INVENTARISATIESYSTEEM: SOORTEN, METHODEN EN VOORBEELDEN - DUDAS - 2025

Het voorraadsysteem is een monitoringsysteem dat rapporteert over de hoeveelheid beschikbare grondstoffen, voorraden of eindproducten. Het zorgt ervoor dat de juiste hoeveelheid materialen, met de juiste kwaliteit, op het juiste moment op de juiste plek beschikbaar is.

Dit systeem wordt elke keer dat een artikel wordt verkocht of er grondstoffen worden gebruikt om een ​​product te vervaardigen, bijgewerkt om te weten wat er de volgende dag beschikbaar is. Het stelt je ook in staat om vooraf producten te bestellen, zodat je altijd alles hebt wat je nodig hebt.

Bron: pixabay.com

Wanneer mensen denken aan een voorraadsysteem, is het gebruikelijk om dit te relateren aan de detailhandel. Hoewel winkels een effectief voorraadsysteem nodig hebben om succesvol te kunnen werken, wordt het ook gebruikt in veel andere soorten bedrijven, zoals productie, nutsbedrijven, gezondheidszorg, overheid en onderwijs.

Als onderdeel van de toeleveringsketen omvat het voorraadsysteem aspecten zoals controle en toezicht op aankopen (zowel van leveranciers als klanten), onderhoud van voorraadopslag, controle van de hoeveelheid te koop aangeboden producten en de uitvoering van bestellingen.

Belang

Een effectief voorraadsysteem is een onmisbaar onderdeel van elke detailhandel of productie. Het belangrijkste doel is het nauwkeurig bijhouden van de fysieke telling van producten, voorraden en materialen die in het magazijn zijn opgeslagen.

Enkele van de meest kritische elementen van een goed ontwikkeld systeem zijn artikelbeschrijvingen, een nummeringssysteem, standaardisatie van maateenheden en nauwkeurige artikeletikettering.

Eenmaal vastgesteld, kan het voorraadsysteem worden gebruikt om opgeslagen goederen te controleren en te onderhouden om ervoor te zorgen dat de voorraad niet verloren gaat door bederf of diefstal.

Weten wanneer u moet bijbestellen, hoeveel u moet bestellen, waar u de voorraad moet opslaan, enz. Kan snel een ingewikkeld proces worden. Als gevolg hiervan hebben veel bedrijven een voorraadbeheersoftware of -systeem nodig, met meer mogelijkheden dan eenvoudige databases en handmatige formules.

Dit is essentieel voor het beheersen van de inkoopkosten en het behalen van de doelstellingen van de klantenservice. Hoewel voorraadbeheersoftware een nuttige beheertool is, ligt de sleutel tot een goed systeem in de robuustheid van de procedures die worden gecreëerd.

Wat is een voorraadbeheersysteem?

Een voorraadbeheersysteem verwijst naar de strategieën die bedrijven gebruiken om ervoor te zorgen dat ze voldoende grondstoffen voor productie en afgewerkte producten te koop hebben, terwijl de voorraadkosten tot een minimum worden beperkt.

Het opslaan van overtollige voorraad is kostbaar, omdat de ruimte en financiële middelen die in producten worden geïnvesteerd, vaak beter op andere gebieden kunnen worden gebruikt.

Tegelijkertijd kan het hebben van lage voorraden echter resulteren in dure productiestilstanden of vertragingen bij het uitvoeren van bestellingen. Voorraadcontrolesystemen helpen bedrijven bij het vinden van het delicate evenwicht tussen te weinig en te veel voorraad.

Waar is het voor?

Voorraadcontrolesystemen helpen de inventaris bij te houden en de gegevens te verstrekken die nodig zijn om deze te controleren en te beheren.

Het is een technologische oplossing die alle aspecten van de voorraadactiviteiten van een organisatie integreert, inclusief verzending, inkoop, ontvangst, opslag, omzet, tracking en reorganisatie.

