BOEKHOUDPROCES: KENMERKEN, FASEN EN BELANG - CULTUUR WOORDENSCHAT - 2025

Het boekhoudproces is de cyclus die plaatsvindt tussen het voorkomen, registreren en verwerken van financiële verrichtingen in een bedrijf.

Dat wil zeggen, het is een opeenvolging van activiteiten die leidt tot een gedetailleerd overzicht van hoe goederen en diensten worden ontvangen, in rekening gebracht en betaald in een organisatie.

Dit record wordt gemaakt in de boekhouding of notitieboekjes. Het is een proces dat in fasen verloopt en constant opnieuw wordt gestart. Het stelt financiële informatie samen die vervolgens wordt gepresenteerd in de vorm van rapporten die financiële overzichten worden genoemd.

Maar de cyclus eindigt pas bij de presentatie van die jaarrekening, maar begint vanaf daar opnieuw. De frequentie van financiële rapportages is afhankelijk van de aard of omvang van het bedrijf. Het is echter normaal dat ze driemaandelijks, halfjaarlijks en jaarlijks zijn.

Stadia van het boekhoudproces

Onder de fasen van het boekhoudproces zijn:

Identificatie en analyse van de transactie

Het type bewerking dat wordt uitgevoerd, wordt bepaald aan de hand van de brondocumenten: facturen, inkooporders, contracten, enz.

Deze brondocumenten moeten origineel zijn, aangezien ze dienen als ondersteuning voor de geregistreerde transacties.

Deze transacties moeten worden geanalyseerd voordat ze in het systeem worden geladen om de rekening te bepalen waartoe ze behoren en het werkelijke bedrag dat moet worden geregistreerd.

Alleen boekhoudkundige transacties die bij het bedrijf horen, worden ingevoerd.

Identificeer accounts

In de boekhouddatabase of het boekhoudsysteem dat een bedrijf gebruikt, is er een lijst met rekeningen of concepten waarin de boekingen zullen worden opgenomen.

Het is belangrijk dat deze rekeningen behoorlijk gedetailleerd en specifiek genoeg zijn om de aard van de transactie duidelijk weer te geven.

Op dit moment wordt besloten op welke rekeningen de transactie zal worden geregistreerd.

Transactierecord

De transactie of journaalboeking wordt genoteerd zodra deze plaatsvindt, wat resulteert in chronologische volgorde.

Om deze aantekeningen te maken, wordt over het algemeen het dubbele boekhoudsysteem gebruikt, waarin de gedebiteerde rekeningen en de gecrediteerde rekeningen worden weergegeven.

Er zijn speciale boeken waarin transacties worden vastgelegd die met een bepaalde frequentie worden herhaald.

Post publicatie

Boekingen of transacties worden geboekt op individuele grootboekrekeningen, met debiteringen aan de linkerkant en kredieten aan de rechterkant.

Elke rekening wordt gedetailleerd in het grootboek.

Saldi boeken

Het is het voorlopige saldo van alle rekeningen; saldi worden berekend en debet- en creditsaldi worden opgeteld.

Als het resultaat aan het einde van deze twee kolommen hetzelfde is, is de balans correct.

Winst- en verliesboeking

Het is de invoer van de totalisatie van winsten en verliezen van het bedrijf.

Voorbereiding van de proefbalans

Na het bepalen van de saldi van de rekeningen die in het grootboek worden weergegeven, gaan we verder met het verifiëren van de juistheid van de administratie.

Met dit document kunnen de effecten van aanpassingen worden verplaatst, voordat ze op de rekeningen worden geboekt.

Aanpassingsanalyse

Op dit moment worden de aanpassingen in het tijdschrift genoteerd, op basis van de gegevens die in de proefbalans zijn verzameld.

Zodra deze stap is voltooid, worden deze aanpassingen doorgegeven aan het grootboek. Op deze manier tonen de rekeningen correcte en bijgewerkte saldi.

Presentatie van financiële overzichten

De bedragen op de verschillende geregistreerde rekeningen worden gecombineerd en gepresenteerd in financiële staten.

Dat wil zeggen, de informatie in het werkblad (of de proefbalans) wordt opnieuw gegroepeerd en ze worden voorbereid: de algemene balans, de resultatenrekening, het kasstroomoverzicht, enz.

Boekhoudkundige afsluiting

In deze fase worden acties uitgevoerd om de boekhoudcyclus in een bepaald boekjaar af te sluiten.

Onder de bewerkingen die in deze fase worden uitgevoerd, zijn:

• Verantwoording van wijzigingen in voorraden
• Boekhoudkundige opbouw
• Boekhouding van voorzieningen en bijzondere waardeverminderingen
• Verantwoording voor afschrijving

Bij de afsluiting eindigt het boekjaar in de boeken om als ondersteuning voor het volgende boekjaar te dienen. In dit stadium worden journaalboekingen geboekt om tijdelijke kapitaalrekeningen te sluiten.

Deze informatie gaat vervolgens naar het grootboek, waar de winst en het nettoverlies naar de kapitaalrekening gaan. Het is het record van het einde van het boekjaar, waarin alle rekeningen (crediteuren en debiteuren) een nulbalans moeten hebben.

Proefbalans na sluiting

Het is een stap na de afsluiting van de nominale rekeningen. Het is een procedure die ervoor zorgt dat het grootboek in evenwicht is voor het begin van de volgende boekhoudperiode.

Het is een balans met activa, passiva en kapitaal.

Eindbalans

De eindbalans is het proces dat nodig is om de rekeningen naar het grootboek te brengen. Kredietrekeningen worden in de activakolom geplaatst en belastingrekeningen in de passiefkolom.

