Een contante uitgave (boekhouding) , ook wel een contante betaling genoemd, verwijst naar de betaling die door een bedrijf wordt gedaan in een bepaalde periode, zoals een maand, een kwartaal of een jaar. Het is de uitstroom van contanten die worden betaald in ruil voor de levering van goederen of diensten.
Het omvat niet alleen betalingen in contanten (cash out), maar ook via cheques of elektronische overboekingen. Als de betaling per cheque of via een bankoverschrijving wordt gedaan, is er vanwege de duur van de verwerking een vertraging van één of twee dagen voordat het geld van de bankrekening van het bedrijf wordt afgeschreven.
Uitbetalingen in contanten worden over het algemeen gedaan via het crediteurenadministratiesysteem. Fondsen kunnen echter ook worden uitbetaald via het salarissysteem en via kleine contanten.
Het contante uitbetalingsproces kan worden uitbesteed aan de bank van het bedrijf, zodat het betalingen uitvoert vanaf de datums die door het betalende bedrijf zijn geautoriseerd met behulp van middelen van de lopende rekening van de entiteit.
kenmerken
Een uitgave vertegenwoordigt een uitgaande kasstroom. Betalingsactiviteit resulteert in een verlaging van het beschikbare kassaldo op een lopende rekening.
Er kan ook een gelduitgave worden gedaan om geld terug te betalen aan een klant, wat wordt geregistreerd als een vermindering van de verkoop. Een ander soort uitgave is de betaling van dividenden aan aandeelhouders; dit wordt geregistreerd als een vermindering van het bedrijfskapitaal.
Er is een groot aantal mogelijke uitbetalingstransacties, waaronder de volgende:
- Lonen betaald aan werknemers.
- Verkoopcommissies die aan verkopers worden betaald.
- Royalty's betaald voor het gebruik van intellectueel eigendom.
- De betaling van leveranciersfacturen.
- Dividenden betaald aan aandeelhouders of investeerders.
- Belastingen die aan de staat worden betaald.
De meest voorkomende vormen die een uitbetaling kan aannemen, zijn contant geld, cheque, automatische elektronische overboeking van het verrekenkantoor, bankpas en bankoverschrijving.
Uitbetalingsrekeningen
Een bedrijf gebruikt bestedingsrekeningen om het geld te beheren dat het gebruikt voor onkosten die uiteenlopen van loonadministratie, rechtszaken, wettelijke boetes, onderhoud van apparatuur en kantoorbenodigdheden.
Elke rekening waarop het bedrijf vertrouwt om te controleren wat er uit de bedrijfskas komt, kwalificeert als een uitbetalingsrekening. Gezien het belang van deze rekeningen, is er veel strategisch denken bij het formuleren en toepassen van betalingsprocedures.
Deze voorschriften helpen werknemers duidelijk te begrijpen hoe ze geld moeten uitbetalen, wanneer ze dit moeten doen, van wie ze goedkeuring moeten krijgen en hoe ze items moeten rapporteren.
Een accountant registreert transacties en boekt ze in grootboeken zoals het grootboek en het crediteurenboek. Elk record bevat de datum, de naam van de begunstigde, het in rekening gebrachte of bijgeschreven bedrag, de betalingswijze, het doel van de betaling en het effect ervan op het algemene kassaldo van het bedrijf.
De rekeningen in het grootboek zijn afhankelijk van het soort bedrijf. Een detailhandelaar heeft bijvoorbeeld betalingen voor voorraadartikelen, crediteuren en lonen. Een fabrikant heeft transacties voor grondstoffen en productiekosten.
Waar is het voor?
Uitgaven in contanten meten de hoeveelheid geld die daadwerkelijk een bedrijf verlaat. Dit bedrag kan heel anders zijn dan de werkelijke winst of het werkelijke verlies van het bedrijf.
Als een bedrijf bijvoorbeeld de boekhoudmethode op transactiebasis gebruikt, worden uitgaven gerapporteerd wanneer ze worden gemaakt, niet wanneer ze worden betaald. Evenzo wordt het inkomen gerapporteerd wanneer het wordt verdiend, niet wanneer het daadwerkelijk wordt geïnd.