Met een goed voorraadbeheersysteem wordt dit allemaal bereikt door een holistische benadering van de voorraad te hanteren en door bedrijven in staat te stellen praktijken te gebruiken die de productiviteit en efficiëntie in de hele toeleveringsketen optimaliseren.

Aan de andere kant houdt het de juiste voorraad bij, op de juiste locaties, om aan de verwachtingen van de klant te voldoen.

Ongeacht het type voorraadbeheersysteem dat u kiest, zorg ervoor dat het een systeem bevat om voorraadartikelen en hun informatie te identificeren, inclusief streepjescodelabels.

Het is ook belangrijk dat het hardwaretools bevat voor het scannen van barcodelabels, een centrale database voor alle inventaris, plus de mogelijkheid om gegevens te analyseren, rapporten te genereren en de vraag te voorspellen.

Voorraadstrategieën

Passende strategieën voor voorraadbeheer variëren afhankelijk van de branche. Een oliedepot kan grote hoeveelheden voorraad gedurende lange tijd opslaan, zodat u kunt wachten tot de vraag zich herstelt.

Hoewel olieopslag duur en moeilijk is, is er geen risico dat de voorraad slecht gaat of buiten de specificaties valt.

Voor bedrijven die handelen in bederfelijke goederen of producten waarvan de vraag extreem tijdsgevoelig is, is het echter geen optie om voorraden te accumuleren. Het verkeerd inschatten van de timing of het aantal bestellingen kan erg kostbaar zijn.

Soorten

-Perpetual inventory systeem

Met een doorlopend voorraadsysteem worden voorraadrecords voortdurend bijgewerkt, waarbij optellingen en aftrekkingen worden geteld wanneer voorraadartikelen worden ontvangen, verkocht, van de ene locatie naar de andere worden verplaatst, voor consumptie worden geselecteerd en weggegooid.

Sommige organisaties geven de voorkeur aan dit type systeem omdat het up-to-date voorraadinformatie biedt en fysieke voorraadtellingen beter afhandelt.

Het eeuwigdurende voorraadsysteem heeft ook de voorkeur voor het volgen van de voorraad, omdat het continu nauwkeurige resultaten oplevert wanneer het correct wordt beheerd.

Dit type systeem werkt het beste wanneer, samen met de magazijninventaris, een database wordt gebruikt met voorraadaantallen en schaplocaties die in realtime door medewerkers worden bijgewerkt met behulp van barcodescanners.

Uitdagingen om te overwinnen

Er zijn enkele uitdagingen verbonden aan dit type systeem. Ten eerste kan dit systeem niet handmatig worden onderhouden en is er gespecialiseerde apparatuur en software nodig, wat resulteert in hogere implementatiekosten, vooral voor bedrijven met meerdere locaties of magazijnen.

Herhaalde updates en onderhoud zijn nodig voor het systeem van permanente voorraad, dat ook duur kan zijn.

Een andere uitdaging bij het gebruik van dit type systeem is dat de geregistreerde voorraad naarmate de tijd verstrijkt mogelijk niet de werkelijke voorraad weerspiegelt, omdat er geen frequente fysieke voorraadtellingen worden gebruikt.

Het resultaat is dat voorraadrecords worden beïnvloed door fouten, gestolen artikelen of onjuist gescande artikelen, waardoor ze niet overeenkomen met de fysieke voorraadtellingen.

-Regelmatig voorraadsysteem

Het periodieke voorraadsysteem houdt de voorraad niet continu bij, maar stelt organisaties in staat om de begin- en eindvoorraadniveaus gedurende een bepaalde periode te kennen.

Dit systeem houdt de voorraad bij met behulp van fysieke tellingen. Wanneer de fysieke voorraad is voltooid, wordt het saldo op de inkooprekening toegevoegd aan de voorraadrekening en aangepast aan de kosten van de eindvoorraad.

Bedrijven kunnen ervoor kiezen om de kosten van het beëindigen van de voorraad te berekenen met behulp van LIFO, FIFO of een andere methode voor voorraadboekhouding, waarbij rekening moet worden gehouden met het feit dat het begin van de voorraad de voorraad uit de vorige periode beëindigt.

