PERMANENT INVENTARISATIESYSTEEM: KENMERKEN EN VOORBEELD - DUDAS - 2026

Het eeuwigdurende voorraadsysteem is een methode voor het administreren van voorraad, waarbij de verkoop of aankoop van voorraad onmiddellijk wordt geregistreerd door het gebruik van geautomatiseerde verkooppunt- of orderinvoersystemen en enterprise asset management software.

De permanente voorraad biedt een zeer gedetailleerd overzicht van wijzigingen in de voorraad, met een onmiddellijk rapport van de voorraadhoeveelheid in het magazijn, waardoor het niveau van de beschikbare artikelen nauwkeurig wordt weergegeven.

Bron: pixabay.com

Dit voorraadsysteem is superieur aan het oudere periodieke voorraadsysteem, omdat het de verkoop en voorraadniveaus van individuele artikelen onmiddellijk kan volgen, waardoor voorraadtekorten worden voorkomen.

Een doorlopende voorraad hoeft niet handmatig te worden aangepast door bedrijfsaccountants, behalve voor zover de fysieke voorraadopname niet in overeenstemming is als gevolg van verlies, breuk of diefstal.

Permanente inventarisatie is de geprefereerde methode om de inventaris bij te houden, alsof deze op de juiste manier wordt beheerd, en op continue basis redelijk nauwkeurige resultaten kan opleveren.

kenmerken

Permanente voorraad beschrijft voorraadsystemen waarbij informatie over voorraadhoeveelheid en beschikbaarheid voortdurend wordt bijgewerkt als een functie van het bedrijf.

Dit wordt bereikt door het voorraadsysteem te verbinden met een orderinvoersysteem, zoals draadloze barcodescanners, en in winkels met het kassasysteem. Daarom zou de boekinventaris precies hetzelfde of bijna gelijk zijn aan de werkelijke inventaris.

Het is minder effectief wanneer er wijzigingen worden geboekt op inventariskaarten, omdat er een aanzienlijke kans bestaat dat boekingen niet, onjuist of niet tijdig worden gemaakt.

Onder het systeem van permanente voorraad werkt een bedrijf voortdurend zijn voorraadrecords bij om rekening te houden met voorraadtoevoegingen en -aftrekkingen voor activiteiten zoals:

- Inventarisitems ontvangen.

- Producten in voorraad verkocht.

- Items verplaatst van de ene plaats naar de andere.

- Materialen die worden gebruikt in het productieproces.

- Afgedankte items.

De formule van het eeuwigdurende voorraadsysteem is heel eenvoudig: begininventaris (meestal genomen uit een fysieke telling) + ontvangsten - zendingen = eindinventaris.

Voorraadverschillen

Een permanent voorraadsysteem heeft het voordeel dat het up-to-date informatie over de voorraadbalans biedt en een lager niveau van fysieke voorraadtellingen vereist.

De voorraadniveaus die door dit systeem worden berekend, kunnen echter geleidelijk verschillen van de werkelijke voorraadniveaus.

Dit komt door niet-geregistreerde transacties of diefstal, dus de boekhoudkundige saldi moeten periodiek worden vergeleken met de werkelijk beschikbare bedragen, met behulp van cyclustelling en indien nodig het boekhoudkundige saldo aanpassen.

Kosten van verkochte goederen

Onder het permanente systeem zijn er continue updates in de kosten van de verkochte goederenaccount naarmate elke verkoop plaatsvindt. Dit betekent dat het gemakkelijk is om voor het einde van de boekhoudperiode een nauwkeurige prijs te krijgen van de verkochte goederen.

Aankopen

Voorraadaankopen worden naar de voorraadrekening voor grondstoffen of naar de goederenrekening geboekt, afhankelijk van de aard van de aankoop, terwijl er ook een afzonderlijke recordinvoer is die voor elk voorraadartikel wordt bijgehouden.

Transacties volgen

Onderzoeken zijn veel gemakkelijker te volgen in een systeem van doorlopende voorraad. In dit systeem zijn alle transacties op individueel niveau tot in detail beschikbaar.

