FORMELE BRIEF: KENMERKEN, ONDERDELEN EN VOORBEELDEN - CULTUUR WOORDENSCHAT - 2026

Een formele brief is een brief die is gericht aan een autoriteit, een onbekende persoon of iemand die bekend is, midden in een context die noodzakelijkerwijs een formele houding impliceert. Dit soort schriftelijke communicatie is gebruikelijk in werk- en academische omgevingen, maar ook in bepaalde sociale omgevingen.

Formele brieven zijn louter informatieve communicaties. In een aantal gevallen kunnen ze ook meer persoonlijke gevoelens uiten, hoewel ze meestal worden verzonden met de bedoeling iets te informeren.

Voorbeeld van een formele brief

De taal van formele brieven heeft een zekere aureool van ernst, het probeert respect uit te drukken voor de afzender van de communicatie. Evenzo worden ze gekenmerkt door beknopt en beknopt te zijn: het is de bedoeling iets in het bijzonder te informeren, en via de formele brief wordt ernaar gestreefd het zo nauwkeurig mogelijk uit te drukken.

Kenmerken van de formele brief

Ze zijn louter informatief

Formele brieven zijn in de eerste plaats bedoeld om te informeren. Deze informatie kan nieuw zijn voor de afzender, of kan dienen als herinnering aan een probleem dat bij een eerdere gelegenheid aan de orde is geweest.

In elk geval zijn formele brieven meestal geen manier om begroetingen te sturen of contact tussen mensen te onderhouden; Zijn primaire functie is om informatie in een bepaalde context over te brengen.

Ze gebruiken respectvolle taal

In formele brieven moet respectvol taalgebruik worden gebruikt. Bron: pixabay.com

In dit soort brieven wordt vrij formele taal gebruikt. Tijdens de communicatie moet de afzender merken dat hij met respect en aandacht wordt behandeld.

De formele brieven moeten de namen bevatten van de functies van de afzender of de titel die hij vertoont, als dat het geval is.

Ze zijn kort

Omdat ze een zeer specifieke functie hebben, worden formele letters gekenmerkt door hun korte lengte. Het probeert te voorkomen dat de ontvanger van de brief te veel tijd moet besteden aan het lezen ervan.

Het is eerder de bedoeling dat de boodschap snel overkomt. Daarom is het belangrijk dat er geen onnodige alinea's in formele brieven staan.

Informatie wordt nauwkeurig uitgedrukt

Zoals we in het vorige punt hebben aangegeven, is precisie de sleutel voor formele brieven. Bij het schrijven van dit soort communicatie is het absoluut noodzakelijk om vaste zinnen, vullende alinea's of onnodige gegevens te vermijden die niet van belang zijn voor de lezer.

De hele brief moet vol waardevolle informatie staan, vloeiend, respectvol en nauwkeurig worden uitgedrukt.

Ze kunnen worden doorverwezen naar kennissen of vreemden

De afzenders van formele brieven kunnen bekende of onbekende personen zijn. Een buurman van een gemeenschap kan bijvoorbeeld een brief schrijven aan de president van die gemeenschap met het verzoek om een ​​buitengewone vergadering bijeen te roepen als gevolg van een specifiek probleem.

Het is zeer waarschijnlijk dat degene die de brief schrijft de president van de gemeenschap kent, dat hij misschien zelfs een vriendschapsrelatie heeft of dat deze in meer informele termen wordt behandeld, maar toch moet de te schrijven brief formeel zijn.

Evenzo kunnen dit soort brieven ook naar vreemden worden gestuurd. Een docent die in Madrid woont, kan bijvoorbeeld een formele brief schrijven aan de burgemeester van die stad om een ​​educatief programma aan te bieden dat gericht is op kinderen die deelnemen aan het basisonderwijs in community colleges in de omgeving.

In dat geval kent de leraar de burgemeester misschien niet persoonlijk, maar kan hij hem toch in een formele brief aanspreken.

De structuur bevat protocolelementen

Formele brieven bevatten meestal informatie met betrekking tot de functies van zowel de afzender als de afzender, evenals specifieke afspraken die kunnen ontstaan.

