KLEINE GELDTERUGGAVE: WAT HET IS, DOCUMENTEN EN VOORBEELDEN - DUDAS - 2025

De terugbetaling van kleine bedragen is de terugbetaling die wordt gedaan aan een vast fonds dat is toegewezen aan een afdeling van het bedrijf, voor het bedrag van de betalingen die op deze manier zijn gedaan, volgens wat is aangegeven in de gepresenteerde facturen en ontvangstbewijzen, om de uw startbedrag weer in contanten.

Bedrijven houden over het algemeen kleinere hoeveelheden contant geld bij hun faciliteiten om te voldoen aan kleine diverse betalingen, zoals voedsel en kantoorbenodigdheden.

Bron: pixabay.com

Er kunnen meerdere kleine geldlocaties zijn in een groter bedrijf, waarschijnlijk één per gebouw of zelfs één per afdeling. Er wordt een apart boekhoudsysteem gebruikt om kleine contante transacties bij te houden.

Dergelijke betalingen worden over het algemeen afgehandeld via een klein voorschotsysteem, waarvoor een bedrag aan "fluctuerend geld" wordt toegewezen. Dit is het maximale bedrag aan contanten dat op elk moment kan worden vastgehouden.

De geprefereerde methode om een ​​terugbetaling uit te voeren is per cheque, aangevraagd via een naar behoren geautoriseerde en gedocumenteerde cheque.

Wat is de kleine geldteruggave?

Om een ​​klein geldfonds op te richten, wordt een cheque gecreëerd voor het bedrag van het fonds dat aan het betreffende kleine geld is toegewezen.

De eerste boeking van het kleine kasboek is een afschrijving van de kleine geldrekening en een creditering van het geld of de bankrekening.

De bewaarder betaalt vervolgens verschillende bedragen uit het kleine kasfonds in ruil voor ontvangsten die verband houden met wat de kosten ook zijn.

Op dit moment is er geen journaalboeking. In plaats daarvan neemt het kassaldo in het kleine kasfonds af terwijl het aantal ontvangsten toeneemt.

Het resterende geld plus de totale ontvangsten moet te allen tijde gelijk zijn aan het oorspronkelijke bedrag in het onderste vak. Diefstal of registratiefouten kunnen echter leiden tot een variatie van het initiële financieringsbedrag.

Terugbetaling

Wanneer het kassaldo in het kleine geldfonds tot een voldoende laag niveau daalt, vraagt ​​de kleine geldbewaarder de kassamedewerker om contante terugbetaling.

Dit verkrijgt het cijfer van een totaal van de ontvangsten die zijn geaccumuleerd. De kassamedewerker schrijft een nieuwe cheque uit voor de volledige waarde van de bonnen en wisselt deze cheque in voor de bonnen.

De kleine kasboekingang is een afschrijving van de kleine kasrekening en een creditering van de geld- of bankrekening.

De kleine geldbewaarder voert het geld in de kleine geldlade, die nu het oorspronkelijke bedrag zou moeten bevatten dat voor het fonds is toegewezen.

De kassamedewerker maakt een journaalboeking om kleine kassabonnen te registreren. Dit is een creditering van de kleine geldrekening en het debiteren van verschillende onkostenrekeningen, afhankelijk van wat er met het geld is gekocht.

Besturing

Er moeten sterke interne controles worden ingesteld voor contante ontvangsten of uitbetalingen om wanbeheer van fondsen te voorkomen en te beschermen tegen verliezen.

- De kleinere doos moet op een veilige plaats worden bewaard. Bijvoorbeeld in een geldkist.

- De kassamedewerker moet verantwoordelijk zijn voor het bijhouden van de facturen die overeenkomen met betalingen met contant geld.

- Er moeten van tijd tot tijd verrassingskasbetalingen worden uitgevoerd om de juistheid van het kassaldo op de kleine kassa te garanderen.

- Het bedrag aan contant geld in het kleine geld mag niet te hoog zijn.

