DE 11 BELANGRIJKSTE PRINCIPES VAN ADMINISTRATIEVE CONTROLE - DUDAS - 2026

De principes van administratieve controle zijn de algemene regels die moeten worden gevolgd bij het analyseren of de acties worden uitgevoerd zoals gepland en het nemen van de nodige corrigerende maatregelen om de planning te bevestigen.

Beheren betekent proberen om de beschikbare middelen optimaal te gebruiken om de bedrijfsdoelstelling te bereiken. Daarom omvat de administratie alle activiteiten van het bedrijf.

Administratieve controles zijn de reeks procedures die nodig zijn voor administratieve en economische efficiëntie. Als integraal onderdeel van het interne controlesysteem van een organisatie, is het doel om de volledige en tijdige implementatie van het beleid en de plannen van het management te verzekeren.

Enkele voorbeelden van administratieve controles zijn onder meer procedurele wijzigingen, training van medewerkers en installatie van waarschuwingsborden.

De basisprincipes van administratieve controle kunnen worden gegroepeerd in elf categorieën, die het doel en de aard, de structuur en het proces weerspiegelen. Deze principes van administratieve controle worden hieronder beschreven.

Basisprincipes van administratieve controle

Principe van doelgarantie

Het basisdoel van administratieve controle is het behalen van doelstellingen. Dit wordt gedaan door gebreken in de plannen op te sporen.

Potentiële of feitelijke afwijkingen van plannen moeten voldoende worden gedetecteerd om effectieve corrigerende maatregelen mogelijk te maken.

Regelt het efficiëntieprincipe

Een administratief controlesysteem moet de oorzaken van afwijkingen van de plannen detecteren en signaleren tegen zo laag mogelijke kosten.

Het principe van efficiëntie is vooral belangrijk bij de controle, omdat de technieken vaak duur en omslachtig zijn.

Een manager kan zo in beslag worden genomen door controle dat hij mogelijk meer uitgeeft dan nodig is om een ​​afwijking op te sporen. Controles die het gezag van ondergeschikten of de motivatie van degenen die de plannen uitvoeren ernstig verstoren, zijn inefficiënt.

Controle verantwoordelijkheid principe

De belangrijkste verantwoordelijkheid voor het uitoefenen van controle ligt bij de manager die verantwoordelijk is voor de uitvoering van de plannen. Haar verantwoordelijkheid kan niet worden opgeheven of geannuleerd zonder de structuur van de organisatie te veranderen.

De verantwoordelijkheid voor controle moet bij elke fase van de operatie aan specifieke mensen worden gegeven.

Dit eenvoudige principe verduidelijkt de zelden begrepen rol van controllers en regeleenheden.

Deze agentschappen fungeren als een dienst die controle-informatie verstrekt. Ze kunnen echter geen controle uitoefenen tenzij ze leidinggevende autoriteit en verantwoordelijkheid krijgen voor gecontroleerde zaken.

Preventieprincipe

Beheersing moet, net als planning, toekomstgericht en preventief zijn. Vaak is dit principe genegeerd, vooral omdat de controle meer op statistische en boekhoudkundige gegevens is gebaseerd dan op prognoses en prognoses.

Hoewel de voorspellingen niet nauwkeurig zijn, zijn ze beter dan de historische gegevens. Idealiter zou een controlesysteem onmiddellijke feedback moeten geven om afwijkingen van de gewenste prestatie te corrigeren zodra ze zich voordoen.

Indien dit niet mogelijk is, dient de controle gebaseerd te zijn op prognoses, om te anticiperen op afwijkingen in de tijd. Er moet meer aandacht worden besteed aan het voorkomen van tekortkomingen dan aan het verhelpen ervan nadat ze zich hebben voorgedaan.

Kasprognoses helpen bijvoorbeeld bedrijven gezond te houden door te anticiperen op cashtekorten en deze te voorkomen.

Direct besturingsprincipe

De overgrote meerderheid van de controles die tegenwoordig worden gebruikt, is gebaseerd op het feit dat mensen fouten maken. Ze worden vaak gebruikt als indirecte controles om fouten op te sporen, vaak achteraf.

