INTERNE BOEKHOUDKUNDIGE CONTROLE: ELEMENTEN, DOELSTELLINGEN EN VOORBEELD - DUDAS - 2026

De interne boekhoudkundige controle omvat de methoden die door een bedrijf worden geïmplementeerd om de integriteit van financiële en boekhoudkundige informatie te waarborgen, te voldoen aan operationele doelstellingen en winstgevendheid, en het managementbeleid door de hele organisatie te verspreiden. Deze overlappen met de normale bedrijfsprocedures van een bedrijf.

Deze overlapping is bedoeld om bedrijfsmiddelen te beschermen, fouten te minimaliseren en ervoor te zorgen dat bewerkingen op een goedgekeurde manier worden uitgevoerd. Er zijn geen identieke interne controlesystemen, maar veel controlefilosofieën met betrekking tot financiële integriteit en boekhoudpraktijken zijn standaard managementpraktijken geworden.

Interne controle heeft een prijs, namelijk dat controleactiviteiten vaak de natuurlijke stroom van de bedrijfsprocessen vertragen, wat de algehele efficiëntie kan verminderen. Een sleutelbegrip is dat zelfs het meest uitgebreide systeem van interne controle het risico op fraude of fouten niet volledig zal elimineren.

Er zullen altijd enkele incidenten zijn, meestal door onvoorziene omstandigheden of overdreven vastberaden inspanningen van iemand die fraude wil plegen.

Elementen van interne boekhoudkundige controle

Taakscheiding

Scheiding van taken omvat het verdelen van de verantwoordelijkheid voor boekhouding, deposito's, rapportage en controle. De aanvullende taken zijn gescheiden, er is minder kans dat één medewerker frauduleuze handelingen pleegt.

Voor kleine bedrijven met slechts een paar boekhoudmedewerkers kan het delen van verantwoordelijkheden tussen twee of meer mensen of het vereisen van kritieke taken die moeten worden beoordeeld door collega's hetzelfde doel dienen.

Toegangscontrole

Door de toegang tot verschillende delen van een boekhoudsysteem te beheren door middel van wachtwoorden, sloten en elektronische toegangslogboeken, kunnen onbevoegde gebruikers buiten het systeem worden gehouden, terwijl het ook een manier biedt om het systeemgebruik te controleren om de bron te identificeren van fouten of discrepanties.

Fysieke audits

Fysieke audits omvatten het handmatig tellen van contanten en alle fysieke activa die in het boekhoudsysteem zijn geregistreerd; bijvoorbeeld voorraden, materialen en gereedschappen.

De fysieke telling kan goed verborgen discrepanties in rekeningsaldi aan het licht brengen, die in elektronische dossiers over het hoofd worden gezien.

Het tellen van contant geld in de verkooppunten kan dagelijks of zelfs meerdere keren per dag worden gedaan. Grotere projecten, zoals handmatige voorraadtelling, hoeven minder vaak te worden uitgevoerd, misschien per kwartaal.

Gestandaardiseerde documentatie

Het standaardiseren van de documenten die worden gebruikt voor financiële transacties - zoals facturen, interne materiaalaanvragen, voorraadontvangsten en reiskostenrapporten - kan helpen om de consistentie in het bijhouden van gegevens in de loop van de tijd te behouden.

Het gebruik van standaard documentformaten kan het gemakkelijker maken om records uit het verleden te bekijken bij het zoeken naar de bron van eventuele discrepanties in het systeem. Gebrek aan standaardisatie kan ertoe leiden dat items in een dergelijke recensie over het hoofd worden gezien of verkeerd worden geïnterpreteerd.

Proefbalansen

Het gebruik van een dubbel boekhoudsysteem verhoogt de betrouwbaarheid door ervoor te zorgen dat de boeken altijd in evenwicht zijn. Toch is het mogelijk dat fouten het systeem op elk moment uit balans brengen.

Het berekenen van dagelijkse of wekelijkse proefbalansen kan periodiek informatie opleveren over de toestand van het systeem. Hierdoor kunnen afwijkingen zo snel mogelijk worden ontdekt en onderzocht.

Periodieke afstemmingen

Boekhoudkundige afstemmingen kunnen ervoor zorgen dat de saldi van het boekhoudsysteem overeenkomen met de saldi van de rekeningen van andere entiteiten, zoals banken, leveranciers en kredietklanten.

