- kenmerken
- Fungeren als vertrouwde adviseurs voor het senior management
- Stimuleer innovatie bij leveranciers
- Geef inzicht in de belangrijkste leveranciersgegevens
- Beheer en beperk risico's in de toeleveringsketen
- Stimuleer flexibele personeelsbezetting en talentontwikkeling
- Kenmerken
- Materialen verkrijgen
- Evalueer prijzen
- Voorafgaande goedkeuring van de leverancier
- Volg uw bestellingen
- Kantoorwerk
- Beleidsnaleving
- Belang
- Krijg lagere kosten
- Voorkom onvoldoende materialen
- Kwaliteit verbeteren
- Beheer relaties
- Zoek innovatie
- Referenties
De inkoopafdeling is de afdeling van een bedrijf die verantwoordelijk is voor alle activiteiten voor de aankoop van grondstoffen, reserveonderdelen, diensten, enz., Zoals vereist door de organisatie. Het biedt een dienst die de ruggengraat vormt van veel industriële, detailhandel- en militaire organisaties.
Zorgt ervoor dat de benodigdheden die nodig zijn om het bedrijf te runnen, worden besteld en op voorraad worden gehouden. Deze afdeling staat centraal in succesvol supply chain management en is verantwoordelijk voor het minimaliseren van de kosten van bestelde producten, het controleren van voorraadniveaus en het opbouwen van sterke relaties met leveranciers.
Een goede inkoopafdeling vraagt kwaliteit van leveranciers en volgt bestellingen op vanaf het begin tot aan de receptie. Help andere afdelingen bij het identificeren van behoeften, beheer het aanvraagproces en verkrijg concurrerende prijzen. Ze treden meestal op als controllers om ervoor te zorgen dat de budgetten worden nageleefd.
kenmerken
Fungeren als vertrouwde adviseurs voor het senior management
De inkoopafdeling houdt zich op hoog niveau bezig met corporate planning en budgettering. Dit maakt het mogelijk om reverse engineering-kosten te ontwerpen en potentieel goedkopere en / of kwalitatief betere alternatieven te verkennen.
Stimuleer innovatie bij leveranciers
De inkoopafdeling vraagt niet alleen de laagste prijs, maar werkt samen met leveranciers om de onderliggende kosten van hun producten en diensten te verlagen.
Ze zijn nauw betrokken bij "de levenscyclus van innovatie", van het eerste idee tot de fabricage en continue verbetering.
Geef inzicht in de belangrijkste leveranciersgegevens
Bedrijven kunnen deze informatie gebruiken om voorspellende analyses te maken, die een dieper inzicht in markten bieden.
Beheer en beperk risico's in de toeleveringsketen
Economische crises hebben geleerd hoe waardevol het is zich bewust te zijn van de stabiliteit van leveranciers. De inkoopafdeling heeft een veel duidelijker beeld van dat gebied dan enig ander onderdeel van de organisatie.
Stimuleer flexibele personeelsbezetting en talentontwikkeling
Het is noodzakelijk om functionele en geografische grenzen te overschrijden om de juiste kandidaten voor de inkoopafdeling te vinden.
In sommige gevallen ligt het antwoord in outsourcing of het gebruik van shared service-organisaties.
Kenmerken
Materialen verkrijgen
Voor een productiebedrijf kan dit grondstoffen zijn, maar ook gereedschappen, machines of zelfs de benodigde kantoorbenodigdheden voor het verkoopteam en secretaresses.
In een detailhandel moet de inkoopafdeling ervoor zorgen dat er altijd voldoende producten in de schappen of magazijnen liggen om de winkel goed gevuld te houden.
Het is vooral belangrijk om uw voorraadmagazijn op een redelijk niveau te houden. Overinvestering van grote hoeveelheden geld in voorraden kan leiden tot voorraadproblemen en een gebrek aan kapitaal voor andere soorten uitgaven, zoals onderzoek en ontwikkeling of reclame.
Evalueer prijzen
Een inkoopafdeling evalueert continu of u de materialen tegen de best mogelijke prijs ontvangt om de winstgevendheid te maximaliseren.
U moet prijzen vergelijken, zodat u de beste leveranciers kunt vinden met de meest redelijke prijzen voor bedrijfsspecifieke maatorders.
De inkoopafdeling kan communiceren met alternatieve leveranciers, betere prijzen bedingen voor bestellingen met een groter volume of informeren naar de mogelijkheid om goedkopere producten uit verschillende andere bronnen te krijgen.
