PRINCIPES VAN ZEGGENSCHAP OVER EEN BEDRIJF: PRINCIPES EN VOORBEELDEN - DUDAS - 2026

De controleprincipes van een bedrijf zijn de voorschriften die het bestaan ​​vereisen van procedures en processen die zijn vastgelegd in boekhoudsystemen om managers te helpen toezicht te houden op bedrijfsactiviteiten en deze te reguleren, om er zo voor te zorgen dat de activa van het bedrijf worden beschermd.

Het doel van de controleprincipes is ervoor te zorgen dat het boekhoudsysteem correct werkt en dat zakelijke gebeurtenissen nauwkeurig worden geregistreerd. Het is duidelijk dat managers niet alle medewerkers kunnen controleren, dus er is een mogelijkheid dat er fouten of fraude zullen plaatsvinden.

Om effectieve controles te identificeren en vast te stellen, moet het management voortdurend risico's beoordelen, de implementatie van de controle bewaken en de controles indien nodig aanpassen.

Het hebben van een dergelijke essentiële bedrijfsfunctie biedt redelijke beveiliging door de kans op fouten te verkleinen en de activa van de organisatie te beschermen. Vanwege het belang ervan moeten bedrijven rekening houden met de fundamentele principes van controle.

Belangrijkste besturingsprincipes

Controle omgeving

De managementstijl en verwachtingen van senior managers, met name hun controlebeleid, bepalen de controleomgeving.

In een controleomgeving wordt aanvullend toezicht uitgeoefend door een directiecomité, dat zorgt voor administratieve integriteit, ethische waarden, een welomschreven organisatiestructuur en bekwame en betrouwbare medewerkers die bevoegdheden en verantwoordelijkheden toewijzen.

Controle activiteiten

Het zijn specifieke beleidslijnen en procedures die het management gebruikt om zijn doelstellingen te bereiken. Deze omvatten het volgende:

Taakscheiding

Het vereist dat verschillende mensen de verantwoordelijkheid krijgen voor het uitvoeren van verschillende taken in gerelateerde activiteiten, met name die met betrekking tot autorisatie, bewaring of het bijhouden van gegevens.

Door verschillende mensen te vragen om deze functies uit te voeren, ontstaat een uitgebalanceerd controlesysteem.

Goedkeuring van transacties en activiteiten

Het helpt ervoor te zorgen dat alle bedrijfsactiviteiten voldoen aan de vastgestelde beleidslijnen en richtlijnen.

Door bepaalde managers te verplichten om bepaalde soorten transacties goed te keuren, wordt een extra verplichting toegevoegd aan de boekhouding door aan te tonen dat de transacties zijn geanalyseerd en goedgekeurd door de bevoegde autoriteit.

Documentstandaardisatie

Het omvat het opstellen van gebruiksvriendelijke en voldoende informatieve facturen en andere documenten, het gebruik van vooraf genummerde en opeenvolgende documenten en het tijdig opstellen van documenten.

Standaardisatie maakt het gemakkelijk om oude documenten te bekijken door te zoeken naar de bron van eventuele discrepanties in het systeem. Gebrek aan standaardisatie kan ertoe leiden dat sommige items in een dergelijke recensie over het hoofd worden gezien of verkeerd worden geïnterpreteerd.

Fysieke en toegangscontroles voor activa en records

Het zijn elektronische of mechanische bedieningselementen (kluizen, identificatiekaarten, hekken, kassa's, videocamera's, sloten) of computerbedieningen, gerelateerd aan toegangsrechten of vastgestelde back-up- en herstelprocedures.

Technologie kan over het algemeen gaan waar mensen dat niet kunnen, en u kunt 24 uur per dag aan het werk zijn zonder dat u extra betaald hoeft te worden.

Door de toegang tot een boekhoudsysteem te controleren door middel van wachtwoorden, sloten en elektronische toegangsrecords, worden onbevoegde gebruikers buiten het systeem gehouden, en wordt een manier geboden om het systeemgebruik te controleren om bronnen van fouten te identificeren.

Onafhankelijke beoordelingen

Bedrijven dienen periodiek hun controlesystemen te herzien. Dit moet worden gedaan door iemand die niets van het te verifiëren werk heeft gedaan.

Deze beoordelingen helpen om de betrouwbaarheid van boekhoudkundige informatie en de efficiëntie van operaties te waarborgen.

Toewijzing van verantwoordelijkheden

Het bedrijf moet de verantwoordelijkheden duidelijk vastleggen. Het toekennen van specifieke verantwoordelijkheden aan mensen zorgt ervoor dat ze hun rol bij het behouden van controle begrijpen.

