ADMINISTRATIEF BEHEER: FUNCTIES EN PROCESSEN - DUDAS - 2025

Het administratief beheer is de reeks formulieren, acties en mechanismen die het mogelijk maken om de financiële middelen en materialen van een bedrijf te gebruiken om het doel te bereiken. Het is gebaseerd op vier fundamentele principes; de volgorde is de eerste, volgens elke werknemer moet hij de functie bekleden waarvoor hij is opgeleid.

Gebrek aan orde leidt tot minder efficiënt werken en een verkeerd gebruik van middelen. Het tweede principe is discipline; Binnen de administratie is discipline een belangrijk aspect, aangezien de regels en voorschriften door iedereen moeten worden nageleefd en gerespecteerd.

Het derde principe is eenheid van bevel. De medewerker moet weten bij wie hij zijn werk meldt en van wie hij opdrachten krijgt, om foutieve berichten die de kwaliteit van het werk schaden te voorkomen. Ten slotte is het aanmoedigen en waarderen van initiatief van het personeel cruciaal om te motiveren; Dit heeft een positieve invloed op de werkomgeving en het behalen van doelen.

Administratief beheer is essentieel voor de organisatie, aangezien het de basis vormt waarop de eigen taken van de groep worden uitgevoerd en tevens een netwerk vormt om de bedrijfsdoelstellingen te realiseren.

Kenmerken

Prestaties van beheerprocessen

De beheerprocessen moeten naar behoren worden uitgevoerd, zodat in elk van de administratieve functies effectief wordt gepresteerd.

Deze moeten planning, organisatie, aansturing en controle omvatten, allemaal draaiende op basis van het bereiken van de doelstellingen.

Werving

Het verwijst naar de selectie, opleiding, plaatsing en beloning van personeel. Het behalen van de doelstellingen van de organisatie hangt af van het kunnen rekenen op het geschikte personeel, waarvoor de interesse moet worden gehandhaafd om in de behoeften van de medewerkers te voorzien en tegelijkertijd loyaal te zijn aan de organisatie.

Bescherming van activa

De activa van een organisatie moeten worden beschermd tegen misbruik, verlies of schade veroorzaakt door diefstal, brand of andere middelen.

Om deze reden is het noodzakelijk om voor elk type activa een adequate administratie bij te houden, waarbij het personeel verantwoordelijk wordt gehouden voor het juiste gebruik en de bescherming ervan.

Publieke relaties

Een van de belangrijke functies van administratief beheer is het opzetten en onderhouden van verschillende communicatielijnen tussen de organisatie en het gerelateerde publiek (klanten, aandeelhouders, medewerkers, leveranciers, consumenten).

Stel werksequenties vast

Voor een stabiele en ononderbroken uitvoering van administratief werk moeten gedefinieerde routinesystemen en procedures worden ontwikkeld. Dit wordt ingegeven door de aard van onderlinge afhankelijkheid en verwevenheid tussen de specifieke taken van elke afdeling.

Aankoop van vaste activa

Op elke afdeling is er behoefte aan voldoende vaste activa om de daar uitgevoerde werkzaamheden efficiënt en economisch te kunnen uitvoeren. Daarom moet een standaardprocedure worden gevolgd bij de selectie en aankoop van elk vereist type vaste activa.

Een belangrijk aspect is het uitvoeren van een detectie en evaluatie van de werkelijke behoefte aan het activum, waardoor onnodige uitgaven worden vermeden die de financiën van het bedrijf beïnvloeden.

Vorm ontwerp en controle

Aangezien administratief werk bijzondere kenmerken heeft, moeten de gebruikte formulieren zo zijn ontworpen dat ze de vereiste informatie op een adequate manier verstrekken.

Het is de taak van de administratie om deze formulieren te ontwerpen en te proberen het gebruik ervan te standaardiseren om de kosten te drukken.

Aankoop van briefpapier en kantoorbenodigdheden

Deze artikelen moeten de behoeften van de gebruikers dekken, aangezien ze de systematische en snelle uitvoering van het uitgevoerde werk zullen beïnvloeden.

