ADMINISTRATIEVE CONTROLE: CONTROLESYSTEMEN, DOELSTELLINGEN, VOORBEELDEN - DUDAS - 2026

De administratieve controle wordt gedefinieerd als het proces waarmee managers andere leden van de organisatie beïnvloeden om strategieën te implementeren. Het wordt uitgevoerd op basis van de informatie die de managers ontvangen.

Het behandelt coördinatie, toewijzing van middelen, motivatie en prestatiemeting. De praktijk van managementcontrole en het ontwerp van managementcontrolesystemen is gebaseerd op een aantal academische disciplines.

Bron: pixabay.com

Administratieve controle omvat uitgebreide metingen. Daarom is het gerelateerd en vereist het input van de boekhouding, met name management accounting. Ten tweede gaat het om beslissingen over de toewijzing van middelen. Daarom is het verwant en vereist het een bijdrage van economie, vooral van bedrijfseconomie.

Ten derde gaat het om communicatie en werkmotivatie. Dit betekent dat het gerelateerd is en een bijdrage vereist van de sociale psychologie, vooral van organisatiegedrag.

Slechte controles binnen een bedrijf vormen aanzienlijke bedreigingen, zoals inefficiënt gebruik van middelen, verwerkingsfouten, verminderde winstgevendheid, gebrek aan naleving van de regelgeving en diefstal of verduistering van activa door werknemers.

Planificatie en controle

Er is een nauw verband tussen planning en controle. Planning is een proces waarbij de doelstellingen van een organisatie en de methoden om de doelstellingen te bereiken worden vastgesteld. Beheersing is een proces dat de werkelijke prestaties meet en richt op de geplande doelstellingen van de organisatie.

Zodra strategieën zijn vastgesteld en plannen zijn gemaakt, is de belangrijkste taak van het management om maatregelen te nemen om ervoor te zorgen dat deze plannen worden uitgevoerd of, indien de omstandigheden dit vereisen, dat de plannen worden gewijzigd.

Administratieve controle is een van de bestuurlijke functies, evenals planning, organisatie, toezicht en regie.

Het is een belangrijke functie, omdat het helpt om fouten te verifiëren en corrigerende maatregelen te nemen om afwijkingen van normen te minimaliseren en de gestelde doelstellingen van de organisatie op de gewenste manier te bereiken.

Administratieve controle kan worden gedefinieerd als de systeemfunctie die operaties zo nodig aanpast om het plan te bereiken, of om variaties in systeemdoelstellingen binnen toelaatbare grenzen te houden.

Administratieve controlesystemen

Het zijn systemen die informatie verzamelen en gebruiken om de prestaties van verschillende bedrijfsmiddelen, zoals menselijk, fysiek, financieel en de organisatie in het algemeen, te evalueren als resultaat van de gevolgde managementstrategieën.

Daarom vormen ze de reeks formele procedures die nodig zijn voor administratieve en economische efficiëntie. Managers gebruiken het om normen in de activiteiten van de organisatie te handhaven of te wijzigen.

Omdat het een integraal onderdeel is van het volledige controlesysteem van een bedrijf, is het doel om de volledige en tijdige implementatie van de plannen en het beleid van het management te garanderen.

Ze kunnen alles omvatten, van hoe voorraden worden besteld tot hoe activa worden gepland om te worden gebruikt, taken worden toegewezen of voorraad wordt beheerd.

Een managementcontrolesysteem is de manier waarop managers hun organisatiestrategieën of -beleid kunnen documenteren. Evenzo is het een manier om de prestaties van interne bedrijfsprocessen te evalueren en deze te vergelijken met de verklaarde doelstellingen en beleidslijnen.

Zakelijke tool

Het managementcontrolesysteem is een bedrijfsinstrument dat een indicatie kan geven van hoe goed een organisatie presteert volgens haar doelstellingen.

Administratieve controles zijn echter slechts een van de tools die managers gebruiken om de gewenste strategieën te implementeren.

Strategieën worden niet alleen geïmplementeerd via administratieve controles, maar ook met de organisatiestructuur, personeelsbeheer en organisatiecultuur.

