INKOOPAANVRAAG: SOORTEN, HOE DEZE IS GEMAAKT EN VOORBEELDEN - DUDAS - 2026

Het aanvraagformulier tot bestellen is het document dat wordt gegenereerd door een gebruikersafdeling of door magazijnpersoneel om de inkoopafdeling op de hoogte te stellen van de artikelen die besteld moeten worden, de hoeveelheid en de levertijd. Kopen bij een bedrijf begint met het verzamelen van vereisten.

Nadat ze zijn samengesteld, dient de afdeling inkoop te worden geïnformeerd. De aanvraag tot bestellen is het document dat de lijst met deze vereisten bevat. Om fraude te voorkomen, mogen afdelingsmanagers over het algemeen niet rechtstreeks bij leveranciers bestellen of namens het bedrijf inkopen.

In plaats daarvan is het een andere afdeling, de inkoopafdeling, die daadwerkelijk bestellingen plaatst bij externe leveranciers. De managers van de verschillende afdelingen gebruiken de bestelbonnen om deze afdeling te informeren welke materialen er moeten worden aangekocht.

Inkoopaanvragen en inkooporders zijn belangrijke documenten bij het verwerven van de artikelen die het bedrijf nodig heeft voor zijn werking, waarbij het orderproces intern en extern wordt gestandaardiseerd.

Soorten

De belangrijkste punten over de aanvraag tot bestellen zijn als volgt:

- Het is een verzoek aan de afdeling inkoop om een ​​bepaalde lijst met materialen te verkrijgen.

- U heeft de goedkeuring van de inkooporganisatie nodig.

- Het is een intern document; dat wil zeggen, het blijft binnen de organisatie.

U kunt een aanvraag tot bestellen maken voor de volgende soorten inkoop:

Standaard

Voorraden en materialen van leveranciers verkrijgen, zowel voor productieprocessen als voor kantoorbenodigdheden en andere activa.

Uitbesteding

Om grondstof aan een leverancier te leveren, en zo een afgewerkt product te verkrijgen.

Zending

Materiaal verkrijgen dat wordt bewaard in de faciliteiten van het bedrijf en de leverancier wordt daarvoor betaald.

Overdracht

Om materialen te verkrijgen van een andere afdeling of gebied binnen dezelfde organisatie.

Externe dienst

Om de diensten van een externe leverancier te verkrijgen, zoals het uitvoeren van onderhoud aan de fabriek.

Zoals uitgewerkt?

De basiscomponenten waaruit een aanvraag tot bestellen bestaat, zijn:

- Nummer van de aanvraag, waarmee het document kan worden geïdentificeerd. Het moet voorbedrukt zijn.

- Verzoekende afdeling.

- Datum van de aanvraag en gewenste leverdatum.

- Naam van de persoon die de aanvraag opstelt en de handtekening van de persoon die de bijbehorende machtiging uitvoert.

- De gevraagde items moeten in detail worden beschreven om onnauwkeurige gegevens te voorkomen. Het bedrag moet exact zijn; het is erg belangrijk om de benodigde unit (kilo's, liters, units etc.) te plaatsen.

- Handtekening van de afdelingsmanager inkoop die de aankoop wel of niet goedkeurt.

- Als er al offertes zijn aangevraagd bij leveranciers, moeten deze bij de aanvraag worden gevoegd.

Inkoopaanvraagproces

Het proces van inkoopaanvragen wordt door organisaties gebruikt om bestellingen voor benodigdheden te plaatsen en te volgen. Dit kan van alles zijn, van grondstoffen tot kantoormeubilair en meer.

Wanneer een afdelingsmanager van mening is dat het materiaal bijna op is, vult hij het aanvraagformulier tot bestellen in, dat de bovenstaande velden bevat.

Een aanvraag tot bestellen is het formulier dat een bedrijfsafdeling naar de inkoopafdeling stuurt, met daarin de artikelen die het bij een externe leverancier wil bestellen.

Met dit proces kunnen gebruikers een bestelling plaatsen, goedkeuring van de supervisor krijgen en, belangrijker nog, externe leveranciers toestaan ​​om prijsoffertes in te dienen.

