ADMINISTRATIEVE FUNCTIES VAN EEN BEDRIJF: BELANG EN VOORBEELDEN - DUDAS - 2024

De administratieve functies zijn die taken of activiteiten die elke manager zou moeten gebruiken om op korte en lange termijn uitstekende resultaten te behalen in een bedrijf. Deze functies zijn universeel van aard, dus elke manager kan ze in zijn respectieve werk implementeren.

Beheerders nemen in grote lijnen deel aan een reeks gemeenschappelijke functies om de doelstellingen van het bedrijf te bereiken. Deze administratieve functies werden beschreven door Henri Fayol in zijn boek "Industrieel en algemeen bestuur" in 1916.

Bron: pixabay.com

Administratie, ook wel bedrijfskunde genoemd, is het beheer van een kantoor, bedrijf of organisatie. Het omvat de efficiënte organisatie van mensen, informatie en andere middelen om de doelstellingen van het bedrijf te bereiken.

Informatie is de sleutel tot bedrijfsactiviteiten en mensen zijn de middelen die informatie gebruiken om waarde toe te voegen aan een bedrijf. Dit betekent dat bedrijven het moeilijk zullen hebben als ze geen enkele vorm van administratief beheer hebben.

Administratief proces

Wanneer het administratieve proces op een systematische manier wordt uitgevoerd, worden gunstige resultaten behaald in het beheer van bedrijven. Dit proces gaat ervan uit dat de administratie degene is die bepaalde activiteiten uitvoert die administratieve functies worden genoemd: planning, organisatie, coördinatie, aansturing en controle.

Het wordt gewaardeerd als een proces omdat een organisatie niet kan worden uitgevoerd als er geen planning is vastgesteld, het kan niet worden gecoördineerd als het niet eerder is gepland en georganiseerd, enzovoort, totdat het niet kan worden gecontroleerd als het niet is gepland, georganiseerde, gecoördineerde en geregisseerde activiteiten.

De 5 administratieve functies in een bedrijf

Deze functies zijn bedoeld om aan te geven op welke gebieden het werk zal worden uitgevoerd en waar de inspanningen zullen worden toegepast, naast het oplossen van het probleem hoe de taken op elk van deze gebieden moeten worden uitgevoerd om de vooraf gedefinieerde doelstellingen te bereiken.

Deze functies omvatten vitale onderdelen van de structuur van een bedrijf en helpen de organisatie om middelen en mensen efficiënt te beheren.

Planning

Het betekent dat u van tevoren kunt beslissen wat u moet doen, wanneer en hoe u het moet doen, en wie het moet doen. Breng het pad in kaart van waar het bedrijf is, naar waar het wil zijn.

De planningsfunctie omvat het stellen van doelen en deze in een logische volgorde ordenen. Stel ook de strategieën vast die u moet volgen om ze te bereiken. Het management neemt deel aan zowel korte- als langetermijnplanning.

Bij de planning moet eenheid regeren en het moet nauwkeurig zijn, maar ook flexibel en continu zijn op een bepaalde manier. Er moet rekening worden gehouden met eerdere ervaringen om eerdere problemen te voorkomen.

Organisatie

Het omvat het identificeren van de uit te voeren verantwoordelijkheden, het groeperen van de verantwoordelijkheden in afdelingen of divisies en het specificeren van de organisatorische relaties.

Het doel is om te komen tot gecoördineerde inspanningen tussen alle elementen van de organisatie. De organisatie moet rekening houden met de delegatie van gezag en verantwoordelijkheid en de reikwijdte van controle binnen de toezichthoudende eenheden.

Een goede werkorganisatie is essentieel, omdat op deze manier de uit te voeren werkzaamheden kunnen worden geordend zodat de bedrijfsstructuur solide is.

Coördinatie

Het verwijst naar het koppelen van de procedures aan de taken die in het bedrijf worden uitgevoerd om ze aan te vullen en te helpen bij het werk van elk van de werknemers.

Het doel is om alles wat wordt gedaan te consolideren om de doelstellingen en algemene doelstellingen voorgesteld door het bedrijf te bereiken.

Adres

Het leidt mensen op een manier die de doelstellingen van het bedrijf realiseert. Dit impliceert een adequate toewijzing van middelen en het bieden van effectieve ondersteuning.

Leiderschap vereist uitzonderlijke interpersoonlijke vaardigheden en het vermogen om mensen te motiveren. Het juiste evenwicht moet worden gevonden tussen de nadruk op de behoeften van het personeel en de nadruk op economische productie.

Het moet worden uitgevoerd door een manager, zodat medewerkers de opgestelde acties kunnen ondernemen en de geplande doelen kunnen bereiken.

Controle

Het is de functie die de kwaliteit op alle gebieden evalueert en potentiële of feitelijke afwijkingen in het plan van de organisatie detecteert.

Dit zorgt voor hoogwaardige prestaties en bevredigende resultaten, terwijl een ordelijke en probleemloze controle van de omgeving wordt gehandhaafd, inclusief informatie om prestatiebeheer te meten en de implementatie van corrigerende maatregelen.