Componenten

Het administratieve controlesysteem is een hulpmiddel om het management te helpen een organisatie te leiden naar haar strategische doelstellingen en concurrentievoordeel. Over het algemeen wordt aangenomen dat het uit drie componenten bestaat:

- Opstellen van normen.

- Meting van de daadwerkelijke prestaties ten opzichte van deze normen.

- Corrigerende maatregelen nemen bij afwijkingen van de regels en plannen.

Moeilijkheden

Er zijn twee veelvoorkomende problemen waarmee administratieve controlesystemen in bedrijven worden omgeven.

- De gebieden kunnen herkennen waar meer controle nodig is.

- In staat zijn om te herkennen wanneer bestaande controles inefficiënt of defect zijn.

doelen

Administratieve controledoelstellingen hebben betrekking op de betrouwbaarheid van financiële informatie, tijdige feedback over het behalen van operationele of strategische doelstellingen en naleving van wet- en regelgeving.

Fout detectie

Een onregelmatigheid in het management van het bedrijf kan de verwezenlijking van de algemene doelstellingen van een bedrijf in gevaar brengen, waardoor het terrein verliest aan de concurrentie en totdat zijn eigen voortbestaan ​​in gevaar komt.

Daarom wordt het belangrijk om afwijkingen snel op te sporen. Op dezelfde manier kunnen verschillende circuits en gebieden worden geïdentificeerd die, hoewel ze niet worden beïnvloed door anomalieën of ernstige storingen, kunnen worden geoptimaliseerd voor het algemene welzijn van het bedrijf.

Laat zien dat alles correct werkt

Administratieve controle controleert of alles goed werkt en dat zowel de voorgestelde doelstellingen als de op administratief niveau vastgestelde niveaus met betrekking tot winst, verkoop, veiligheid, enz., Worden bereikt zonder noemenswaardige wijzigingen.

Op deze manier wordt het bedrijf veiliger en worden zijn standaarden en operationele besluitvormingsprocessen steviger.

Handel waar nodig

Het opsporen van een situatie is niet erg nuttig als er geen specifieke acties worden ondernomen om een ​​negatieve omstandigheid om te buigen, dankzij de gedetailleerde en concrete informatie die wordt verstrekt door de administratieve controle.

Communiceer en motiveer werknemers

Nauwkeurige kennis van de toestand van het bedrijf, inclusief de fouten, problemen en correct afgehandelde aspecten, bevordert een betere communicatie met de werknemers en motiveert hen om te garanderen dat de nodige aspecten worden verbeterd of dat de juiste lijn wordt gevolgd.

Implementeer preventieve maatregelen

De voortijdige diagnose van specifieke problemen die worden ontdekt door administratieve controle, maakt corrigerende maatregelen overbodig, aangezien deze worden vervangen door alleen preventieve maatregelen.

Voordeel

Het grootste voordeel van managementcontrole is dat het een cyclus van richting en controle creëert voor zakelijk leiderschap. De besluitvorming wordt gestroomlijnd omdat er minder individuen bij betrokken zijn.

Het helpt managers om feitelijke prestaties te meten en als leidraad voor het behalen van doelstellingen.

Helpt bij decentralisatie

De moderne trend in bedrijfsorganisaties is richting decentralisatie, waarvoor een controlesysteem nodig is.

Bij decentralisatie is de beslissingsbevoegdheid verspreid over de organisatie.

Het management moet de controle in handen houden om te zien of het gezag correct wordt gebruikt. Zonder deugdelijke administratieve controles kan decentralisatie niet slagen.

Helpt bij de coördinatie

De omvang van moderne bedrijven neemt toe. Er is een grote hoeveelheid kapitaal en een groot aantal mensen in werkzaam.

Dit creëert het probleem van een goede controle, aangezien er veel divisies zijn die verschillende producten produceren en distribueren. Om hun activiteiten te coördineren, is een controlesysteem vereist.

Vereenvoudig toezicht

Vereenvoudig monitoring door te wijzen op significante afwijkingen. Houdt medewerkers onder controle.

Een goed controlesysteem detecteert zwakke punten zeer snel. Dit helpt de reikwijdte van de controle op alle niveaus uit te breiden.

