

Communiceer efficiënt

Houd er altijd rekening mee dat het slagen of mislukken van een project grotendeels afhangt van teamwerk. Daarom ligt de sleutel tot succes altijd in samenwerking.

Hiervoor is het opzetten van een goede communicatie van groot belang. Enerzijds moet de informatie duidelijk en volledig worden verwoord, zodat iedereen het volledig begrijpt. Aan de andere kant moet u kunnen luisteren en constructieve feedback kunnen krijgen.

Bereik het hoofddoel van het project

Het hoofddoel van het project moet binnen de geschatte tijd, met de verwachte kwaliteit en binnen het beschouwde budget worden gerealiseerd.

Het optimaliseren van de noodzakelijke toegewezen inputs en hun toepassing om de vooraf gedefinieerde doelstellingen van het project te bereiken, is een zaak die altijd kan worden verbeterd.

Alle processen en procedures kunnen worden hervormd en bijgewerkt om de duurzaamheid van een project te verbeteren en ook om het team door het proces van strategische verandering te begeleiden.

Maak een project dat de doelstellingen van de klant volgt

Dit kan betekenen dat de visie van de klant moet worden aangepakt en hervormd, of met hem moet worden onderhandeld in relatie tot de projectdoelstellingen, om ze om te zetten in bruikbare doelen.

Voldoen aan de verwachtingen van de klant en hen tevreden houden, leidt niet alleen tot een succesvolle samenwerking, wat kan helpen verrassingen tijdens de uitvoering van projecten te voorkomen, maar ook zorgt voor toekomstige duurzaamheid.

Voordelen

Het belangrijkste voordeel van projectmanagement is dat het u helpt projecten effectief te beheren. Dit zorgt voor een snellere probleemoplossing.

Meer efficiëntie in de dienstverlening

Projectmanagement biedt een roadmap die gemakkelijk te volgen is en leidt tot projectafronding. Nadat u weet waar u kuilen kunt vermijden, spreekt het voor zich dat u slimmer en efficiënter gaat werken.

Klanttevredenheid

Zolang een project op tijd en binnen budget wordt afgerond, vertrekt de klant tevreden. En een tevreden klant is iemand die weer gezien zal worden.

Intelligent projectmanagement biedt de tools waarmee deze klant / manager-relatie kan worden voortgezet.

Meer effectiviteit in de dienstverlening

Dezelfde strategieën die het mogelijk hebben gemaakt om het ene project met succes af te ronden, zullen ook vele malen gelden voor andere projecten.

Verbetert de groei en ontwikkeling binnen het team

Positieve resultaten zorgen niet alleen voor respect, ze inspireren het projectteam ook vaak om te blijven zoeken naar manieren om efficiënter te presteren.

Verhoogde flexibiliteit

Een van de grootste voordelen van projectmanagement is misschien wel dat het flexibiliteit mogelijk maakt. Met een veilig projectmanagement kunt u de strategie tekenen die u wilt uitvoeren, zodat het project wordt voltooid.

Het mooie van zo'n organisatie is echter dat als er een slimmer pad wordt ontdekt, dat ook kan. Voor veel kleine en middelgrote bedrijven is dit alleen al de toegangsprijs waard.

Verhoogde risicobeoordeling

Wanneer alle spelers in een rij staan ​​en de strategie is ingevoerd, springen ze de potentiële risico's over om te klappen.

Projectmanagement zorgt voor een rode vlag op het juiste moment - voordat u aan de voltooiing van het project begint.

Voorbeelden

American Airlines

De fusie van American Airlines met US Airways zorgde voor overlap in technologie en programma's. Ze wisten dat spreadsheets niet voldoende waren om complexe projecten en middelen te beheren.

Om inzicht te krijgen in de bredere divisie- en mondiale prioriteiten, begonnen ze projectmanagement te gebruiken voor personeelsinvoer, resourcebeheer en capaciteitsplanning.

Als gevolg hiervan ging de luchtvaartmaatschappij van het kapitaliseren van haar informatietechnologie van 10% naar 20%. Dit komt neer op een netto positieve impact van enkele miljoenen dollars op uw balans.

Nu hebben ze toegang tot betere en betrouwbaardere gegevens om cruciale beslissingen te nemen over projecten en middelen.

Royal Bank

De Royal Bank of Scotland moest consistente en betrouwbare gegevens implementeren om financiële en financiële beslissingen te nemen. Daarom kozen ze voor projectmanagement om deze consistentie te stimuleren. Dus stopten ze 35 legacysystemen, meer dan 50 door gebruikers ontwikkelde tools en honderden spreadsheets.

Met gegevens in verschillende formaten en honderden projecten die door verschillende systemen werden beheerd, wilden ze hun gegevens beheren om hun totale klantenbestand duidelijker te zien.

In twaalf maanden tijd waren ze in staat om hun business case waar te maken en een terugverdientijd te behalen. Gaandeweg hebben ze de transparantie verbeterd en de kosten verlaagd bij elke bedrijfseenheid.

Referenties

1. Wikipedia, de gratis encyclopedie (2019). Project management. Ontleend aan: en.wikipedia.org.
2. Project Management Institute (2019). Wat is projectmanagement? Ontleend aan: pmi.org.
3. Clarizen (2018). Wat zijn de doelstellingen van projectmanagement? Genomen van: clarizen.com.
4. NI Business (2019). Voordelen van projectmanagement. Genomen van: nibusinessinfo.co.uk.
5. Gary Picariello (2019). De 10 belangrijkste voordelen van projectmanagement. Bright Hub-projectbeheer. Genomen uit: brighthubpm.com.
6. Leyna O'Quinn (2018). 5 voorbeelden van succesvol projectmanagement uit de praktijk. Planview-blog. Genomen uit: blog.planview.com.