DE 15 BELANGRIJKSTE KANTOORFUNCTIES DIE U BEHEERST - JOB - 2025

De kantoorfuncties die het domineert, zijn de administratieve activiteiten die worden uitgevoerd door het personeel van een bedrijf, organisatie of instelling en die nodig zijn voor de werking ervan. Als het efficiënt wordt gedaan, zijn de resultaten meestal veel beter dan als het slecht wordt gedaan.

Kantoorwerk heeft normaal gesproken een normale maandag tot en met vrijdag die begint om 8 of 9 uur en duurt tot 16 of 17 uur, hoewel dit per land of regio verschilt.

De meeste kantoorbanen vereisen basisvaardigheden zoals: vloeiende mondelinge communicatie, vaardigheid om te schrijven, archiveren en enige ervaring met kantoorapparatuur zoals computers, kopieerapparaten, enz.

Afhankelijk van het niveau van de functie of de aangenomen verantwoordelijkheid, is het vereist dat de persoon een technische, universitaire of vierde graads opleiding heeft genoten.

De hoofdkantoorfuncties die u beheerst

1- Planning

Dit is de eerste en belangrijkste taak, aangezien het erin bestaat te definiëren hoe organisatiemethoden en -structuren kunnen bijdragen aan het businessplan.

Er zijn technologische hulpmiddelen waarmee deze methoden later kunnen worden gespecificeerd in taken die onder de teamleden worden verdeeld, maar alleen een goede planning kan garanderen dat alles bijdraagt ​​aan de zakelijke doelstelling.

Algemene planning vereist een duidelijke bedrijfsvisie en een bepaald hiërarchisch niveau binnen het bedrijf, maar elk teamlid moet zijn werk zo plannen dat hij de gestelde doelen en deadlines kan halen.

2- Transcriptie en / of schrijven van rapporten

Een taak die dagelijks de tijd in beslag neemt van degenen die op kantoor werken, is het schrijven, op welk medium dan ook, van rapporten die hun functies ondersteunen of beschrijven of die dienen om de rest van hun collega's de details uit te leggen (achtergrond, voortgang, resultaten, voordelen en nadelen, enz.), van een bepaald project.

Deze documenten dienen ook als een record van de activiteit van de organisatie waartoe dat bureau behoort, voor toekomstige audits of beoordelingen.

3- Woon vergaderingen bij

Het zijn bijeenkomsten tussen de leden van een werkteam waarin ideeën worden uitgewisseld over lopende projecten, nieuwe voorstellen worden gepresenteerd, presentaties, rapporten of rapporten worden gedeeld.

Normaal gesproken hebben ze als doel om alle aanwezigen op één lijn te brengen met het bereiken van een gemeenschappelijk doel, door rollen, taken en deadlines aan iedereen toe te wijzen. Ze dienen ook om problemen op te lossen die mogelijk zijn ontstaan ​​bij het uitvoeren van taken.

Ze hebben meestal een zeer gedefinieerde frequentie, duur en dynamiek. Evenzo wordt wat erin wordt besproken, meestal in minuten of minuten opgenomen om te archiveren.

Sommige organisaties houden dagelijks bijeenkomsten, andere meerdere dagen per week, andere elke twee weken en weer andere maandelijks. De frequentie van de vergaderingen hangt af van elk bedrijf en zijn behoeften.

4- Plan vergaderingen

Het gaat erom de agenda van alle mensen die in een vergadering aanwezig moeten zijn, zo te coördineren dat ze op een bepaalde plaats en tijd kunnen samenvallen.

Het kan een hele klus zijn, dus vertrouwen op technologie kan een goed idee zijn. Er zijn applicaties, zoals ScheduleOnce, waarmee u automatisch vergaderingen kunt plannen, zodat genodigden beschikbare datums kunnen zien en een tijd kunnen kiezen die voor hen het beste uitkomt.

5- Controleer zakelijke e-mail

Het is een taak die lang kan duren. Een Adobe-rapport dat in 2016 werd gepubliceerd en dat het resultaat is van een zelfbeheerd onderzoek onder meer dan 1.000 werknemers, laat zien dat we gemiddeld 20,5 uur per week besteden aan het controleren van onze zakelijke e-mail.

E-mails classificeren, lezen en beantwoorden is een veel voorkomende vorm van communicatie en maakt het mogelijk bestanden en indrukken uit te wisselen met betrekking tot een project of organisatorisch proces.

Hoewel bedrijven constant op zoek zijn naar efficiëntere manieren om e-mails te beheren, zijn er ook toepassingen zoals Gmail's Smart Labels hiervoor.

Een andere manier om deze taak te stroomlijnen, is door standaard e-mailsjablonen op te nemen, of teksten die met minimale aanpassingen naar verschillende ontvangers en op verschillende tijdstippen kunnen worden verzonden.

6- Financieel beheer

Bij deze taak moet worden gegarandeerd dat het geld zijn levenscyclus vervult bij de aan- en verkoop van producten en diensten; alle facturen hebben ingediend, geboekt, betaald en verzonden. Er zijn natuurlijk alleen kantoren die dit doen.

