- Wat is de waarde van de administratie?
- Wie zijn de deelnemers aan een bestuurshandeling?
- Wat is de inhoud die nodig is voor een administratief record?
- Voorbeelden
- Eerste voorbeeld
- Tweede voorbeeld
- Referenties
Een administratieve handeling is het document waarin de gebeurtenissen die zich hebben voorgedaan bij een werknemer of een groep werknemers schriftelijk en als bewijsstuk worden vastgelegd. Het zijn meestal registraties van onregelmatige werksituaties of het niet naleven van sancties.
De onregelmatigheden die in de administratie worden geregistreerd, moeten vallen binnen de geldende arbeidsreglementering; dat wil zeggen, ze moeten worden weerspiegeld in de arbeidsovereenkomst, evenals in de federale arbeidswet en de interne arbeidsvoorschriften.
Wat is de waarde van de administratie?
Het documenteren van relevante werkincidenten in administratieve documenten is een sterk aanbevolen praktijk, omdat ze "a posteriori" op twee manieren kunnen worden gebruikt:
- Feiten bewijzen voor de bemiddelings- en arbitragecommissies in geval van arbeidsconflicten.
- Het profiel van de meest senior medewerkers accrediteren bij ontslag, aangezien dit profiel wordt gewaardeerd los van de geconstateerde reden om de arbeidsovereenkomst te beëindigen.
Wie zijn de deelnemers aan een bestuurshandeling?
Het is essentieel om het doel van het opstellen van een bestuurshandeling vast te stellen, om te kunnen bepalen wie de deelnemers moeten zijn die het document moeten aantonen en ondertekenen.
Deze doelstellingen kunnen zijn:
- Beschrijf de schending van een arbeidsverplichting.
- Beschrijf een arbeidsboete.
- Beschrijf een ontslag.
Normaal gesproken zijn de deelnemers logischerwijs arbeiders en getuigen, maar ook de bedrijfsvertegenwoordiger die gewoonlijk degene is die is aangewezen om de vergadering bijeen te roepen die de aanleiding vormt voor de daaropvolgende administratieve handeling. Om de geldigheid van de administratieve handeling te garanderen, is het essentieel om gedetailleerd vast te leggen wie de aanwezigen waren.
Wat is de inhoud die nodig is voor een administratief record?
Dit zijn de basisgegevens die personeelsafdelingen moeten vastleggen in de administratie:
- Domicilie van het bedrijf of de plaats waar de gebeurtenissen die voorwerp zijn van de bestuurshandeling, plaatsvinden.
- Datum en tijd.
- Deelnemers of optredende partijen.
- Uitleg van de reden.
- Verklaringen (arbeiders en getuigen).
- Detail van de documentatie die ondersteunt wat werd verklaard door de getuigen en andere verschenen partijen.
- Afsluiting van de notulen met weergave van de tijd en handtekening van de deelnemers.
- In het geval van administratieve handelingen met betrekking tot sancties tegen werknemers, moeten deze worden bewaard in het dossier van de gesanctioneerde werknemer.
Voorbeelden
Eerste voorbeeld
«In Mexico-Stad, om 8:00 uur, op 8 december 2017, in de kantoren van de Human Resources-afdeling van de Madnus SA Company, gevestigd op het adres van Calle los Rosales # 10, México, DF, De heer Pedro Pérez, algemeen directeur, ontmoet; María Romero, administratief assistent; Rosa Cali, manager personeelszaken; en Sergio Arcade, vakbondssecretaris, om de gebeurtenissen te onderzoeken die plaatsvonden op 7 december van dit jaar om 10.00 uur met betrekking tot arbeider Javier Sánchez, een telefoniste.
Mevrouw María Romero verklaart dat: op 7 december de werknemer Javier Sánchez een uur te laat en in een duidelijke staat van bedwelming op het bedrijfsterrein verscheen en beledigingen uitte die hij liever niet herhaalde in het bijzijn van de aanwezigen. Daarna, na overgeven op de receptietafel, werd Javier Sánchez bewusteloos op de grond achtergelaten.
De heer Javier Sánchez zegt dat: op 7 december, hij te laat op zijn werk kwam, ondanks dat hij zich niet goed voelde, hij vastbesloten was zijn werk uit te voeren toen hij zich nog erger voelde, hij begon te braken en viel bewusteloos op de grond. De heer Sánchez staat erop te ontkennen dat hij dronken was of dat hij beledigingen gebruikte.
Na de deelnemers de reden voor de vergadering en het opstellen van de huidige notulen bekend te hebben gemaakt met de volgende sanctie (detail van de sanctie volgens het interne arbeidsreglement van het bedrijf) voor Javier Sánchez en de eerdere verklaringen, beëindigen zij de huidige bestuurshandeling die door de deelnemers van haar conformiteit wordt ondertekend ».
Tweede voorbeeld
«Om 11:45 uur op 12 mei 2017 op Calle de la Colina nº 8, op het hoofdkantoor van de firma Rocali SA en met de aanwezigheid van JA Martínez in zijn hoedanigheid van bewaker / portier, M. Serrano als hoofd van HR en Marina Carmona als secretaris / administratief om de opheffing van deze administratieve handeling uit te voeren voor de gebeurtenissen die plaatsvonden op 12 mei 2017 om 09:00 uur in de gebouwen van het bedrijf Rocali SA , binnen de HR-afdeling. Feiten bestaande uit:
Marina Carmona verklaart dat ze op 12 mei 2017, bij aankomst op het terrein van het bedrijf Rocali SA, werd vastgehouden bij de ingang van het pand door de bewaker JA Martínez om haar te vertellen dat ze niet kon passeren omdat ze niet langer deel uitmaakte van het personeel van het bedrijf, waaraan de Marina Carmona bevestigde dat het geen nieuws had van een dergelijke beëindiging van het contract.
Na een tijdje worstelen, kreeg Marina Carmona toegang tot de faciliteiten van het bedrijf Rocali, SA, waar ze snel en zeer opgewonden op het kantoor van M. Serrano arriveerde om de reden voor het ontslag te eisen.
Kort daarna werd ze bijgewoond door de HR-manager, M. Serrano, die beweerde niet op de hoogte te zijn van het ontslag, maar die het ging verifiëren.
Na het raadplegen van de database keerde M. Serrano terug naar zijn kantoor om Marina Carmona te informeren dat het een vergissing was, aangezien het een andere werknemer was, genaamd Marina García, die was ontslagen. Hij bood zijn excuses aan voor de ongelukkige fout die hij had gemaakt en gaf aan dat hij, als hij dat nodig had, een administratief attest zou opmaken zodat hij geen problemen zou hebben als hij te laat op zijn werk zou komen.
Deze brief is opgesteld op verzoek van betrokkenen.
Marina Carmona.
M. Serrano.
JA Martinez ».
Referenties
- Start een KMO. Administratieve gegevens. emprendepyme.net
- BBD Sall Consultores. (2015) Bewijswaarde van de notulen. bbdconsultores.wordpress.com
- Angelico Pineda (2016) Waarom zijn administratieve gegevens belangrijk? elempresario.mx
- Rune. (2017) Weet u wat administratieve of arbeidsregistraties zijn? runahr.com
- Wikipedia. Administratieve gegevens.