Documenten

Elk bedrijf bepaalt de te gebruiken formaten en de procedure die moet worden gevolgd voor het verzoek om terugbetaling, maar in wezen bestaat het proces uit het samenvoegen van alle betalingen die zijn gedaan met de onderkant van het onderste vak en de respectieve steunen.

Het is belangrijk dat elke betaling, zelfs minimaal, wordt ondersteund door de respectieve factuur of, indien van toepassing, het gelijkwaardige document, waar het bedrijf of de persoon aan wie de betaling is gedaan duidelijk kan worden geïdentificeerd, voor relevante kwesties zoals afhandeling van belastingen en boekhouding.

Formaat voor terugbetaling

De bewaarder die verantwoordelijk is voor het afhandelen van het kleine geld moet een voucher invullen met de naam "Terugbetaling van het kleine geld", waarin de gemaakte kosten in een bepaalde periode worden vermeld, om een ​​vergoeding te ontvangen voor het verbruikte geld.

De werknemer moet alle originele onkostennota's indienen bij een ingevuld formulier voor kleine contanten:

Het totaal van alle facturen en ontvangsten in het terugbetalingsformaat en de resterende beschikbare contanten in de kleine kas moeten gelijk zijn aan het bedrag van het oorspronkelijke voorschot.

Het getotaliseerde formaat voor kleine geldteruggave, met de som van alle individuele betalingen, wordt naar de controller gestuurd voor definitieve beoordeling en autorisatie.

Uitbetalingsbon

Om de waarde van de gemaakte kosten te vergoeden volgens de ontvangsten en kleine contante facturen, die zijn vermeld in het document "kleine contante terugbetaling", wordt een bewijs van uitgaven of betaling gegenereerd, zoals hieronder weergegeven .

Al deze betrokken documenten moeten worden bijgevoegd bij de boekhouding van het journaalboekstuk.

Het terugbetalingsformulier en de originelen van alle documentatie worden ter verwerking naar de crediteurenadministratie gestuurd.

Het bewijs van kwijting wordt gemaakt op naam van de bewaarder van het kleine geld, zodat de cheque op zijn naam kan worden uitgegeven voor het gevraagde bedrag. De restitutiecheque kan privé worden geïnd door de bewaarder.

Voorbeelden

Bedrijf ABC besluit om $ 100 in contanten toe te wijzen als een klein kasfonds aan zijn operationele afdeling, zodat het zijn goedkope uitgaven direct kan verwerken.

Daarom wordt op 1 maart het geld van $ 100 geleverd. De initiële toewijzing van kleine geldmiddelen wordt als volgt in de boekhouding opgenomen:

Gedurende de maand maart heeft de operationele afdeling de volgende kleine betalingen gedaan via het kleine geld:

- 3 januari: aankoop van thee voor $ 10.

- 15 januari: aankoop van briefpapier voor $ 50.

- 27 januari: betaling aan de loodgieter voor $ 20.

Deze betalingen die met het kleine geld worden gedaan, worden als volgt in de boekhouding opgenomen:

Het kleine geld moet op 31 maart worden terugbetaald. Aangezien de totale kosten voor de maand $ 80 bedroegen, is dit het terug te betalen bedrag:

Daarom heeft het onderste vak vanaf 1 april opnieuw de $ 100 die er oorspronkelijk aan was toegewezen.

Referenties

1. Fordham University (2019). Kleine kasgelden en terugbetalingen. Genomen uit: fordham.edu.
2. Stanford University (2019). Hoe kan ik: een werknemer terugbetalen met contant geld. Ontleend aan: web.stanford.edu.
3. Boekhouding vereenvoudigd (2019). Boekhouding voor klein geld. Ontleend aan: accounting-simplified.com.
4. Steven Bragg (2019). Kleine kasboekhouding. Boekhoudkundige hulpmiddelen. Genomen uit: accountingtools.com.
5. Gerencie (2017). Kleine contante terugbetaling. Genomen van: gerencie.com.