Deze vermeldingen zijn erg belangrijk binnen de structuur van formele brieven, omdat het de volledige erkenning impliceert van wie de brief zal ontvangen en wordt geïnterpreteerd als een teken van respect en zorg in de communicatie.

Let goed op de spellingsregels

Bij elk type schrijven is het nodig om goed te hebben geschreven en geschreven, maar in een formele brief is het zelfs nog meer nodig dat alle alinea's correct zijn geschreven.

Er moeten verschillende herzieningen van de definitieve tekst worden aangebracht en het is belangrijk om uiterst voorzichtig te zijn met alle details. Anders kunnen er fouten in de brief staan ​​en zal de afzender dergelijke communicatie niet als ernstig of waardevol beschouwen; Je zou het zelfs als respectloos kunnen interpreteren.

Delen van de formele brief

Plaats en datum

Deze gegevens bevinden zich meestal rechtsboven in de grafiek, hoewel ze ook linksboven te vinden zijn. Het is belangrijk om deze elementen niet te vergeten, aangezien zij degenen zijn waarmee de communicatie kan worden opgenomen en in een specifieke context kan worden geplaatst.

De meest gebruikelijke is dat de stad eerst wordt geplaatst en vervolgens de datum, volgens het huidige dag-, maand- en jaarformaat. Bijvoorbeeld: "Madrid, 15 oktober 2019".

Header

In deze sectie moet de afzender van de communicatie worden vermeld. Deze vermelding moet de bijbehorende titel bevatten (dat wil zeggen "meneer", "mevrouw", "geschenk", "doña", enz.) En de volledige naam van de persoon.

In de volgende regel moet de positie van de persoon in kwestie verschijnen, of de titel die ze hebben in het geval van een lid van de adel of royalty.

Na deze informatie gebruiken sommige mensen het woord 'aanwezig'. Het is een conventie die niet verplicht is, maar kan worden gebruikt als de schrijver van de brief dit verstandig acht. Een voorbeeld van een koptekst kan de volgende zijn:

"Mvr. Camila Flores

Plaatsvervanger van het 6e district van de regio Valparaíso

Cadeau."

Groet

Dit gedeelte beslaat slechts één regel, onthoud dat de bedoeling van een formele brief is om zo direct, respectvol en nauwkeurig mogelijk te zijn.

Daarom zal de begroeting aan de afzender een beleefdheidsterm bevatten, zoals onder andere "geacht", "voornaam", "gerespecteerd" of "gewaardeerd".

Bovendien moet het de titel bevatten die eerder is geplaatst (onder andere "meneer", "mevrouw", "geschenk", "doña"), evenals de positie van de afzender, die ook in de koptekst is geplaatst. Een goede begroeting voor een formele brief kan er als volgt uitzien: "Geachte mevrouw de plaatsvervanger."

Invoering

In de eerste alinea van een formele brief moet beknopt worden vermeld wat de reden voor de communicatie is. Deze inleiding zou de hoofdlijnen van de brief effectief moeten verduidelijken en wat deze hoopt te bereiken van de afzender.

Evenzo kan de inleiding snel gedetailleerd beschrijven wie de brief schrijft en in welke hoedanigheid de genoemde communicatie bevordert.

Dat wil zeggen, degene die de formele brief leest, moet begrijpen wat de belangrijkste informatie is door alleen de eerste alinea ervan te lezen. Op deze manier zult u via de brief snel herkennen wat voor soort acties van u worden gevraagd. Hier is een voorbeeld van een formele introductie van een brief:

“Ik communiceer met u als inwoner van de wijk Bellas Artes met de bedoeling mijn dank uit te spreken voor de inhuldiging van het gemeentelijk park Juan Díaz, dat in het centrum van genoemde wijk ligt en dat een duidelijke verbetering van de levenskwaliteit heeft betekend. van degenen die daar wonen ”.

Lichaam

Komt overeen met de ontwikkeling van de tekst. Dit gedeelte moet alle aanvullende aspecten bevatten die verband houden met de belangrijkste reden voor de communicatie, die in de vorige paragraaf aan de orde is gesteld.

Het is belangrijk dat de brief niet te ver reikt, hij moet altijd zo nauwkeurig mogelijk geschreven zijn. Het is echter ook belangrijk dat de communicatie niet onvolledig is door deze heel kort te willen houden.