Inspecteert en beoordeelt of de in het bedrijf uit te voeren taken correct worden uitgevoerd. Bovendien moet u zich ervan bewust zijn de gegenereerde fouten te corrigeren, evenals elke afwijking van de doelstellingen.

Belang

Financiën gezond houden

Als u de uitgaven niet onder controle heeft, verspilling vermindert en vertrouwen heeft in uw gegevens, is het onmogelijk om uw financiën gezond te houden. Als alle onderdelen van het bedrijf zijn georganiseerd, inclusief de financiële afdeling, is het veel gemakkelijker om de cashflow te beheren.

Het is erg nuttig om de frequentie en methoden vast te stellen om deze controle te behouden. De informatie moet ook worden gecentraliseerd om duplicatie en fouten bij het verzenden naar andere locaties te voorkomen.

Daarom moet u meerdere spreadsheets vervangen door één betrouwbaar systeem dat door een klein aantal mensen wordt bijgewerkt.

Productiviteit verhogen

U kunt bepalen welke teams bepaalde taken het beste uitvoeren en hen laten focussen op sterke punten. Het identificeren van de fouten in het proces en het corrigeren ervan zal resulteren in een efficiëntere methodologie die minder tijd en ook minder middelen zal verspillen.

Door fouten op te sporen en te corrigeren, is het mogelijk om meer te produceren in minder tijd en minder middelen in het proces te gebruiken, wat voor betere resultaten zorgt.

Help doelen te bereiken

Administratief beheer maakt het mogelijk om de gewenste resultaten te behalen. Dit komt omdat het zich richt op de implementatie van effectievere processen die certificeren dat de doelstellingen worden bereikt.

Genereer klanttevredenheid

De meest efficiënte processen worden weerspiegeld in kwaliteit en deadlines, waardoor klanten aan hun behoeften voldoen. De relatie met klanten kan nauwer zijn, wat helpt om hun behoeften beter te begrijpen, om producten en diensten aan te bieden die aan hen voldoen.

Bevorder datagestuurde beslissingen

Op basis van de resultaten worden beslissingen genomen. Dat wil zeggen, als alles wat er gebeurt, wordt gecontroleerd, wordt dit in gegevens vastgelegd. Op basis van deze gegevens kunnen nauwkeurigere beslissingen worden genomen, waarbij eerdere en huidige scenario's worden geanalyseerd om voor de toekomst te plannen.

Voorbeelden

Commerciële functie

Het is de functie die het bedrijf verbindt met de externe omgeving. Het is verantwoordelijk voor alle activiteiten die nodig zijn om de geproduceerde goederen en diensten de klantenkring te laten bereiken.

Door middel van een marktanalyse is het doel om vast te stellen welk product of welke dienst geproduceerd moet worden, op welke mensen u zich wilt richten, hoe het gepromoot zal worden, waar het verkocht zal worden, wat de prijs zal zijn, etc.

Deze activiteit is bedoeld om de klant tevreden te stellen met het geleverde product of de geleverde dienst en niet met andere die de andere bedrijven op de markt hebben gebracht.

Boekhouding

Het houdt de controle over de middelen waarover bedrijven beschikken om ze efficiënt te beheren. Ten eerste moet het boekhoudproces worden opgezet, waarbij de automatiserings-, waarderings- en registratiefasen worden uitgevoerd.

Bovendien informeert het via de jaarrekening over de verrichtingen van het bedrijf. Het moet laten zien wat de middelen zijn en hoeveel het bedrag aan schulden, producten, uitgaven en activa is, en het moet ook een evaluatie maken van de prestaties van het bedrijf.

De informatie die de boekhouding van een bedrijf biedt, is essentieel om de beslissingen van zowel de eigenaren als de managers te kunnen nemen.

Financiën

Plan de economische middelen zodanig dat de toepassing ervan op de meest optimale manier gebeurt. Daarnaast onderzoekt het de financieringsbronnen om middelen aan te trekken wanneer het bedrijf deze nodig heeft.

Het is bedoeld om de onzekerheid over de investering te verminderen om de maximale winstgevendheid van een bedrijf of de winst per aandeel te bereiken.

Hygiëne

Het wordt gedefinieerd als de activiteit die wordt toegepast om de fysieke integriteit van werknemers te beschermen en toekomstige ongevallen te voorkomen. Beheert en voorkomt milieurisico's voor mensen in het bedrijf die ziekten kunnen veroorzaken.

Het is verantwoordelijk voor het minimaliseren van de bestaande risico's voor werknemers en voor werkteams in hun onderlinge relatie.

Referenties

1. Online cursussen (2020). Functies van administratie. Genomen uit: ecoursesonline.iasri.res.in.
2. Referentie (2020). Wat is een beheerfunctie? Genomen van: reference.com.
3. Instituut voor Administratief Beheer (2020). Administratief beheer. Genomen van: instam.org.
4. Economische encyclopedie (2020). Administratieve functies. Genomen uit: encyclopediaeconomica.com.
5. Sabino Ayala Villegas (2006). Het administratieve proces en zijn basisfuncties. Genomen uit: gestiopolis.com.
6. Mijn Abcm (2020). Leer het belang van administratief beheer voor het bedrijfsleven. Genomen uit: myabcm.com.