Waar mogelijk moeten directe controles worden gebruikt om fouten te voorkomen. Door de kwaliteit van managers te verbeteren, kan de behoefte aan indirecte controles tot een minimum worden beperkt. Managers van hoge kwaliteit maken weinig fouten en voeren al hun functies zo goed mogelijk uit.

Principe van reflectie van plannen

Controle is de taak om ervoor te zorgen dat de plannen effectief worden uitgevoerd. Daarom moeten controletechnieken de specifieke aard en structuur van de plannen weerspiegelen.

Hoe duidelijker en uitgebreider de plannen van de organisatie en hoe meer controles ontworpen zijn om deze plannen weer te geven, hoe effectiever de controles zullen zijn om aan de behoeften te voldoen.

Kostenbeheersing moet bijvoorbeeld gebaseerd zijn op geplande kosten van een bepaald en specifiek type.

Pri ncipio Piramide

Feedbackgegevens moeten eerst onderaan de piramide worden gerapporteerd; dat wil zeggen, aan supervisors en zelfs aan operationeel personeel op de laagste niveaus.

Dit geeft werknemers de mogelijkheid om hun eigen situaties te beheersen en corrigerende maatregelen te versnellen.

Beginsel van organisatorische geschiktheid

Een administratief controlesysteem is in overeenstemming met het gebied van bestuurlijk gezag en dient de structuur van de organisatie te weerspiegelen.

Wanneer het administratieve controlesysteem is aangepast aan de structuur van de organisatie, bepaalt het de verantwoordelijkheid van de actie en vergemakkelijkt het de correctie van de afwijking van de plannen.

Evenzo moet de informatie voor het evalueren van prestaties aan de hand van plannen worden afgestemd op de positie van de manager die deze zal gebruiken. Met andere woorden, alle cijfers en rapporten die voor controledoeleinden worden gebruikt, moeten in termen van de organisatie zijn.

Principe van individualiteit van bedieningselementen

Controles worden effectief wanneer ze consistent zijn met de positie, operationele verantwoordelijkheid, competentie en de behoeften van de betrokken persoon.

De reikwijdte en gedetailleerde informatie die vereist is, verschillen per niveau en functie van het management.

Evenzo geven verschillende managers de voorkeur aan verschillende vormen en eenheden van informatierapportage. Daarom moeten de controles voldoen aan de individuele vereisten van elke manager.

Kritisch puntcontroleprincipe

Alle operaties hebben bepaalde kwetsbare of kritieke punten. Het zijn deze die de meeste problemen veroorzaken en tot grote afwijkingen leiden.

Een manager die controle uitoefent, moet zich concentreren op de factoren die essentieel zijn voor het evalueren van prestaties.

Het zou voor een manager onnodig en oneconomisch zijn om elk detail van de prestaties te verifiëren. Daarom moet u uw aandacht richten op kritische prestatiepunten.

Werkingsprincipe

Controle blijkt tijdverspilling te zijn als er geen corrigerende maatregelen worden genomen. Corrigerende maatregelen kunnen bestaan ​​uit heroverweging van plannen, reorganisatie, vervanging of training van een ondergeschikte, motivering van personeel, enz.

Controle is alleen gerechtvaardigd als aangegeven afwijkingen van plannen worden gecorrigeerd door middel van een goede planning, organisatie, personeel en aansturing.

Referenties

1. MBA-kennisbank (2018). Principes van beheerscontrole. Genomen uit: mbaknol.com.
2. Zakelijk woordenboek (2018). Administratief controlesysteem. Genomen uit: businessdictionary.com.
3. Wikiquote (2016). Principes van administratie. Ontleend aan: en.wikiquote.org.
4. Arthita Banerjee (2018). 6 belangrijkste Principles of Control in management. Bewaar artikelen. Overgenomen van: preservearticles.com.
5. Diksha (2018). Beheersing: betekenis, aard en principes. Ideeën voor bedrijfsbeheer. Genomen uit: Businessmanagementideas.com.