DIRECTIESECRETARESSE: PROFIEL, NOODZAKELIJKE VAARDIGHEDEN EN FUNCTIES - DUDAS - 2025

De directiesecretaris is een functie of beroep dat dient om maximale ondersteuning te bieden aan hooggeplaatste medewerkers in een bedrijf of organisatie. Hij zal degene zijn die het rooster van de leidinggevenden zal organiseren en bijhouden en hen zal helpen bij het uitvoeren van een breed scala aan administratieve taken.

Het doel is om bij te dragen aan de algehele efficiëntie van het bedrijf door ervoor te zorgen dat alle administratieve taken die aan u zijn toegewezen, tijdig en efficiënt worden uitgevoerd. Een secretaris is de persoon die administratieve ondersteuning biedt. Ze kunnen taken uitvoeren zoals schrijven en archiveren, de telefoon beantwoorden en berichten verzenden.

Bron: pixabay.com

Aan de andere kant doet de directiesecretaresse of administratief assistent ook een aantal van die activiteiten, naast het coördineren van het kantoor, het onderzoeken van producten, interactie met leveranciers, het bestellen van producten en het creëren van een database. .

Directiesecretarissen ontvangen doorgaans hogere salarissen dan secretaresses omdat ze functies op hoog niveau vervullen en de kantoorproductiviteit versnellen.

Vereist profiel

- Bachelor in bedrijfskunde of aanverwante vakgebieden.

- Bewezen ervaring als directiesecretaresse of een gelijkaardige administratieve functie.

- Moet bekwaam zijn in het omgaan met Microsoft-Office op een alomvattende manier, en in backofficesoftware, bijvoorbeeld ERP-systemen.

- Diepgaande kennis van kantooradministratie en elementaire boekhoudprocedures, evenals het relevante technische vocabulaire dat in de branche wordt gebruikt.

- Bekendheid met elementaire onderzoeksmethoden en rapportagetechnieken.

- Uitstekende organisatorische en tijdmanagementvaardigheden.

- Uitstekende communicatie- en onderhandelingsvaardigheden.

- Integriteit en vertrouwelijkheid.

Directiesecretarissen moeten snelle professionals zijn met geweldige tijdmanagementvaardigheden en multitasking. Het is met hun ijver en competentie in hun werk dat leidinggevenden zich kunnen concentreren op hun leidinggevende verantwoordelijkheden zonder zich zorgen te maken over andere taken.

Veel managers zijn sterk afhankelijk van hun directiesecretaresse om de dagelijkse taken te coördineren en op schema te houden. Tact en assertiviteit zijn vereist als beheerders van de tijd van de manager.

Vaardigheden benodigd

Directiesecretarissen moeten bekwaam zijn in basisvaardigheden zoals schrijven, grammatica, spelling en interpunctie, en ervaring hebben met het gebruik van kantoorapparatuur en veelgebruikte softwaretoepassingen zoals tekstverwerking, spreadsheets en afbeeldingen.

Evenzo moeten ze uitstekende tijdmanagementvaardigheden hebben en in staat zijn om effectief met verschillende verantwoordelijkheden om te gaan.

Aan de andere kant heeft een directiesecretaris ook andere kwaliteiten nodig, zoals beoordelingsvermogen, diplomatie, discretie en het vermogen om zelfstandig problemen op te lossen.

Ze hebben sterke communicatieve vaardigheden nodig om met het publiek om te gaan, rapporten te schrijven en publicaties te beoordelen.

Luister actief

U moet weten hoe u de volledige aandacht kunt schenken aan wat andere mensen zeggen, de tijd moet nemen om de punten die worden gemaakt te begrijpen, de gepaste vragen moet stellen en niet moet onderbreken op ongepaste momenten.

Begrijpend lezen

Volledig begrip van geschreven zinnen en alinea's in werkgerelateerde documenten.

Tijdsbeheer

Weet hoe u zowel uw eigen tijd als die van anderen efficiënt kunt beheren.

Weet hoe je moet spreken

Spreek duidelijk met andere mensen om informatie effectief over te brengen.

Schrijven

Zorg voor effectieve schriftelijke communicatie, afhankelijk van de behoeften van het publiek.

Kritisch denken

Gebruik van logica en redenering om de sterke en zwakke punten van oplossingen, conclusies of alternatieve benaderingen van problemen die zich voordoen te kunnen identificeren.