Deze activiteit omvat ook het bijhouden van financiële rekeningen en juridische documenten, zodat er geen problemen zijn met het wettelijk kader dat de betreffende organisatie aangaat.

7- Logistiek

Deze functie zorgt ervoor dat alle goederen die verband houden met het werk van het bedrijf van en naar magazijnen en klanten worden vervoerd. Het omvat ook contacten met leveranciers om grondstoffen te verkrijgen voor de vervaardiging van nieuwe producten.

Het doel van deze functie is te garanderen dat het bedrijf al het nodige in zijn bezit heeft om de productie van het goed of de dienst die het commercialiseert, gaande te houden.

8- Roep de aandacht

Op kantoor is het ook nodig om de telefoon op te nemen, omdat het een communicatiemiddel is met klanten, leveranciers en tussen medewerkers onderling.

Hoewel het een eenvoudige taak lijkt, vereist het een bepaald protocol, omdat het de stem kan zijn die iemand buiten het bedrijf associeert met zijn imago. Daarom is het belangrijk dat de beleefdheidsregels worden gerespecteerd, een institutionele toon wordt gehandhaafd, het stemvolume en het gebruikte vocabulaire gematigd zijn.

Een ander belangrijk stuk informatie, dat soms over het hoofd wordt gezien bij het uitvoeren van deze functie, is om zoveel mogelijk gegevens op te schrijven over de persoon aan de andere kant van de telefoon; Dit voedt de contactendatabase van het bedrijf en stelt u in staat om de besproken kwestie tijdens het telefoongesprek correct op te volgen.

9- Bestandsorganisatie

De meeste taken die in een kantoor worden uitgevoerd, genereren een document: facturen, notities, notulen, notulen, verkooprapporten, enz.

Digitaal of op papier, het is een hoeveelheid informatie waarvoor iemand verantwoordelijk moet zijn voor het catalogiseren, archiveren en beveiligen ervan op basis van het belang ervan voor het bedrijf.

Juist dit laatste punt, dat van de bescherming van informatie, is een onderwerp dat voor veel organisaties kopzorgen is geworden.Daarom verschijnen er steeds meer tools, protocollen en procedures die zorgen voor veiligheid in het bestand en de overdracht van gegevens. gevoelige gegevens in een organisatie.

In sommige gevallen worden externe harde schijven gebruikt, in andere gevallen zijn er speciale servers voor deze gevallen of opslagplatforms in de "cloud" zoals Microsoft OneDrive, Google Drive of Apple iCloud.

10- Distributie van de post van het bedrijf

Een taak die, ondanks het feit dat er geen zeer hoge academische opleiding vereist is, wel een goede organisatie, verantwoordelijkheid en gevoel van urgentie vereist, is het verspreiden van correspondentie binnen het kantoor.

Een schets van een ontwerp, de creditcard die door de bank is verzonden, de facturen van een leverancier of de antwoordbrief van een overheidsinstantie, zijn enkele van de documenten waarop elke werknemer wacht en waarop vele andere processen binnen van het bedrijf.

11- Klantenservice

Deze functie bestaat uit het fysiek bedienen van klanten met vragen of klachten over de producten of diensten die door het bedrijf worden aangeboden.

12- Documenten afdrukken en kopiëren

Het bestaat uit het afdrukken van de documenten die fysiek moeten worden bewaard of het maken van kopieën van de documenten die in tweevoud moeten worden bewaard of aan de werknemers van het bedrijf moeten worden overhandigd.

13- Sollicitatiegesprekken met kandidaten

Dit is een van de taken van het personeelsselectieproces. Ze kunnen individueel of in groepen worden uitgevoerd, dat wil zeggen, gericht op een enkele kandidaat of op meerdere.

14- Aankoop van benodigdheden en kantoorbenodigdheden

Kantoorartikelen zijn essentieel voor de efficiëntie ervan. Briefpapier, printerinkt, verpakkingen of papier moeten altijd beschikbaar zijn, dus er moet iemand zijn die verantwoordelijk is voor het beheer ervan.

15- Administratieve functies

Administratieve procedures zijn essentieel voor een bedrijf om de stabiliteit te behouden en zakelijk succes te kunnen behalen. Op de hoogte zijn van juridische kwesties, papierwerk en andere bureaucratische regelingen zijn enkele van deze functies.

Referenties

1. Audra Bianca (s / v). Tips voor kantoororganisatie en planning. Hersteld van: smallbusiness.chron.com.
2. Biz Trend (2015). 7 kantoortaken die u kunt en moet automatiseren. Hersteld van: es.sba.gov.
3. Dewei Caitlin (2016). Hoeveel uur van uw leven heeft u verspild aan zakelijke e-mail? Probeer onze deprimerende rekenmachine. Hersteld van: washingtonpost.com.
4. Laurie Reeves. Lijst met banen die op kantoor werken. Hersteld van: work.chron.com.
5. Wat doet een kantoorassistent? Opgehaald van learn.org.
6. Wat doen mensen precies bij kantoorbanen? Hersteld van: reddit.com.