CONTINU VOORRAADSYSTEEM: WERKING, VOORDELEN - DUDAS - 2026

Het eeuwigdurende voorraadsysteem is een voorraadboekhoudmethode die de aan- of verkoop van voorraad onmiddellijk registreert door middel van geautomatiseerde systemen en software voor het beheer van bedrijfsmiddelen.

Het toont een vrij gedetailleerd overzicht van voorraadveranderingen met onmiddellijke rapporten over de hoeveelheid voorraad in voorraad en geeft nauwkeurig het niveau van beschikbare goederen weer.

Voortdurende voorraad is de geprefereerde methode om voorraad bij te houden, aangezien het continu redelijk nauwkeurige resultaten kan genereren, mits goed beheerd.

Als bedrijf is het hebben van meer voorraad dan u nodig heeft duur en kan dit tot verspilling leiden. Aan de andere kant, als je te weinig hebt, loop je het risico klanten teleur te stellen en verkoopopbrengsten aan je concurrenten te mislopen.

Omdat software voor permanente inventarisatie altijd up-to-date is, heeft u direct inzicht in de voorraadniveaus, waardoor u sneller kunt reageren op veranderingen in de vraag.

Hoe verloopt de procedure?

Met het doorlopende voorraadsysteem werkt een bedrijf continu voorraadrecords bij, waarbij het rekening houdt met de toevoegingen en aftrekkingen voor activiteiten zoals:

- Inventarisitems gekocht.

- Merchandise verkocht uit voorraad.

- Materialen uit de inventaris voor gebruik bij de productie.

- Afgedankte items.

Het systeem werkt perfect in combinatie met een computerdatabase, die in realtime wordt bijgewerkt door magazijnpersoneel met behulp van barcodescanners of door verkopers die verkoopautomaten gebruiken.

Periodieke voorraad versus permanente voorraad

Als u traditioneel wilde weten hoeveel artikelen er in het magazijn beschikbaar waren, moest u een fysieke telling uitvoeren en deze afstemmen op handmatige of geautomatiseerde batch-gebaseerde systemen.

Bedrijven boekten fysiek de voorraad aan het einde van een bepaalde periode en de voorraadcijfers werden op dat moment bijgewerkt. Dit staat bekend als een periodiek voorraadsysteem, omdat de informatie periodiek wordt bijgewerkt.

Het permanente voorraadsysteem maakt gebruik van voorraadbeheersoftware en -processen waarmee het voorraadverloop in realtime kan worden bijgewerkt.

Medewerkers gebruiken streepjescodescanners om verkopen, aankopen of retouren vast te leggen op het moment dat ze plaatsvinden.

Deze informatie wordt naar een database gestuurd die voortdurend wordt bijgewerkt om elke wijziging vast te leggen. De voortdurende update van de inventaris geeft het systeem zijn naam en onderscheidt het van de periodieke aanpak.

Eeuwigdurende voorraadrekeningen

Onder dit systeem is het niet nodig om een ​​inkooprekening aan te houden, omdat de voorraadrekening direct wordt belast bij elke aankoop van koopwaar.

De rekeningen die in dit systeem moeten worden geboekt, zijn:

- Als er koopwaar wordt gekocht om deze in de inventaris op te slaan:

- Wanneer kosten zoals vracht, verzekering, etc. worden gemaakt, worden toegevoegd aan de kostprijs van de koopwaar:

- Als de goederen worden teruggestuurd naar de leverancier:

- Wanneer de koopwaar wordt verkocht:

- Als de goederen worden geretourneerd door klanten:

- Als er een verschil wordt gevonden tussen het bedrag van de voorraadrekening en de fysieke telling:

Voordeel

Maakt nauwkeurige aanvulling mogelijk

Veranderingen in de voorraad worden in realtime geregistreerd bij het kopen en verkopen van voorraad. Hierdoor kunt u rapporten maken die onmiddellijk voorraadartikelen identificeren die bijna op zijn.

Ontdek het verval en de diefstal

In een periodiek voorraadsysteem wordt de voorraad aangepast aan het einde van de periode, waardoor de fysieke voorraadtelling wordt gevalideerd. Dit verbergt elke diefstal, weigering of zelfs telfouten wanneer deze correctie wordt overgeboekt naar de kosten van verkochte goederen.