Er zijn ook enkele nadelen aan het gebruik van een periodiek voorraadsysteem. Ten eerste, terwijl de fysieke voorraadtelling wordt voltooid, worden de normale bedrijfsactiviteiten bijna opgeschort. Als gevolg hiervan kunnen werknemers vanwege tijdgebrek snel fysieke tellingen uitvoeren.

Fouten en fraude kunnen in dit systeem vaker voorkomen, omdat er geen continue controle is over de voorraad. Het wordt ook moeilijker om te bepalen waar verschillen in voorraadtellingen voorkomen, omdat er veel tijd verstrijkt tussen de tellingen.

Hoe implementeer je een voorraadsysteem in een bedrijf?

-Ontwikkel een opslagsysteem

Organiseer producten

Het eerste is om uw opgeslagen producten zo te organiseren dat u gemakkelijk toegang hebt tot elk item in uw inventaris en dit kunt tellen. Het is noodzakelijk om alles te labelen zodat het gemakkelijk kan worden herkend en de materialen op de juiste plaats kunnen worden geplaatst.

De effectiviteit van het voorraadsysteem hangt grotendeels af van de nauwkeurigheid van de telling van de te inventariseren artikelen. Een onjuiste telling kan boekhoudkundige discrepanties veroorzaken, leiden tot overorders en overproductie.

Opslagvereisten

Het volgende is om de fysieke afmetingen te berekenen die nodig zijn om de inventaris op te slaan. Dit kan een heel magazijn zijn of een kleine kast, afhankelijk van de grootte van de producten of materialen en het verkoopvolume.

Er moet ook rekening worden gehouden met eventuele speciale omstandigheden die vereist zijn voor opslag, zoals temperatuur- of vochtigheidsregeling.

De inventaris moet efficiënt worden geplaatst om het beheer ervan te verbeteren. Elk item moet zo worden geplaatst dat het item met de hoogste omzet het meest toegankelijk is.

Er moet ook worden overwogen om verouderde items die niet vaak worden verkocht, weg te gooien.

Overweeg een streepjescodesysteem

Als je een grote voorraad hebt, heb je een manier nodig om de items bij te houden. De eenvoudigste manier om dit te doen is via een barcodesysteem. Als u weinig soorten items heeft, kunt u een visueel systeem gebruiken.

-Inventariseren

Train werknemers

De mensen die aan de inventaris werken, zijn het meest kritische aspect van het systeem. Als ze niet zijn opgeleid of niet zeker weten wie er actie moet ondernemen, zullen de efficiëntie en nauwkeurigheid van het management eronder lijden.

Werknemers moeten worden getraind in alle aspecten van het inventarisatiesysteem, zoals wat er op elk punt moet worden gedaan, wie het moet doen en hoe het moet worden gedocumenteerd.

Voer periodieke tellingen uit

De frequentie waarmee wordt geïnventariseerd, heeft een grote invloed op de nauwkeurigheid van het inventarisatiesysteem. Voor sommige soorten bewerkingen zijn vaker voorraadintervallen vereist dan voor andere.

Het is belangrijk om eerst op de meest kritische punten te focussen. U kunt bijvoorbeeld items met hoge prioriteit instellen als items die 80% van de verkopen uitmaken. Vervolgens kunnen categorieën met gemiddelde en lage prioriteit worden gemaakt voor artikelen met minder verkopen. Dit voorkomt dat u tijd verspilt aan het tellen van items met een lage verkoop.

-Concile inventarissen

Pas de gegevens aan

De inventaris moet worden aangepast vanwege diefstal, veroudering, achteruitgang of schade. De voorraadvermindering verklaart het verschil tussen de fysieke voorraadtelling en de voorraad die in de boeken is geregistreerd.

Afzonderlijke functies

Voorraadbeheer vereist zowel fysiek voorraadbeheer, zoals het tellen en verplaatsen van voorraad, als administratieve taken, zoals het indienen van de bijbehorende documentatie en boekhouding.