Voorraadrapporten zijn op elk moment online toegankelijk. Dit maakt het gemakkelijk om voorraadniveaus te beheren en het geld dat nodig is om extra voorraad aan te schaffen.

Aangezien het periodieke voorraadsysteem slechts af en toe wordt bijgewerkt, beschikken managers nooit over actuele en nauwkeurige financiële informatie waarop zij hun aankoop- of fabricagebeslissingen kunnen baseren.

Voor-en nadelen

Voordeel

Het belangrijkste voordeel is dat managers tijdig relevante statistieken over de status van het bedrijf krijgen.

Het bedrag van de kosten van verkochte goederen en het saldo van de voorraadrekening zijn op elk moment beschikbaar. Deze informatie is van groot belang voor het verbeteren van het inkoopbeleid en het opstellen van korte termijn financiële overzichten.

Hoewel inventarisfouten kunnen optreden als gevolg van verlies, breuk, diefstal, onjuiste voorraadopsporing of scanfouten, heeft het gebruik van dit systeem veel voordelen:

- Behoud meer controle over fysieke voorraden door het werkelijke saldo te vergelijken met de boekstukken.

- Detecteer onmiddellijk elk probleem voordat het gigantisch wordt, zoals diefstal, schade of inventarisatielekken.

- Voorkom stockouts. Een gebrek aan voorraad betekent dat een product niet op voorraad is.

- Management voorzien van een nauwkeuriger begrip van de voorkeuren van klanten.

- Beheer het voorraadbeheersysteem voor meerdere locaties centraliseren.

- Zorg voor meer nauwkeurigheid, aangezien elk voorraadartikel afzonderlijk wordt geregistreerd in het grootboek.

- Verminder fysieke voorraadtellingen, zonder dat u routinematige bedrijfsactiviteiten hoeft stop te zetten tijdens fysieke telling.

Nadelen

- In het geval van handmatige boekhouding is het gebruik van het systeem van permanente inventarisatie tijdrovend. Dit kan ook leiden tot veel fouten in elke boekhoudperiode. Dit probleem kan alleen worden opgelost door een geautomatiseerd boekhoudsysteem toe te passen.

- Het gebruik van computers en boekhoudsoftware kan voor kleine bedrijven behoorlijk duur zijn.

- Het bijhouden van voorraadrekeningen onder een permanent systeem is duur en tijdrovend.

- Permanente inventarissystemen kunnen kwetsbaar zijn voor fouten door overschattingen of onderschattingen. Deze kunnen optreden als gevolg van diefstal, breuk, scanfouten of niet-bijgehouden voorraadbewegingen, wat kan leiden tot aanvulfouten.

Voorbeeld

Een voorbeeld van een permanent voorraadsysteem is een moderne verzend- en ontvangstafdeling voor goederen. Elke box die wordt ontvangen, wordt in het boekhoudsysteem gescand en wordt zo automatisch toegevoegd aan de voorraadbalans.

Producten die naar klanten worden verzonden, worden gemarkeerd met een streepjescode en gescand wanneer ze het verzenddok verlaten. Hierdoor worden ze automatisch uit het boekhoudsysteem gehaald en neemt de voorraad af.

Zoals te zien is, wordt dit moderne systeem in realtime bijgewerkt. Het is niet nodig om de transacties in batches te verwerken zoals bij een periodiek voorraadsysteem. Bijgevolg zullen alle rapporten altijd up-to-date zijn voor beoordeling door het management.

Referenties

1. Steven Bragg (2018). Perpetual inventory systeem. Boekhoudkundige hulpmiddelen. Genomen uit: accountingtools.com.
2. Steven Bragg (2019). Het verschil tussen de periodieke en permanente inventarisatiesystemen. Boekhoudkundige hulpmiddelen. Genomen uit: accountingtools.com.
3. James Chen (2018). Eeuwigdurende voorraad. Overgenomen van: investopedia.com.
4. Wikipedia, de gratis encyclopedie (2019). Voortdurende voorraad. Ontleend aan: en.wikipedia.org.
5. Mijn boekhoudcursus (2019). Wat is een systeem van continu voorraadbeheer? Genomen van: myaccountingcourse.com.