Dit is het saldo waarmee rekening wordt gehouden bij het opstellen van de eerste balans voor het volgende boekjaar.

Belang van het boekhoudproces

Het boekhoudproces is de enige betrouwbare manier om de winstgevendheid van een bedrijf te bepalen. Alleen door deze stappen te volgen, kunt u de details van de winstgevendheid zien van de investering die in een bepaald bedrijf wordt gedaan.

Evenzo is het wat het mogelijk maakt om over gegevens te beschikken om de juiste beslissingen te nemen over de werking van het bedrijf, zoals welke items kapitaalinjectie nodig hebben of welke moeten worden weggegooid.

Aan de andere kant heeft het ook juridische voordelen, omdat het u in staat stelt om up-to-date informatie bij te houden die mogelijk vereist is door overheidsinstanties.

Het boekhoudproces en de automatisering ervan

Door de jaren heen zijn de meeste taken in een bedrijf op verschillende manieren door automatisering beïnvloed. Bij de boekhouding gebeurt er niet iets heel anders.

Toen computergebruik een populaire activiteit werd, rond 1981, werden boekhoudkundige informatiesystemen geïntegreerd in databases.

Afhankelijk van de grootte en de aard van het bedrijf, bepalen de leiders het niveau van systematisering dat ze in hun boekhouding zullen gebruiken.

Enkele voordelen van het automatiseren van het boekhoudproces zijn:

Eenvoud

De meeste software op de markt is zo ontworpen dat het boekhoudteam zich gemakkelijk en snel kan aanpassen aan het systeem.

Bovendien bevatten ze snelle manieren om mogelijke fouten te corrigeren.

Snelheid

Het is een van de meest voor de hand liggende voordelen van een geautomatiseerd systeem, omdat u hiermee binnen enkele seconden posten, rekeningen of andere boekhoudgegevens kunt lokaliseren.

Dit brengt ook een last met zich mee, omdat het niet nodig is om grootboeken of mappen mee te nemen.

Gemakkelijk toezicht

Boekhoudautomatisering maakt het mogelijk om, indien nodig, het financiële plaatje van het bedrijf te hebben.

Evenzo kan het gedrag van elke rekening op elk moment van het boekjaar worden gecontroleerd en vergeleken.

Back-ups

Met het geautomatiseerde boekhoudsysteem kunt u sneller en gemakkelijker kopieën van alle informatie hebben dan handmatig zou betekenen.

Zoals alles brengt deze automatisering ook bepaalde risico's met zich mee, waaronder:

Computer virussen

Computervirussen vormen een risico voor elk elektronisch apparaat of systeem.

Boekhoudsystemen zijn ook vatbaar voor penetratie door een virus, waardoor het verplicht is om ze te beschermen met krachtige beveiligingsmaatregelen.

Dit feit bevestigt opnieuw het enorme voordeel van het hebben van back-up- en back-upkopieën.

Diefstal van informatie

De diefstal van informatie door de acties van hackers is een ander natuurlijk risico van deze systemen.

Software voor boekhoudsystemen

Sommige IT-tools om het boekhoudproces uit te voeren kunnen zijn:

Van de zon

Het is een pakket met applicaties om de boekhouding bij te houden: schatkist, salarisadministratie, belastingaangiften, etc.

Loggro

Het is software gemaakt door het bedrijf PSL waarmee de administratie, voorraden, verkoop, klanten, leveranciers en hun facturering kan worden beheerd, dit alles ondersteund in de cloud.

Zodat u altijd en overal toegang heeft tot informatie.

Contalux

Het is een software die het mogelijk maakt om de informatie van de boeken door te geven aan een Excel-sheet.

Secop

Het is software die een nauwgezette controle van voorraden mogelijk maakt, waardoor het nuttig is voor bedrijven met magazijnen.

Het maakt ook de registratie van verkopen en aankopen mogelijk.

Alvendi

Het is een software die erg lijkt op Secop, maar met een eenvoudigere interface.

Moyex

Het is software waarmee u bestellingen met een hoog detailniveau kunt beheren.

Er is meer specifieke software zoals Prestacob, waarmee u leningen kunt verstrekken, of Factool om de facturen van een bedrijf te registreren, af te drukken en te raadplegen.

Zoals we zien, is het een sleutelproces binnen bedrijfsbeheer dat in de loop van de tijd is geëvolueerd en zo geavanceerd en complex kan zijn als de omvang en aard van de organisatie vereist.

Het boekhoudproces is een manier om de goede werking van een bedrijf te waarborgen en de stadia en modi zijn aangepast aan de organisatie.

Referenties

1. Boekhoudhulpmiddelen (2017). De stappen in het boekhoudproces. Hersteld van: accountingtools.com
2. Accuntingverse (s / f). De boekhoudcyclus: boekhoudproces in negen stappen. Hersteld van: accountingverse.com
3. Zakelijk woordenboek (s / f). Boekhoudproces. Hersteld van: businessdictionary.com
4. Fica consulting (s / f). Het belang van de boekhoudcyclus. Hersteld van: ficaconsulting.com.do
5. Boekhoudkundige financiën (2016). Boekhoudproces. Hersteld van: Finanzascontabilidad.com
6. Gómez, Francisco (2016). Boekhoudautomatisering als efficiëntieverbetering. Hersteld van: revistadigital.inesem.es
7. Open Universiteit van Catalonië (2017). De 10 beste boekhoudsoftware. Hersteld van: fp.uoc.edu
8. Wohlner, Roger (s / v). Boekhoudkundige basis: het boekhoudproces. Hersteld van: investopedia.com.