Er moet een evenwicht zijn waardoor de lengte van de brief kort kan zijn en tegelijkertijd is het mogelijk om de volledige informatie aan de afzender te bezorgen.

Afscheid

Het afscheid is aan het einde van de brief. Dit gedeelte biedt de mogelijkheid om het hoofdidee op een snelle en samengevatte manier te benadrukken.

Evenzo kan het afscheid ook een aanhankelijke en vriendelijke zin bevatten die het gesprek beëindigt. Een voorbeeld van afscheid in een formele brief kan het volgende zijn: “Ik waardeer het werk dat in deze buurt van de hoofdstad is gedaan en blijf tot uw beschikking voor toekomstige sociale verbeteringsprojecten. Hij neemt afscheid van je ”.

Firma

Het is het laatste deel van de brief. In deze sectie staat de volledige naam van de persoon die de brief schrijft, evenals hun functie of titel, al naargelang het geval.

Deze naam gaat vergezeld van de handtekening van de persoon. Voor formele brieven wordt meestal dezelfde handtekening gebruikt die in normale juridische documenten wordt gebruikt. Het kan met de hand worden geschreven of het kan een elektronische handtekening zijn.

Anderen

Als het briefformulier wordt verzonden vanuit een formele instelling of organisatie, kan in de rechterbovenhoek een logo worden opgenomen.

Voorbeelden

Formele ontslagbrief

Madrid, 15 november 2018

De heer Joaquín Guerrero

Directeur Human Resources van de krant El País

Cadeau.

Beste meneer directeur:

Ik schrijf u met de bedoeling u mijn beslissing te laten weten om met ingang van 1 december 2018 mijn positie als hoofdjournalist van de internationale afdeling van de vooraanstaande krant El País definitief op te geven.

Deze beslissing speelt in op persoonlijke redenen die onvermijdelijk zijn en niets te maken hebben met slechte ervaringen binnen het bedrijf, waarin ik drie jaar harmonieus heb gefunctioneerd.

Serva presenteert de mededeling om u te bedanken voor het vertrouwen dat het bedrijf mij te allen tijde heeft gegeven. Mijn werkervaring in El País was een belangrijke kans voor professionele en persoonlijke groei waarvoor ik enorm dankbaar ben.

Zonder verder oponthoud en in de hoop op begrip van jouw kant, neemt hij afscheid,

Daniel Fernandez

Hoofdjournalist van de internationale sectie, El País.

Formele claimbrief

Caracas, 26 september 2019

Meneer Samuel Palacios

General manager van Movistar

Cadeau.

Geachte heer Manager:

Door middel van deze mededeling schrijf ik u om u te informeren over mijn onenigheid met betrekking tot de internetdienst die wordt aangeboden door het bedrijf dat u runt. De afgelopen 15 opeenvolgende dagen heb ik geen internetdienst gehad en mijn situatie is nog niet opgelost.

Ik begrijp dat er bepaalde kanalen zijn die geschikt zijn om de bijbehorende klachten te presenteren, maar ik geef respectvol aan dat mijn klachten de afgelopen 15 dagen al zijn geregistreerd en ik heb geen bevredigend antwoord kunnen geven.

Bij deze brief voeg ik kopieën toe van de facturen van de afgelopen twee maanden, naar behoren betaald, evenals een lijst met het aantal claims dat ik heb ingediend bij de klantendienst van het bedrijf. Ik blijf aandachtig en klaar voor het geval het nodig is om andere documentatie te overleggen.

Ik ben bij voorbaat dankbaar voor de inspanningen die u moet doen om ervoor te zorgen dat mijn zaak wordt uitgeleverd aan de relevante autoriteiten, waardoor zij antwoorden op mijn vereisten kunnen geven.

Ontvang een hartelijke groet van mij.