Als een verantwoordelijkheid over het hoofd wordt gezien, zal een effectief monitoringsysteem duidelijk maken wie een toegewezen taak niet uitvoert.

Voorbeelden

Al deze controles beantwoorden aan de doelstellingen van het controleprincipe. Nadat de controles zijn ingevoerd, hoeven managers niet de activiteit van elke werknemer te controleren. Ze kunnen periodiek controles beoordelen om ervoor te zorgen dat ze correct werken en zich concentreren op het runnen van het bedrijf.

Taakscheiding

Het is een goede controle om ervoor te zorgen dat de functies voor het bijhouden van gegevens gescheiden zijn van de feitelijke afhandeling van contant geld.

Om deze reden is de kassamedewerker verantwoordelijk voor het innen van contanten van klanten, met de mogelijkheid om het op de bank te storten, en is de boekhoudafdeling verantwoordelijk voor het registreren van deze kassabonnen en het maken van bankafstemmingen.

Op deze manier kan een enkele persoon het geld van de klant niet aannemen en het misbruiken, en later bedekken met frauduleuze boekhouding.

Als twee mensen dit werk doen, kan fraude alleen werken als de een medeplichtig is aan de ander. Het is duidelijk dat twee medeplichtige werknemers veel minder geneigd zijn om te stelen dan één werknemer.

Goedkeuringen

Door goedkeuring te vereisen om grote onkosten te betalen, kan worden voorkomen dat gewetenloze werknemers grote frauduleuze transacties met bedrijfsgelden uitvoeren.

Een officiële prijslijst dient als goedkeuring voor verkooppersoneel om tegen deze prijzen te verkopen. Bovendien kan er een controle zijn waarmee de verkoopmanager redelijke wijzigingen in de prijslijst kan autoriseren.

Personeelsverloop en vakanties

Verplicht personeelsverloop of vakantieperiode wordt geïmplementeerd om frauduleuze regelingen op te sporen wanneer het vereist is om een ​​regelmatig systeem te hebben om het te onderhouden.

Als de accountant elke twee maanden van verantwoordelijkheid verandert, zal een persoon niet in staat zijn om een ​​frauduleus systeem consequent te beheren.

Fysieke audits

Fysieke audits omvatten het handmatig tellen van contanten en andere fysieke activa die in het boekhoudsysteem zijn geregistreerd, zoals voorraden.

Fysiek tellen kan verborgen discrepanties in rekeningsaldi aan het licht brengen door elektronische records volledig te omzeilen. Het tellen van het geld in de verkooppunten kan dagelijks of zelfs meerdere keren per dag worden gedaan.

Grotere projecten, zoals fysieke inventaris, hoeven minder vaak te worden uitgevoerd, misschien jaarlijks of driemaandelijks.

Periodieke boekhoudkundige aansluitingen

Ze garanderen dat de saldi van het boekhoudsysteem samenvallen met de saldi van de rekeningen van andere entiteiten, zoals banken, leveranciers en klanten.

De gevonden verschillen tussen dit soort complementaire rekeningen kunnen discrepanties in de eigen rekeningen aan het licht brengen, of dat de fouten hun oorsprong hebben in de andere entiteiten.

Geautomatiseerde controles

Het zijn waarschijnlijk de meest voorkomende interne controles omdat ze niet alleen het bedrijf beschermen, maar ook de efficiëntie verhogen.

Geautomatiseerde prikklokken zijn een goed voorbeeld. Medewerkers worden bij aankomst door deze klokken gecontroleerd en aan het einde van hun dienst gecontroleerd.

De geautomatiseerde tijdklok elimineert de mogelijkheid dat werknemers vals spelen met hun werktijden.

Referenties

1. MyAccountingCourse (2018). Wat zijn de principes van interne controle? Genomen van: myaccountingcourse.com.
2. MyAccountingCourse (2018). Wat is het controleprincipe? Genomen van: myaccountingcourse.com.
3. Michelle Miley (2017). Wat zijn de zeven principes van interne controle? Bizfluent. Ontleend aan: bizfluent.com.
4. TTUHSC (2017). Basisprincipes van interne controle. Genomen uit: elpaso.ttuhsc.edu.
5. CliffsNotes (2016). Interne controle. Genomen uit: cliffsnotes.com.
6. Beheerder (2015). 17 Principes van interne controle. Ethische advocaat. Overgenomen van: ethicaladvocate.com.
7. David Ingram (2018). Wat zijn de zeven interne controleprocedures in de boekhouding? Small Business-Chron. Genomen uit: smallbusiness.chron.com.