- De drie tijdperken van documenten
- Administratieve of actieve leeftijd (managementdossier)
- De tussenliggende of semi-actieve leeftijd (centraal dossier)
- De inactieve leeftijd of historische leeftijd (historisch archief)
- Stadia in de levenscyclus van documenten
- Middelen
De levenscyclus van documenten bestaat uit een opeenvolging van fasen die een bestand doorloopt gedurende zijn levensduur. Deze fasen variëren van de creatie van een document, via al zijn toepassingen en wijzigingen, tot het moment van vernietiging of permanent archiveren.
Het concept van de levenscyclus van documenten is in de Verenigde Staten ontstaan na de Tweede Wereldoorlog. Dit was te wijten aan de noodzaak om een geschikte manier te vinden om een groot aantal verzamelde bestanden te verwerken.
Afbeeldingsbron: Wikimedia.org.
Elke discipline benadert de levenscyclus van documenten op een andere manier, rekening houdend met de focus en de aard van het archief. De levenscyclus van een juridisch document kan bijvoorbeeld verschillende stadia hebben dan die van een academisch document.
In elk geval variëren de overwegingen over hoe lang een document moet worden bewaard, hoe het moet worden bewaard of wat het juiste gebruik moet zijn. Evenzo zijn er ook verschillende benaderingen van de fasen van zijn levenscyclus.
Er kunnen bijvoorbeeld documenten zijn die vanwege hun leeftijd geen waarde hebben voor een bedrijf of een overheidsinstantie. Diezelfde archieven kunnen echter een hoge historische waarde hebben voor een museum.
Een ander fundamenteel verschil is het verschil tussen analoge en digitale documenten. Hoewel het belang ligt in de inhoud van de documenten, impliceert het bestaan van digitale bestanden bijzonderheden in de behandeling en in de fasen van hun levenscyclus.
De drie tijdperken van documenten
Afbeelding: slideplayer
In 1972 stelde de historicus Carlos Wyffels de theorie van de drie leeftijden voor. Volgens dit zijn documenten objecten die een vitaal proces ondergaan waarin hun gebruik wordt getransformeerd.
Over het algemeen worden documenten direct na het aanmaken en gedurende een bepaalde tijd intensief gebruikt. Na verloop van tijd neemt dit gebruik echter af tot het moment waarop het volledig stopt, hetzij omdat ze worden gearchiveerd of vernietigd.
Volgens Wyffels is deze cyclus die alle documenten doorlopen verdeeld in drie tijdperken: de administratieve of actieve leeftijd, de tussenliggende of semi-actieve leeftijd en de inactieve of historische leeftijd.
Administratieve of actieve leeftijd (managementdossier)
Verwijst naar de actieve periode van een document. Het begint op het moment dat het is gecreëerd en doorloopt verschillende stadia waarin het vaak wordt geraadpleegd, overgedragen en gedeeld.
De administratieve leeftijd van een energierekening begint bijvoorbeeld wanneer deze wordt gegenereerd. Blijf dan voor een beperkte tijd in beweging - terwijl u wordt bezorgd of per e-mail wordt verzonden door een postbode, bij het controleren en bij het betalen.
De tussenliggende of semi-actieve leeftijd (centraal dossier)
Het is de periode waarin het document de bruikbaarheid heeft verloren waarvoor het is gemaakt. Daarom is het niet zo actief in gebruik als in de administratieve leeftijd. Het blijft echter bewaard en kan niet vaak worden geraadpleegd.
De tussenliggende leeftijd van een energierekening begint bijvoorbeeld wanneer deze na betaling in een map wordt opgeslagen. Het is zeer waarschijnlijk dat het nooit meer zal worden geraadpleegd, maar het wordt bewaard voor het geval er zich een probleem voordoet.
De semi-actieve levensduur van documenten kan variëren, afhankelijk van het type document en afhankelijk van de context. Een juridisch document kan bijvoorbeeld een langere actieve levensduur hebben dan een energierekening.
De inactieve leeftijd of historische leeftijd (historisch archief)
Verwijst naar de laatste periode van de archieven. Niet alle bestanden hebben echter dezelfde bestemming. Afhankelijk van hun aard kunnen ze historisch worden gemaakt of vernietigd.
Historische archieven zijn archieven met een culturele of onderzoekswaarde. Daarom wordt tijdens deze fase naar conserveringsmethoden gezocht om ze zo volledig mogelijk te behouden.
Stadia in de levenscyclus van documenten
De theorie van de drie tijdperken legt in het algemeen de fundamentele fasen vast die alle documenten doorlopen. Er zijn echter ook andere, meer specifieke fasen die het nut en de behandeling van documenten bepalen.
De fasen die een document doorloopt, zijn afhankelijk van de waarde, het gebruik en de context. Aan de hand van deze kenmerken wordt bepaald welke fasen het moet doorlopen en wat de technische en administratieve voorzieningen voor elk ervan zijn.
Dit zijn enkele van de belangrijkste fasen die een document tijdens zijn levensduur doorloopt:
1-Creation: bestaat uit het maken van het document, hetzij in gedrukt of digitaal formaat.
2-Opslag: volgens het formaat waarin het document is gemaakt, wordt het fysiek of digitaal opgeslagen. In sommige gevallen wordt ook rekening gehouden met de digitaliseringsfase, als deze onderdeel uitmaakt van het proces.
3-categorisering: verwijst naar de organisatie, classificatie of indexering van documenten volgens de parameters die in elke context zijn vastgesteld.
4-Overdracht: verwijst naar het verzenden en / of bezorgen van een document volgens zijn kenmerken. Momenteel kan dit verwijzen naar een bezorging per fysieke post of een bezorging per e-mail, afhankelijk van het geval.
5-Distributie: deze fase verwijst naar documenten die van openbaar gebruik of behoefte zijn, en daarom nadat ze zijn gemaakt, moeten worden bekendgemaakt aan een bepaalde groep mensen.
6-Collaboratief gebruik: momenteel kunnen bestanden worden gerangschikt voor gedeeld gebruik en bewerking. Deze fase is van recente verschijning en wordt uitsluitend overwogen voor digitale documenten.
7-Consultatie: verwijst naar de fase waarin de documenten zijn gerangschikt met de bedoeling dat ze kunnen worden geraadpleegd. Tijdens dit proces zijn beveiligings- en / of toegankelijkheidsvoorzieningen erg belangrijk, afhankelijk van het publiek dat naar verwachting toegang krijgt tot de informatie.
8-Archivering of vernietiging: dit is de laatste fase in de levenscyclus van alle documenten. Het komt overeen met het moment waarop wordt besloten of het voldoende historische waarde heeft om te worden bewaard of juist wordt vernietigd.
Middelen
- Darmouth College. (SF). De levenscyclus van documenten: definities, ondersteunende technologieën en toepassingen. Hersteld van: dartmouth.edu
- González, L. (2015). Levenscyclus van documenten: theorie van de 3 tijdperken. Hersteld van: bibliopos.es
- Larrivee, B. (2013). Wat is een levenscyclus van elektronisch documentbeheer? Hersteld van: documentmedia.com
- Rouse, M. (SF). Levenscyclus van documenten. Hersteld van: whatis.techtarget.com
- Yebra, M. (2016). Levenscyclus van documenten - Het Spaanse archiefsysteem. Hersteld van: normadat.es.