Daarom is het belangrijk om te zorgen voor de standaardisatie, selectie en aankoop van deze inputs, evenals hun distributie naar andere afdelingen, indien nodig.

Administratieve beheerprocessen

Planning

Planning is de hoeksteen van dit proces, aangezien de vervolgacties hieruit zullen worden afgeleid. Om een ​​efficiënt proces uit te voeren, moet u rekening houden met het volgende:

- Zorg voor duidelijke doelstellingen.

- Bestudeer de omgeving waarin de werkzaamheden zullen worden uitgevoerd.

- Identificeer en wijs de taken toe die zullen helpen om de doelstellingen te bereiken.

- Voer een alomvattend prestatieplan uit, waarin de creatieve elementen die helpen om het werk effectief uit te voeren, worden benadrukt.

- Bepaal het beleid, de methoden en procedures die nodig zijn voor de uitvoering van het werk.

- Creëer waarschuwingssystemen waarmee kan worden geanticipeerd op toekomstige problemen.

- De plannen voortdurend actualiseren, rekening houdend met de resultaten van de daarop uitgeoefende controles.

Organisatie

Om succesvol te zijn, moeten alle menselijke, financiële en materiële middelen die verband houden met het uit te voeren werk worden gecoördineerd.

Dit omvat het opstellen van een reeks regels en taaktoewijzingen die strikt moeten worden gevolgd door de betrokken personen. Enkele van deze activiteiten zijn:

- Verdeel het werk rekening houdend met de operationele eenheden.

- Groepeer taken op banen.

- Structureer de operationele units met criteria van beheersbaarheid en affiniteit met het werk.

- Selecteer personeel dat over de vaardigheden beschikt die voor een bepaalde functie vereist zijn.

- Breng aanpassingen aan in de uitgevoerde activiteiten op basis van wat hun controleresultaten laten zien.

Richting of uitvoering

Om te voldoen aan de geplande en georganiseerde strategieën, is het noodzakelijk om de acties te ondernemen die deze initiëren en continuïteit te geven.

Tot deze maatregelen behoren onder meer het aansturen van de activiteit en het bevorderen van de ontwikkeling van de werknemer op werk en persoonlijk gebied, zodat deze motivatie wordt vertaald in het efficiënt bereiken van de doelstelling. Deze strategieën kunnen zijn:

- Begeleid en moedig de groep aan om het doel te bereiken.

- Directe, open en transparante communicatie tot stand brengen met elk van de betrokkenen, direct of indirect, op het werk.

- Ontwikkel het potentieel van elk lid.

- Creëer prikkels voor werknemers die opvallen in bepaalde vooraf vastgestelde criteria, zoals creativiteit, snelheid van voltooiing, onder andere.

- Mechanismen opzetten voor constante evaluatie van het uitvoeringsproces, om zo nodig maatregelen te corrigeren.

Controle

Het is belangrijk om strategieën te implementeren om te verifiëren dat wat gepland, georganiseerd en uitgevoerd wordt, bevredigend en effectief vordert in de richting van het bereiken van de doelstelling.

Dit maakt het mogelijk om beslissingen te nemen om activiteiten te vervangen of om het proces te heroriënteren en te optimaliseren. Dit kunnen enkele van de te volgen acties zijn:

- Maak vergelijkingen van de resultaten met de algemene plannen van de onderneming.

- Evalueer het product van het werk op basis van de prestatienormen.

- Maak de middelen die bij de metingen moeten worden gebruikt, openbaar.

- Communiceer de suggesties naar het verantwoordelijke personeel om de nodige acties te corrigeren.

Referenties

1. Geld is belangrijk (2018). Administratieve beheerfuncties van Modern Office. Account leren. Genomen van: accountlearning.com.
2. Mijn MBA-gids (2018). Administratieve of managementfuncties van een bureau. Genomen uit: mymbaguide.com.
3. Managers-Net (2018). Administratief beheer. Genomen uit: managers-net.com.
4. ABCM (2018). Leer het belang van administratief beheer voor het bedrijfsleven. Genomen uit: myabcm.com.
5. Van Vliet (2011). Vijf managementfuncties (Fayol). Toolshero. Overgenomen van: toolshero.com.