Verhoog de motivatie

Beheersingstechnieken creëren een sfeer van orde en discipline in de organisatie door afwijkingen op te sporen en de factoren te identificeren die daarvoor verantwoordelijk zijn.

Dit verhoogt de motivatie van medewerkers, omdat ze de functie kennen waarvoor ze verantwoordelijk worden gehouden.

Nadelen

Een nadeel van administratieve controle is dat het creativiteit en innovatie kan ontmoedigen, door een bedrijf meer gestandaardiseerd en minder flexibel te maken.

Organisaties met een strakke administratieve controle zijn vaak minder in staat zich aan te passen aan veranderingen in de markt, hun branche of de juridische omgeving, omdat ze de reikwijdte van mogelijke ideeën en plannen hebben beperkt

Moeilijkheden om kwantitatieve normen vast te stellen

Administratieve controle verliest zijn doeltreffendheid wanneer de prestatienorm niet in kwantitatieve termen kan worden gedefinieerd.

Het is erg moeilijk om een ​​kwantitatieve norm vast te stellen voor menselijk gedrag, niveau van efficiëntie, werktevredenheid, motivatie van medewerkers, enz. In dergelijke gevallen is het oordeel ter discretie van de manager.

Er is geen controle over externe factoren

Een bedrijf heeft geen controle over externe factoren zoals overheidsbeleid, technologische verandering, verandering in mode, verandering in concurrentiebeleid, enz.

Weerstand van werknemers

Grassroots-medewerkers kunnen zich ondergewaardeerd en ontevreden voelen omdat ze hun ideeën niet mogen presenteren. Medewerkers vinden dat controle hun handelingsvrijheid vermindert. Dit kan leiden tot een groot personeelsverloop.

Medewerkers verzetten zich vaak tegen controle. Als gevolg hiervan wordt de effectiviteit ervan verminderd.

Dure zaak

Organisaties moeten veel tijd en geld besteden aan het installeren van een administratief controlesysteem.

De baten moeten meer zijn dan de kosten, dan is alleen de controle effectief, anders leidt het tot inefficiëntie.

Belang

Zonder administratieve controle is het beheerproces onvolledig. Bij bedrijven ontstaat de behoefte aan controle door verschillende factoren:

- Het is moeilijk om volledig nauwkeurige prestatienormen vast te stellen in grote organisaties. Aan de andere kant heeft een manager allerlei soorten tijdige informatie nodig, die niet altijd beschikbaar is. Controle is vereist om de nauwkeurigheid van de normen te beoordelen.

- Aan de werknemers worden grote sommen geld en waardevolle middelen toevertrouwd. Bij gebrek aan controle kunnen werknemers echter toegeven aan verleidingen. Een efficiënt controlesysteem helpt om oneerlijk gedrag van medewerkers te minimaliseren.

- Bij gebrek aan controle kunnen medewerkers ontspannen in hun inspanning en kunnen hun prestaties onder normaal vallen.

Door controle wordt ervoor gezorgd dat de middelen van een organisatie worden verkregen en effectief worden gebruikt om de gewenste doelstellingen te bereiken. Administratieve controle biedt de volgende voordelen:

Beleidsverificatie

Het stelt het management in staat om de kwaliteit van de verschillende plannen te verifiëren. Zo kan het onthullen welke plannen opnieuw moeten worden ontworpen of welke doelen moeten worden aangepast.

Veranderingen in de omgeving kunnen originele plannen onwerkbaar of gebrekkig maken. Controle helpt bij het herzien en bijwerken van plannen.

Bestuurlijke verantwoordelijkheid

Zelfs wanneer een manager bepaalde activiteiten toewijst en autoriteit delegeert aan zijn ondergeschikten, is hij nog steeds verantwoordelijk voor de uiteindelijke prestatie.

Daarom moet een manager de prestaties van zijn ondergeschikten controleren om er zeker van te zijn dat zij de gedelegeerde autoriteit op de gewenste manier gebruiken.

Administratieve controle stelt managers in staat hun verantwoordelijkheden te vervullen en tegelijkertijd bevoegdheden te delegeren.

Motivator

Inspireer medewerkers om hard te werken en beter te presteren. Als ze weten dat hun prestatie wordt gewaardeerd en hun beloning aan die evaluatie is gekoppeld, zullen ze proberen hun best te doen.