Deze twee functies moeten door verschillende afdelingen worden afgehandeld, waardoor het risico op diefstal wordt verkleind.

-Verbetering van voorraadbeheer

Optimaliseer voorraadniveaus

De voorraadniveaus moeten op het juiste niveau worden gehouden om de winst te maximaliseren en verliezen te verminderen.

Als u te veel voorraad aanhoudt, neemt het risico op veroudering, schade en bederf toe, terwijl te weinig voorraad betekent dat verkoopkansen verloren gaan.

Implementeer software

Hoewel het gebruik van een spreadsheet voor een klein bedrijf kan werken, hebben grote bedrijven voorraadbeheersoftware nodig.

Het systeem kan worden geïntegreerd met andere bedrijfssoftware om een ​​geïntegreerd systeem te creëren en activiteiten te automatiseren.

Methoden en tools voor voorraadbeheer

ABC voorraadbeheer

Het is niet wenselijk om dezelfde mate van controle over alle voorraadartikelen te hebben, aangezien elk artikel varieert op basis van de jaarlijkse verbruikswaarde.

Daarom wordt deze methode van voorraadbeheer gebruikt om het belang van elk artikel in de voorraad te bepalen op basis van de jaarlijkse verbruikswaarde. Ze zijn geclassificeerd als A, B en C.

Artikelen met een hoge waarde worden geclassificeerd als "A". Ze vormen over het algemeen 15% -25% van de voorraadartikelen, wat neerkomt op 75% -80% van de jaarlijkse consumptiewaarde. Er moet strikte controle over deze items worden gehandhaafd.

Categorie "B" bestaat uit artikelen met een lagere consumentenwaarde. Het bestaat uit 20% -30% van de voorraadartikelen, wat neerkomt op 10% -15% van de jaarlijkse consumptiewaarde. Er moet een redelijke controle op deze items worden gehandhaafd.

Minder belangrijke items in de inventaris worden geclassificeerd als "C". Het bestaat uit 45% -65% van de voorraadartikelen, die 5% -15% van de jaarlijkse consumptiewaarde vertegenwoordigen. Door de lage waarde van deze items wordt er weinig controle over gehouden.

Methode met drie bakjes

Het is gebaseerd op het concept van het Kanban-systeem, gebruikt door Japanse fabrikanten, dat de levering van artikelen regelt door een kaart te gebruiken met een reeks specificaties.

Werkcentra tonen deze kaart wanneer ze voorraad uit voorraadladen willen halen.

Alle drie de trays, één op de fabrieksvloer, één in het magazijn en de derde in de fabriek van de leverancier, zijn goed uitgerust met een Kanban-kaart om voorraadbewegingen te volgen.

Na gebruik te hebben gemaakt van de inventaris uit de tray die op de plantvloer is geplaatst, wordt deze aangevuld vanuit de storage tray. Vervolgens wordt de magazijnbak naar de leverancier gestuurd om uit de gereserveerde voorraad te worden gevuld. De leverancier zal onmiddellijk meer voorraad produceren om hun lege bak te vullen.

Net op tijd

Het is een methode waarbij materialen enkele uren voor gebruik worden verworven. Het wordt door bedrijven toegepast om onnodige voorraadbelasting te verminderen, voor het geval de vraag kleiner is dan de geplande voorraad.

Het doel van deze methode is om de voorraadomzet te verhogen en de onderhoudskosten voor opslag te verlagen.

Daarom elimineert het de noodzaak om grote voorraden te dragen. Om de voordelen van deze methode te kunnen plukken, moet er een goede timing zijn tussen de materiaallevering en de productiecyclus.

Geautomatiseerd systeem

Deze tool integreert in één systeem alle functies die betrokken zijn bij voorraadbeheer. Met dit type software kan een bedrijf voorraadniveaus controleren door automatisch voorraden bij te werken, opnames te registreren en saldi te bekijken.