Een bankafstemming omvat bijvoorbeeld het vergelijken van kassaldi en stortings- en ontvangstrecords tussen het boekhoudsysteem en bankafschriften.

Verschillen tussen dit soort aanvullende accounts kunnen fouten of discrepanties in de accounts zelf aan het licht brengen. Ze kunnen ook aantonen dat de fouten hun oorsprong kunnen hebben bij de andere entiteiten.

Autoriteit voor goedkeuring

Door van specifieke managers te eisen dat ze bepaalde soorten transacties autoriseren, kan een verantwoordingslaag aan de boekhouding worden toegevoegd. Hieruit blijkt dat de transacties zijn bekeken, geanalyseerd en goedgekeurd door de desbetreffende autoriteiten.

Door goedkeuring te vereisen om grote uitgaven en betalingen te doen, wordt voorkomen dat gewetenloze werknemers grote frauduleuze transacties met bedrijfsgelden uitvoeren.

doelen

Bescherm bedrijfsmiddelen

Goed ontworpen interne controles beschermen activa tegen verlies. Het verlies kan een onopzettelijk verlies zijn, dat het gevolg is van oprechte fouten van mensen. Het kan ook een opzettelijk verlies zijn als gevolg van opzettelijke frauduleuze activiteiten.

Garandeer de betrouwbaarheid en integriteit van financiële informatie

Interne controles zorgen ervoor dat het management beschikt over nauwkeurige, tijdige en volledige informatie - inclusief boekhoudkundige gegevens - om bedrijfsactiviteiten te plannen, controleren en rapporteren.

Zorg voor naleving van de wetten

Interne controles helpen ervoor te zorgen dat het bedrijf voldoet aan de vele nationale, provinciale en lokale wet- en regelgeving die van invloed is op de bedrijfsactiviteiten.

Bevorder efficiënte en effectieve operaties

Interne controles bieden een omgeving waarin managers en personeel de efficiëntie en effectiviteit van operaties kunnen maximaliseren.

Naleving van doelen en doelstellingen

Het systeem van interne controles biedt het management een mechanisme om de verwezenlijking van operationele doelen en doelstellingen te controleren.

Voorbeeld

Liquide middelen hebben altijd meer bescherming nodig dan illiquide activa, omdat ze gemakkelijker te stelen zijn; bijvoorbeeld contant geld opnemen.

Contant geld is het meest liquide bezit en kan gemakkelijk worden gestolen door elke werknemer die ermee omgaat. Om het geld van het bedrijf te beschermen is dat er speciale interne controles worden geïmplementeerd.

Interne controle van scheiding van taken wordt vaak gebruikt met contanten. Deze controle vereist dat de persoon die het geld van de klant ontvangt en degene die het ontvangstbewijs in het boekhoudsysteem vastlegt, nooit dezelfde werknemer zijn.

Sommige interne controlesystemen gaan zelfs nog een stap verder en vereisen dat een werknemer het geld ophaalt, een ander het op de bank stort en een ander het in het boekhoudsysteem registreert.

Door de taken van elke werknemer te segmenteren, kan geen enkele persoon het geld ophalen, storten en de verkoop in de boekhouding opnemen. Dit voorkomt fraude, omdat een persoon dus een deel van het ingezamelde geld niet in zijn zak kan steken en een kleiner bedrag van de kassabon in het boekhoudsysteem kan opnemen.

Referenties

1. Steven Bragg (2018). Interne controle. Boekhoudkundige hulpmiddelen. Genomen uit: accountingtools.com.
2. Investopedia (2018). Interne controles. Overgenomen van: investopedia.com.
3. Rebekiah Hill (2018). Interne controles in de boekhouding: definitie, typen en voorbeelden. Studie. Genomen uit: study.com.
4. Universiteit van Washington (2018). Interne controles. Genomen uit: finance.uw.edu.
5. David Ingram (2018). Wat zijn de zeven interne controleprocedures in de boekhouding? Kleinbedrijf - Chron. Genomen uit: smallbusiness.chron.com.
6. Mijn boekhoudcursus (2018). Wat zijn interne controles? Genomen van: myaccountingcourse.com.