Een eeuwigdurend systeem vergelijkt de voorraadwaarde in het systeem met de telling aan het einde van de periode en stelt u in staat om eventuele discrepanties te onderzoeken.

Produceert nauwkeurigere tussentijdse financiële overzichten

Omdat in het periodieke voorraadsysteem de voorraadwaarden gedurende de periode niet worden gewijzigd, zijn zowel de voorraadrekening op de balans als de rekening voor de kosten van verkochte goederen in de winst- en verliesrekening gedurende de hele periode onjuist. periode.

Een doorlopend systeem houdt die bedragen correct en zorgt voor een nauwkeurigere set financiële overzichten gedurende de hele periode.

Beter beheer van voorraadniveaus

De voorraadniveaus zijn altijd correct en zijn op elk moment online toegankelijk. U kunt uw omloopsnelheid correct berekenen om te weten of de verkoop vertraagt ​​of dat producten niet meer snel verkopen.

Integratie met andere bedrijfssystemen

Realtime voorraadinformatie is essentieel voor financiële en boekhoudkundige teams. Integratie van het voorraadsysteem met financiële systemen zorgt voor nauwkeurige belasting- en regelgevingsrapportage.

Verkopers kunnen een betere klantervaring bieden, wat rechtstreeks van invloed is op hun reputatie. De integratie met merchandising-systemen geeft dat team een ​​actueel overzicht van wat er verkoopt en wat niet.

Nadelen

Hoge implementatiekosten

Om het systeem voor permanente inventarisatie te gebruiken, moet een bedrijf eerst gespecialiseerde apparatuur en software installeren. Het vereist een grote initiële investering, veel middelen en tijd om het systeem correct te implementeren.

Nadat de benodigde apparatuur en software is geïnstalleerd, blijven regelmatig onderhoud en updates verplicht, wat bedrijven nog meer kost.

Grotere complexiteit

Het vereist dat bedrijven training aanbieden aan elk van de werknemers vanwege de complexiteit van het systeem.

Medewerkers hebben training nodig in het gebruik van de unieke software van het bedrijf en moeten ook worden getraind in het gebruik van speciale apparatuur, zoals scanners.

De geregistreerde voorraad geeft mogelijk niet de werkelijke voorraad weer

Het kan een nadeel zijn als transacties worden geboekt zodra ze plaatsvinden, omdat geboekte voorraad in de loop van de tijd mogelijk niet de werkelijke voorraad weerspiegelt.

Dit komt doordat fysieke voorraadtellingen in een continu voorraadsysteem niet vaak worden gebruikt.

Met een groter aantal mensen dat transacties in het systeem invoert, neemt het bedrijf een groter risico op fouten als gevolg van menselijke fouten.

Meer consumptietijd

Met het periodieke voorraadsysteem wijzen bedrijven een bepaalde tijd toe om voorraden te registreren.

Ze kunnen wekelijks, maandelijks of zelfs jaarlijks worden geregistreerd. Dit maakt het periodieke voorraadsysteem minder tijdrovend dan het doorlopende voorraadsysteem.

Met het eeuwigdurende systeem moet elke transactie onmiddellijk worden geregistreerd. Auditors moeten transacties beoordelen om er zeker van te zijn dat ze correct zijn en dat er nog fysieke inventarisaties moeten worden gemaakt om discrepanties in cijfers te vinden.

Referenties

1. Steven Bragg (2017). Perpetual inventory systeem. Boekhoudkundige CPE-cursussen en boeken. Genomen uit: accountingtools.com.
2. Investopedia (2018). Voortdurende voorraad. Overgenomen van: investopedia.com.
3. Accounting voor management (2017). Perpetual inventory systeem. Ontleend aan: accountingformanagement.org.
4. Oracle Netsuite (2018). Waarom een ​​permanent voorraadsysteem gebruiken? Genomen van: netsuite.com.
5. Angie Mohr (2018). De voordelen van het systeem van permanente inventarisatie. Kleine bedrijven - Chron.com. Genomen van: chron.com.
6. Tanya Robertson (2018). De nadelen van het continue inventarisatiesysteem. Kleine bedrijven - Chron.com. Genomen uit: smallbusiness.chron.com.