PROCEDURESHANDBOEK VAN EEN BEDRIJF: WAAR HET VOOR IS, VOORBEREIDING - DUDAS - 2025

De procedurehandleiding van een bedrijf is een schriftelijk document met stapsgewijze instructies voor het voltooien van een werktaak of hoe om te gaan met een specifieke situatie wanneer deze zich op de werkplek voordoet. Het bevat de best practices van het bedrijf en de beschrijvingen van de belangrijkste bedrijfsprocessen.

Deze handleiding bevat ook de methoden en normen voor hoe het werk naar verwachting zal worden uitgevoerd. Het opstellen van het procedurehandboek helpt het bedrijf op weg naar groei, vereenvoudigt opleidingen en maakt schaalvergroting mogelijk.

Deze handleiding kan een ringband met drie ringen zijn, een map op een gedeelde netwerkdrive of een geautomatiseerde versie die online wordt gepubliceerd met behulp van procedurele beheersoftware. Iedereen moet begrijpen waar de procedurehandleiding van is gemaakt en waar deze kan worden gevonden wanneer iemand deze nodig heeft.

Het schrijven van een procedurehandleiding vereist een duidelijk begrip van de stappen die bij een bepaald proces betrokken zijn. Naarmate het bedrijf groeit, zijn nieuwe procedures nodig. Het procedurehandboek kan ook worden gezien als een bibliotheek met procedures.

De handleiding bevat voorbeeldprocedures die kunnen worden gebruikt als sjabloon voor nieuwe bedieningsprocedures. Alle medewerkers van de organisatie moeten worden voorgelicht over het beleid en de procedures van het bedrijf; ze moeten altijd onmiddellijk toegang hebben tot een procedurehandleiding.

Waar is het voor?

Met behulp van een goedgeschreven procedurehandleiding kan een bedrijf de opleiding van nieuwe medewerkers effectiever faciliteren.

Naast training biedt een procedurehandboek de huidige teamleden een hulpmiddel om meer te weten te komen over minder gebruikte procedures, zodat ze worden uitgevoerd met de juiste formaliteit en met behoud van kwaliteitscontrole.

Medewerkers moeten begrijpen wat er van hen wordt verwacht. Supervisors hebben een procedurehandleiding nodig om bedrijfsprocessen te beheren. Door de normen te documenteren, communiceert u wat belangrijk is voor groei, kwaliteit en klanttevredenheid.

Door middel van beleid en procedures die van invloed zijn op een functioneel gebied, worden eerstelijnsmedewerkers in staat gesteld om effectieve, tijdbesparende beslissingen te nemen.

Een effectief procedurehandboek biedt de juiste methoden voor interdepartementale communicatie, waardoor medewerkers kunnen samenwerken om dagelijkse bedrijfsproblemen op te lossen zonder onnodige toezichthoudende betrokkenheid.

Het doel van het procedurehandboek moet zijn om verschillende inhoud te organiseren om zowel de vormen als de communicatiemiddelen van het bedrijf weer te geven, om de dienst te kunnen verlenen of het product te kunnen vervaardigen tegen de laagste kosten en in de kortst mogelijke tijd.

Het heeft als bijkomend voordeel dat de tevredenheid en motivatie van de werknemers hoog blijft.

Hoe maak je het?

Voordat u een procedurehandleiding ontwikkelt, is het belangrijk om het verschil te begrijpen tussen beleid, kernproces en procedure.

- Beleid is de set van basisprincipes en bijbehorende richtlijnen, geformuleerd en toegepast door de leiding van een organisatie, om haar acties te sturen en te beperken bij het nastreven van langetermijndoelstellingen.

- Basisproces is de opeenvolging van onderling afhankelijke en gekoppelde procedures, die in elke fase een of meer middelen (tijd, energie, machines, geld van werknemers) verbruiken om inputs om te zetten in producten. Deze resultaten dienen als input voor de volgende fase totdat een bekend doel of eindresultaat is bereikt.

- Procedure is een opeenvolging van activiteiten of een vaste handelwijze, gedefinieerd door stappen (met duidelijk gedefinieerde begin- en eindpunten) die in dezelfde volgorde moeten worden uitgevoerd om een ​​taak met succes te voltooien.

Definieer kernprocessen

Alle centrale processen die het bedrijf heeft, moeten worden overwogen. Het begint met het definiëren van welke processen worden geschetst en in kaart gebracht in de procedurehandleiding, waarbij een samenvatting wordt gemaakt van alle procedures die u wilt opnemen.

Hoewel niet elk proces wordt vermeld, is het belangrijk om de meest fundamentele en belangrijkste vast te stellen. Een restaurant kan bijvoorbeeld de kernprocessen definiëren voor hoe een bepaald gerecht wordt gemaakt, maar net zo belangrijk is het schoonmaakproces van het restaurant.

Er moet een lijst worden gemaakt met de kernprocessen die moeten worden behandeld, zodat ze na het in kaart brengen in de procedurehandleiding kunnen worden geïntegreerd. Het overzicht zal dienen als een gids om ervoor te zorgen dat geen van de taken overblijft wanneer de handleiding begint te schrijven.

Schrijf een inleiding

Voeg een korte beschrijving toe van wat er in de handleiding is opgenomen, die rechtstreeks naar de mensen gaat die de handleiding zullen gebruiken, wat lezers kunnen verwachten bij het gebruik van de handleiding en de beste manier om de handleiding te gebruiken (d.w.z. 'lees hem van kaft tot kaft'). einde "of" gebruik als referentie om de benodigde procedures te vinden ").