Proactief leren

Begrijp de implicaties van nieuwe informatie voor huidige en toekomstige probleemoplossing en besluitvorming.

Coördinatie

Aanpassing van acties in relatie tot de acties van anderen.

Beoordeling

Beoordeling en evaluatie van de prestaties van hemzelf, andere mensen of organisaties om verbeteringen aan te brengen of corrigerende maatregelen te nemen.

Kenmerken

Een uitvoerend secretaris kan verantwoordelijk zijn voor de kleine kas en boekhouding, maar kan ook een begroting beheren. U kunt artikelen op een website publiceren, maar u kunt ook de website ontwerpen en beheren.

U kunt gegevens invoeren in een spreadsheet die u heeft ontworpen en gebruikt voor uw rapportagefuncties.

Een directiesecretaris kan toezicht houden op het administratief personeel. Rapporteert vaak rechtstreeks aan de CEO en kan een of meer senior executives onderschrijven.

Verantwoordelijkheden

Aandacht voor leidinggevenden

- Houd de agenda van de leidinggevenden bij en assisteer bij het plannen van benoemingen, bestuursvergaderingen, conferenties, enz.

- Bijeenkomsten bijwonen om notulen en notulen voor te bereiden, deze vervolgens samenstellen, transcriberen en verspreiden.

- Maak alle reisarrangementen voor leidinggevenden: kaartaankoop, hotelreservering, levering van reiskosten, beheer en beoordeling van relevante documentatie, enz.

- Voer de gemandateerde onderzoeken uit, verzamel gegevens en bereid documenten of rapporten voor ter overweging en presentatie door leidinggevenden, commissies en raden van bestuur, zoals toegewezen.

- Behandel vertrouwelijke documenten en zorg ervoor dat ze beschermd en veilig blijven.

Interne en externe interactie

- Ontvang en filter telefoongesprekken, en leid ze door naar de juiste persoon wanneer dat uitkomt.

- Beheer, prioriteer en verspreid alle inkomende of uitgaande correspondentie (e-mail, brieven, faxen, pakketten, enz.), Lees en analyseer inkomende memo's, presentaties en rapporten om hun belang vast te stellen en de distributie ervan te plannen.

- Bereid antwoorden voor op correspondentie met routinevragen.

- Houd toezicht op het gebruik van kantoorbenodigdheden en onderhandel over de voorwaarden met leveranciers om ervoor te zorgen dat bestellingen winstgevender zijn.

- Ontmoet personen, belangengroepen en anderen namens leidinggevenden, commissies en raden van bestuur.

- Verwelkom bezoekers en bepaal of ze toegang moeten krijgen tot specifieke mensen.

Administratieve ondersteuning

- Bewaar elektronische en papieren documenten in een bestand, en zorg ervoor dat de informatie georganiseerd en gemakkelijk toegankelijk is, zodat u ze snel kunt opvragen.

- Bereid facturen, rapporten, brieven, financiële overzichten en andere documenten voor, gebruikmakend van tekstverwerkingssoftware, spreadsheets, databases en / of presentaties, waarbij ook de bijbehorende hulp bij de boekhouding wordt geboden.

- Voer algemene kantoortaken uit, zoals het onderhouden van administratiesystemen en het uitvoeren van elementaire boekhoudkundige taken.

- Coördineren en aansturen van kantoordiensten, zoals dossiers en budgettering, om leidinggevenden bij te staan.

- Opstellen van en toezicht houden op administratief beleid en procedures, zowel voor kantoormedewerkers als voor de organisatie.

- Bestudeer de werkwijzen en procedures om te bepalen of er verbeteringen kunnen worden aangebracht op gebieden als werkstroom, rapportageprocedures of onkosten.

- Toezicht houden op en trainen van ander administratief personeel.

Referenties

1. Werkbaar (2018). Functieomschrijving van uitvoerend secretaris. Genomen uit: resources.workable.com.
2. Beth Greenwood (2018). Het verschil tussen een secretaris en een uitvoerend secretaris. Werk - Chron. Overgenomen van: work.chron.com.
3. Carrièreplanner (2018). Uitvoerend secretaris en administratief assistent. Ontleend aan: job-descriptions.careerplanner.com.
4. Hrvillage (2018). Uitvoerend secretaris vacaturetekst. Genomen van: hrvillage.com.
5. BSR (2018). Verantwoordelijkheden van uitvoerend secretaris. Genomen uit: bestsampleresume.com