Wanneer de inkoopmanager tijdens dit proces de aanvraag tot bestellen ontvangt, kan hij alle informatie bekijken die door de brongebruiker is ingediend. De manager selecteert simpelweg of de aanvraag wordt goedgekeurd of niet.

Als het niet wordt goedgekeurd, is er een vak om de reden voor het besluit te vermelden en wordt de aanvragende afdeling op de hoogte gesteld van dit besluit. Als de manager echter zijn goedkeuring geeft, is de volgende stap het opvragen van een offerte bij de leveranciers.

Belang

Start het aankoopproces

Van tijd tot tijd hebben de afdelingen van een bedrijf materialen nodig; de aanvraag tot bestellen initieert het aankoopproces. De inkoopafdeling handelt naar de sterkte van het document.

Als er problemen zijn, zal het document dienen als bewijs dat een afdeling de benodigdheden heeft besteld met een bepaalde communicatie.

Het is een controle-instrument

Als er geen goede controles zijn, kan het personeel bij fraude worden betrokken, aangezien zij materiaal voor persoonlijk gebruik kunnen aanvragen.

Bij een aanvraag tot bestellen zijn er maatregelen getroffen om te voorkomen dat er wordt gefraudeerd. Het verzoek moet door verschillende handen gaan om de juistheid en noodzaak ervan te garanderen.

Bescherm het bedrijf

Met een orderbevestiging wordt de kans op fraude vermeden. Bedrijfsactiva worden ook beschermd.

Centralisatie van het aankoopproces

Wanneer een organisatie vereist dat alle aanvragen centraal via de inkoopafdeling worden uitgevoerd, is het eenvoudig om het hele proces te managen.

Kopers profiteren ook, omdat ze nu aankopen kunnen bundelen en de koopkracht van de organisatie kunnen gebruiken om betere voorwaarden te bedingen.

Voorbeelden

voorbeeld 1

Verzoek nr .: 00455

Datum: 15 mei 2018

Naam aanvrager: Annaliese Corvo

Functie: opleidingsbegeleider

Afdeling: Personeelstraining

Reden van de aanvraag: De volgende artikelen zijn verplicht om te gebruiken in de training "Kwaliteitszorg", die in de week van 16 t / m 20 juli 2018 wordt gegeven.

- 01 doos met flip-over markers.

- 12 potloden.

- 01 flipover met 20 witte vellen: 1 meter breed x 1,5 meter lang.

- 12 enkellijns notitieboekjes van normaal formaat.

- 06 gekleurde markers voor whiteboard.

- 12 wissers om te wissen.

- 12 blauwschrijvende pennen.

2 offertes ontvangen van leveranciers van briefpapier zijn bijgevoegd.

Geautoriseerd door: Alberto Moreno

Functie: manager personeelszaken

Human Resources Management

Voorbeeld 2

Confecciones Tely, de productieafdeling van SA, moet verschillende materialen bestellen en het bestelformulier invullen. Met dit formulier wordt de inkoopafdeling geïnformeerd dat deze benodigdheden nodig zijn.

De inkoopafdeling kan de ontvangen aanvraag goedkeuren of weigeren. Indien goedgekeurd, wordt er een inkooporder aangemaakt.

De inkooporder wordt naar de verkoper gestuurd om de producten te kopen. De leverancier produceert en levert de producten met factuur.

De ontvangende afdeling ontvangt de producten en levert het ontvangstrapport af aan de boekhoudafdeling.

Als alle documenten in overeenstemming zijn, geeft de boekhouding de goedkeuring van de factuur aan de kassamedewerker, wat aangeeft dat de betaling aan de leverancier kan worden gedaan.

Referenties

1. Zakelijk woordenboek (2018). Aankoopaanvraag. Genomen uit: businessdictionary.com.
2. MyAccountingCourse (2018). Wat is een aanvraag tot aankoop? Genomen van: myaccountingcourse.com.
3. Forest Tijd. Het verschil tussen een aanvraag en een inkooporder. Klein bedrijf - Chron. smallbusiness.chron.com.
4. Dani Hao (2018). Wat is een inkoopaanvraag en waarom is dit belangrijk voor uw bedrijf? Procurify. Genomen van: blog.procurify.com.
5. Tutorials Point (2018). SAP MM - Inkoopaanvraag. Genomen van: tutorialspoint.com.