Voorafgaande goedkeuring van de leverancier
De inkoopafdeling beoordeelt leveranciers op prijs, kwaliteit, meningen van klanten en tijd om bestellingen af te ronden, waarbij een lijst met goedgekeurde leveranciers wordt opgesteld.
Volg uw bestellingen
Bestellingen worden gedocumenteerd met bestelbonnen. Deze specificeren belangrijke informatie over de bestelde materialen, evenals de bestelde hoeveelheid.
Deze formulieren worden gebruikt om ervoor te zorgen dat de bestelde producten worden ontvangen en om bij te houden hoe lang het duurt voordat de bestellingen zijn voltooid.
Kantoorwerk
De afdeling inkoop verzorgt alle documentatie met betrekking tot de inkoop en levering van materialen.
Dit betekent nauw samenwerken met uw boekhoudafdeling om ervoor te zorgen dat er genoeg geld is om artikelen te kopen, dat de cashflow soepel verloopt en dat alle betalingen op tijd worden gedaan.
Beleidsnaleving
Alvorens een aankoop te doen, moet de aankoopafdeling ervoor zorgen dat ze voldoet aan de formaliteiten voor de verwerving en goedkeuring van het budget, en ze moet ervoor zorgen dat de materialen worden aangekocht volgens het algemene beleid van de organisatie.
Belang
Krijg lagere kosten
De inkoopafdeling speelt een belangrijke rol bij het maximaliseren van bedrijfswinsten. Vergelijk prijzen en onderhandel met leveranciers zodat het bedrijf de best mogelijke prijs krijgt voor de benodigde producten.
U kunt ook voor besparingen zorgen door gebruik te maken van de garanties en kortingen die niet-specialisten doorgaans vergeten.
Helpt besparen en zorgt voor meer transparantie in bedrijfsuitgaven. Hierdoor kunt u betere contracten onderhandelen en cashflow vrijmaken.
Voorkom onvoldoende materialen
De inkoopafdeling moet bepalen welke producten cruciaal zijn voor het bedrijf en passende maatregelen nemen om de toeleveringsketen te beschermen.
Om ervoor te zorgen dat onvoldoende materialen de productiviteit niet aantasten, maakt de inkoopafdeling gebruik van technieken als multiple sourcing.
Als u meerdere bronnen heeft, moet u meerdere leveranciers gebruiken die dezelfde producten aanbieden. Als er een probleem is met de ene leverancier, kunnen bestellingen worden verhoogd naar een andere om de storing te compenseren.
Kwaliteit verbeteren
De inkoopafdeling helpt de kwaliteit te verbeteren door prestatiedoelen te stellen. Vervolgens worden de daadwerkelijke prestaties ten opzichte van die doelen bijgehouden.
Het is van cruciaal belang om kwaliteitskenmerken te meten met behulp van indicatoren voor kenmerken, zoals duurzaamheid, productuiterlijk of tijdige levering.
Ze werken nauw samen met leveranciers om hun processen te ontwikkelen en hen te helpen de kwaliteit te verbeteren.
Beheer relaties
De uitdaging voor de inkoopafdeling is om de leverancier te interesseren voor samenwerking met het bedrijf. Laat de leverancier investeren in een langdurige relatie.
De afdeling moet ook de relaties binnen het bedrijf beheren. U moet samenwerken met interne belanghebbenden, zoals marketing, financiën, logistiek en distributie, om ervoor te zorgen dat ze allemaal op één lijn liggen.
Zoek innovatie
Doordat de inkoopafdeling altijd in contact staat met allerlei externe bedrijven, is zij bij uitstek gepositioneerd om innovatieve producten aan te schaffen die het bedrijf een concurrentievoordeel kunnen opleveren in termen van prijs, kwaliteit of gemak.
Referenties
- Alexis schrijven (2018). Wat zijn de functies van een inkoopafdeling in een organisatie? Klein bedrijf - Chron. smallbusiness.chron.com.
- Wikipedia, de gratis encyclopedie (2018). Inkoopmanagement. Ontleend aan: en.wikipedia.org.
- Kaylee Finn (2018). Rollen van een inkoopafdeling in het bedrijfsleven. bizfluent.com.
- BDC (2018). 6 manieren waarop de inkoopafdeling uw bedrijf kan verbeteren. Genomen uit: bdc.ca.
- Robert Bowman (2014). De vijf kenmerken van 'wereldklasse' inkooporganisaties. Forbes. Genomen van: forbes.com.