Efficiëntie

Controle draagt ​​bij aan de efficiëntie van de bedrijfsvoering, door te focussen op het behalen van doelstellingen. Daarom kunnen managers fouten opsporen en corrigeren voordat ze ernstig worden, waardoor verspilling en verliezen tot een minimum worden beperkt.

Voorbeelden

Een administratieve controle is elk proces, elke praktijk, elk beleid, hulpmiddel, meting of systeem dat wordt geïmplementeerd om het management in staat te stellen de middelen van een organisatie te sturen. De volgende zijn illustratieve voorbeelden:

Vereistencontrole

Documenteer de plannen formeel als vereisten en beheer de wijziging van deze plannen.

Financiële controle

Financiële controles zoals de praktijk van het ontwikkelen, bewaken en administreren van een budget.

Prestatie monitoring

Het proces om met medewerkers overeenstemming te bereiken over een reeks doelen en de prestaties af te zetten tegen die doelen.

Toezicht

Monitoring van de prestaties van medewerkers om de productiviteit, efficiëntie en kwaliteit van het werk te verbeteren.

Verander controle

Het proces van het indienen, evalueren, goedkeuren, prioriteren, implementeren, communiceren en beoordelen van veranderingen in een organisatie.

Beveiligingsmaatregelen

Implementeer voorzorgsmaatregelen en tegenmaatregelen om risico's voor mensen, eigendommen en informatie te vermijden.

Nalevingscontroles

De implementatie van processen, procedures, systemen, controles, metingen en rapporten om te voldoen aan wet- en regelgeving, normen en intern beleid.

Benchmarking

Het is het voortdurende proces waarbij de prestaties van het bedrijf worden vergeleken met de huidige branche, concurrentie of best practices.

Continue verbetering

Het is het zich herhalende proces van dingen meten, verbeteren en opnieuw meten.

QA

Zorg ervoor dat de outputs binnen de specificaties vallen. Implementeer bijvoorbeeld een proces om producten op een productielijn te testen.

Kwaliteit gegarandeerd

Het is het proces om toekomstige kwaliteitsgebreken te voorkomen. Bijvoorbeeld de praktijk om de hoofdoorzaak van alle kwaliteitsgebreken te onderzoeken om verbeteringen te identificeren.

Automatisering

Verbeter ook de productiviteit, efficiëntie en kwaliteit door werk te vervangen door automatisering.

Gegevensbeheer

Gegevensbeheer op gebieden zoals datakwaliteit, data-afkomst, beveiliging, integratie en compliance.

Voorraadbeheer

Regel en houd rekening met de voorraad om een ​​tekort of overaanbod te voorkomen.

Beheer van activa

Controle over activa zoals faciliteiten, infrastructuur, machines, software en intellectueel eigendom.

Een activaboekhoudsysteem implementeert bijvoorbeeld een passende scheiding van bezorgdheid over activa.

Referenties

1. All Business (2019). Wat is een administratief controlesysteem en waarom zijn ze zo belangrijk? Genomen uit: allbusinessadmin.com.au.
2. Wikipedia, de gratis encyclopedie (2019). Management controlesysteem. Ontleend aan: en.wikipedia.org.
3. Wikipedia, de gratis encyclopedie (2019). Controle (beheer). Ontleend aan: en.wikipedia.org.
4. Kenneth A. Merchant (1982). De controlefunctie van het management. MIT Sloan. Genomen uit: sloanreview.mit.edu.
5. Zakelijk woordenboek (2019). Management control. Genomen uit: businessdictionary.com.
6. John Spacey (2015). 21 Voorbeelden van managementcontrole. Genomen van: simplicable.com.
7. MBA-kennisbank (2019). Belang van managementcontrole in een organisatie. Genomen uit: mbaknol.com.
8. Smriti Chand (2019). 7 Voordelen van managementcontrole voor een organisatie. Uw artikelenbibliotheek. Genomen van: yourarticlelibrary.com.
9. Samiksha S (2019). Het belang en de beperkingen van controle. Uw artikelenbibliotheek. Genomen van: yourarticlelibrary.com.