Uw voordelen kunnen worden gemaximaliseerd wanneer u uw voorraadbeheersysteem integreert met andere systemen, zoals boekhouding en verkoop, die u helpen de voorraadniveaus beter te beheersen.

Vaste bestelhoeveelheid

Bij deze methode worden de maximale en minimale voorraadniveaus vastgelegd. Het vaste maximale voorraadaantal kan automatisch worden aangevuld wanneer het voorraadniveau het minimale voorraadniveau of het vastgestelde bestelpunt bereikt.

Het bedrijf moet de maximale en minimale voorraadcapaciteit vaststellen in functie van de opslagruimte en de verkooptrend.

Deze methode helpt fouten bij het opnieuw bestellen te verminderen en de opslagcapaciteit efficiënt te beheren.

Voorbeelden

NetSuite ERP

Dit systeem is ontworpen om voorraadbeheer te hebben, ongeacht het volume of de locatie. Hiermee kunt u aan de verwachtingen van de klantenservice voldoen of werkorders aan het magazijn leveren.

Met behulp van de ingebouwde tools en functies kan de voorraad worden gevolgd op meerdere locaties, evenals bestellingen en veiligheidsvoorraden worden bewaakt.

De oplossing is ontworpen voor middelgrote en grote bedrijven en zorgt ervoor dat u op elk moment over een groot voorraadvolume beschikt om aan de ordervraag te voldoen.

Zoho-inventaris

Wat u onmiddellijk zult waarderen aan dit voorraadbeheersysteem, is dat het deel uitmaakt van Zoho's reeks zakelijke productiviteitstoepassingen, een van de meest gebruikte softwaremerken voor ondernemingen.

Het grote voordeel van Zoho Inventory ten opzichte van andere systemen is de compatibiliteit met andere Zoho-productiviteitstoepassingen, waardoor stabiele gegevensmigratie tussen Zoho-producten mogelijk is.

Dit betekent dat u voorraad, verkoop, personeelszaken en klantrelaties kunt beheren met behulp van één enkel platform.

QuickBooks

Hoewel QuickBooks bij velen bekend staat als uitstekende boekhoudsoftware, kan de tool voor voorraadbeheer de beste tools voor voorraadbeheer op de markt bijhouden.

Gezien het feit dat bedrijven bezig zijn met het verkopen van artikelen of diensten, is het logisch dat een boekhoudsoftwareoplossing al deze artikelen kan beheren.

Ten eerste zorgt QuickBooks voor het bijwerken van de voorraadaantallen die worden gekocht of verkocht. Een snelle weergave van deze functie zou u in staat moeten stellen om gemakkelijk te zien wat er wordt verkocht, en vervolgens te vertellen wat er opnieuw moet worden besteld.

Terwijl u andere taken uitvoert, werkt QuickBooks op de achtergrond om voorraadwaarden op de balans te brengen.

Referenties

1. Nicole Pontius (2019). 4 soorten voorraadcontrolesystemen: eeuwigdurend vs. Periodieke voorraadcontrole en de voorraadbeheersystemen die hen ondersteunen. Camcode. Genomen van: camcode.com.
2. Zakelijke Jargons (2019). Voorraadcontrolesysteem. Genomen uit: businessjargons.com.
3. Michael R. Lewis (2019). Hoe een inventarisatiesysteem te ontwikkelen. Wiki Hoe. Genomen van: wikihow.com.
4. Anam Ahmed (2018). Wat zijn voorraadsystemen? Bizfluent. Ontleend aan: bizfluent.com.
5. TradeGecko (2019). Wat is voorraadbeheer? Genomen uit: tradegecko.com.
6. Adam Hayes (2019). Voorraadbeheer. Investopedia. Overgenomen van: investopedia.com.
7. Referentie voor bedrijven (2019). Voorraadcontrolesystemen. Genomen uit: referenceforbusiness.com.
8. Financiën online (2019). 10 beste voorraadbeheersystemen voor 2019. Afkomstig van: financesonline.com.