Als de inkomsten echter niet zo snel worden verzameld als gewenst, maar de kosten worden betaald, kunt u winst rapporteren zonder dat u contant geld hebt om te worden afgemaakt.
De uitgave van geld maakt deel uit van de cashflow. Als de cashflow negatief is, wat betekent dat de uitgaven hoger zijn dan het inkomen, kan dit een vroege waarschuwing zijn voor mogelijke dubieuze debiteuren.
Uitbetalingsdagboek
Het uitgavenjournaal is het register dat door accountants wordt bijgehouden van alle financiële uitgaven die door een bedrijf zijn gemaakt voordat ze in het grootboek worden gepubliceerd.
Uitbetalingsjournalen vervullen een aantal functies, zoals een middel om belastingafschrijvingen te registreren en andere uitgaven te categoriseren. Alle contante aankopen worden geregistreerd in het uitgavenjournaal.
Dit journaal wordt maandelijks afgestemd op de grootboekrekeningen. Deze worden later gebruikt om de financiële overzichten voor de reguliere boekhoudperioden op te stellen.
De dagboeken worden bewaard in de boekhoudsoftware en bevatten de volgende basisinformatie: uitbetalingsdatum, chequenummer, soort transactie, bedrag, begunstigde en nota.
De journaalmanager moet zeer nauwgezet en op de hoogte zijn van elke transactie om het journaal goed bij te houden. Het is ook een goede gewoonte om interne controles in te stellen, zodat geld niet wordt omgeleid of misbruikt.
Dergelijke interne controles kunnen bestaan uit het verifiëren van grote uitgaven of het monitoren van bepaalde betalingsregelingen voor ongebruikelijke activiteiten.
Naast het gebruik voor grootboekposten bij het opstellen van de financiële overzichten van een bedrijf, kan het uitgavenjournaal informatie verstrekken aan eigenaren over geldverwerkingsactiviteiten.
Onder de uitstekende informatie die door genoemde krant wordt gepresenteerd, benadrukt hoeveel er werd toegewezen aan de inventaris van die maand, hoeveel er kwam voor salarissen, hoeveel voor leases, hoeveel voor externe diensten, naast andere aspecten. Het dagboek wordt een goed hulpmiddel om toekomstige uitbetalingsbeslissingen te begeleiden.
Voorbeeld
Een voorbeeld van een uitgave is wanneer een bedrijfsjurist tijdens de voorbereiding van een zaak betalingen doet aan derden voor juridische of medische kosten, privéonderzoeken, het verzenden van documenten of deskundigenrapporten.
Uitbetalingen kunnen kostbaar zijn in zaken met deskundigenrapporten voor de bewijsvoering, vooral in gevallen van persoonlijk letsel, wanneer ernstig letsel gevolgen op de lange termijn heeft en onmiddellijk moet worden geëvalueerd.
Deze rapporten maken het mogelijk om de verliezen van klanten nauwkeuriger te bepalen en geven een beter inzicht in de geclaimde schade. De advocaat brengt de cliënt en de verzekeringsmaatschappij op de hoogte voordat hoge onkosten worden gemaakt. De cliënt moet de advocaat vergoeden.
Referenties
- Michael Keenan (2018). Wat is een uitbetaling in contanten in de boekhouding? Klein bedrijf - Chron. Genomen uit: smallbusiness.chron.com.
- Steven Bragg (2017). Uitbetaling in contanten. Boekhoudkundige hulpmiddelen. Genomen uit: accountingtools.com.
- Investopedia (2018). Dagboek van contante betaling. Overgenomen van: investopedia.com.
- Steven Bragg (2017). Uitbetaling. Boekhoudkundige hulpmiddelen. Genomen uit: accountingtools.com.
- Investopedia (2018). Uitbetaling. Overgenomen van: investopedia.com.
- Markies Codjia (2017). Wat is een uitbetalingsrekening? Bizfluent. Ontleend aan: bizfluent.com.