Stel een stroomschema op van elk proces

Elk proces wordt bepaald door de stappen of taken die nodig zijn om het te voltooien. Als u een stap overslaat, kan dit betekenen dat u een bestelling verliest of uitstelt, of dat u een defect eindproduct heeft. Het opstellen van een stroomschema is het definiëren van de werkstroom.

Om een ​​handleiding te voltooien, moet u met één proces tegelijk beginnen: begin met het eerste proces in het overzicht. De stappen die nodig zijn om het proces te voltooien, worden beschreven, waarna u teruggaat en de details voor elke stap noteert.

Zorg ervoor dat elke stap duidelijk en beknopt is. Elke stap moet voldoende details bevatten zodat iedereen de instructies kan volgen.

Stel dat u een procedure voor het verkoopproces creëert door middel van een vereiste op internet. Er wordt eerst een stroomschema gemaakt van hoe de potentiële klant in eerste instantie wordt benaderd nadat deze de informatie heeft opgevraagd: per telefoon, e-mail of sms.

Als de prospect in eerste instantie niet gecontacteerd kon worden, wordt berekend hoe vaak het verkoopteam opvolgt, met specifieke scripts voor elk contact.

Bij het contacteren van de klant wordt een ander script toegewezen, evenals een reeks follow-ups, afhankelijk van of de klant het product heeft gekocht of heeft besloten te wachten.

Geef de procedure aan iemand anders om te lezen

Het is belangrijk dat een collega of iemand die u kent het leest en de instructies volgt zoals ze zijn geschreven. Deze persoon kan waardevolle feedback geven als er stappen zijn die u niet kon voltooien of niet begreep.

De procedure wordt op basis van de commentaren gedebugd. Mogelijk moet u de instructies herschrijven, bewerken of er iets aan toevoegen.

Maak checklists en formulieren

Voor elk proces is het gemakkelijker voor teamleden om een ​​formulier of checklist te volgen. Daarom moet op basis van het in kaart gebrachte proces een gedetailleerd sjabloon worden ontwikkeld.

Als u specifieke informatie moet verzamelen wanneer de klant binnenkomt, moet u ervoor zorgen dat de sjabloon alle vereiste informatie bevat, op een beknopte manier.

Aangenomen mag niet worden dat teamleden alles onthouden wat de procedure aangeeft, vooral niet wanneer een cliënt tegenover hen zit. De checklists en formulieren moeten als bijlage bij het stroomschema en de processtappen worden geïntegreerd.

Integreer het in een procedurehandleiding

Nadat aan elk proces een stroomschema is toegewezen en alle ondersteunende documentsjablonen zijn gemaakt, worden deze geïntegreerd in een compleet procedurehandboek. De handleiding is per afdeling georganiseerd.

De procedurehandleiding kan bijvoorbeeld de secties "Verkoop", "Operaties" en "Distributie" hebben. Elke sectie is onderverdeeld in de kernprocessen van die afdeling, doorgaans in de volgorde waarin elk kernproces wordt uitgevoerd bij de totale levering van producten.

In het gedeelte "Distributie" kunt u verschillende hoofdprocessen hebben, zoals "Bestelling ophalen", "Pakket voor levering", "Verzending" en "Volgen".

De procedurehandleiding is georganiseerd met een inhoudsopgave en elke procedure is duidelijk weergegeven met een vetgedrukte titel.

Er is een titelpagina bijgevoegd met de naam van de handleiding, een inhoudsopgave, de inleiding en de procedures in de volgorde van de inhoudsopgave.

Er kunnen zelfs tabbladen worden geplaatst zodat teamleden de handleiding gemakkelijk kunnen doornemen om hen te helpen relevante procedures op hun afdeling te vinden.

Ten slotte worden er kopieën gemaakt en verspreid. Moedig continue feedback aan en werk de handleiding indien nodig bij. Er moet een handleiding beschikbaar zijn op een aangewezen gebied van elke functionele locatie, gebruikmakend van beleid en procedures.

Voorbeelden

- Handleiding om hamburgers op een specifieke manier te koken.

-Handleiding over hoe te handelen in geval van brand, aardbeving of natuurramp.

- Handleiding voor het omgaan met klachten van klanten of een agressieve klant.

- Handleiding voor het uitvoeren van een personeelsselectieproces.

- Handleiding om te weten hoe je in een restaurant moet werken.

Referenties

1. Kimberlee Leonard (2017). Hoe schrijf ik een standaardhandleiding voor operationele procedures? Klein bedrijf - Chron. smallbusiness.chron.com.
2. Chris Anderson (2017). Wat is een handleiding met beleid en procedures? Bizmanualz. Genomen uit: bizmanualz.com.
3. Bizfluent (2017). De definitie van een procedurehandleiding. Ontleend aan: bizfluent.com.
4. Chris Anderson (2017). Wat is het doel van een procedurehandleiding? Bizmanualz. Genomen uit: bizmanualz.com.
5. Template Lab (2018). 37 SOP-sjablonen (Best Standard Operating Procedure). Genomen van: templatelab.com.
6. Greg Marsello (2017). DE HANDLEIDING IN 8 STAPPEN VOOR HET OPBOUWEN VAN EEN STANDAARD HANDLEIDING VOOR DE BEDIENINGSPROCEDURE. Lern. Ontleend aan: blog.lern.org.