Vriendelijke groet,

Diana González Riera

CI 18.574.296

Formele bedankbrief

Barcelona, ​​8 januari 2019

Mevrouw Beatriz Villarejo

Directeur van het Instituut voor Hedendaagse Dans van Barcelona

Cadeau

Geachte mevrouw Villarejo:

Hierbij bied ik u en het team van het Barcelona Institute of Contemporary Dance mijn oprechte dank aan voor het onberispelijke begeleidingswerk dat ze zo vriendelijk waren te leveren in het kader van het II Contemporary Dance Festival, gehouden op 6 en 7 van Januari 2019, en georganiseerd door de Impetu School, waarvan ik de directeur ben.

Het team van het Barcelona Institute of Contemporary Dance maakte het mogelijk dat de organisatie van het evenement volledig succesvol was. De geboden ruimtes voldeden aan de verwachtingen van de dansers, choreografen en het grote publiek, en we kregen een zeer positieve reactie van het publiek.

We begrijpen dat dit evenement niet mogelijk zou zijn geweest zonder de deelname van het instituut dat u leidt, en we zijn erg dankbaar dat we hebben samengewerkt met zo'n ijverig team.

Ik spreek mijn grote waardering uit namens alle leden van de Impetu-school en sta volledig tot uw beschikking voor de gezamenlijke realisatie van toekomstige evenementen.

Ontvang een zeer hartelijke groet.

Vriendelijke groet,

Olga Rojas

Directeur van de Impetu Contemporary Dance School

Formele brief met verzoek

Buenos Aires, 7 maart 2019

Meneer Carlos Cajal

Verkoopmanager Ford Argentinië

Beste meneer Cajal:

Via deze mededeling stuur ik u respectvol het verzoek om in de loop van de huidige maand tien (10) exemplaren van Fiesta Power-modelauto's uit 2019 naar de Auto Summit-dealer te sturen. Ik voeg de bijbehorende facturen toe die daadwerkelijk zijn betaald op 28 februari 2019.

Zoals gewoonlijk waarderen we het ten zeerste dat de levering 's ochtends kan plaatsvinden (tussen 8.00 en 12.00 uur), zodat de auto's naar behoren kunnen worden ontvangen door het personeel dat met dergelijke functies is belast.

Ik dank u bij voorbaat voor uw bereidheid en blijf alert op elk verzoek dat u wenst te doen.

Vriendelijke groet,

Diego Miranda

Auto Summit Inkoopmanager

Formele uitnodigingsbrief

Quito, 9 december 2019

De heren Álvarez Suárez

We richten ons tot u met het grote genoegen u en uw gezin uit te nodigen voor onze huwelijksband, die zo God wil op 7 januari 2020.

De ceremonie vindt plaats in de Iglesia de la Compañía de Jesús, gelegen aan de Calle García Moreno N10-43, om 17.00 uur. Het banket vindt plaats in de Ruiseñor-feestzaal, aan de Amapola-straat N30-4, om 20.00 uur. Het kostuum dat voor beide evenementen wordt voorgesteld, is van formele aard.

Wij vragen u respectvol om uw aanwezigheid op het evenement te bevestigen en danken u bij voorbaat voor uw aanwezigheid als getuige van onze bruiloft.

Ontvang een zeer oprechte groet van ons,

vriendelijke groet

Roberto Álvarez en Fabiola Rodríguez

Formele brief van vrijwillige terugtrekking

Panama City, 12 mei 2019

Mevrouw Carla Guzmán

Directeur Human Resources van Revlon Panama

Cadeau.

Geachte mevrouw Guzmán:

Door middel van deze mededeling laat ik u weten dat ik om persoonlijke redenen heb besloten mijn vrijwillig verlof aan te vragen. Ik wil erop wijzen dat dit besluit onherroepelijk is en ingaat op 1 juni 2019.

Ik maak van de gelegenheid gebruik om u te informeren dat ik de overeenkomstige kennisgeving zal doen waarin de wet voorziet vanaf volgende maandag, 15 mei, en na die periode van 15 dagen zal ik mij volledig distantiëren van het bedrijf.

Ik ben erg dankbaar voor de vacatures die Revlon Panama mij heeft geboden sinds ik bij het bedrijf kwam. Ik blijf tot uw beschikking voor het overleggen van alle documentatie die u relevant acht om de administratieve procedure zo goed mogelijk uit te voeren.

Hij neemt dankbaar afscheid,

Luis David Reyes

Verkoopcoördinator van Revlon Panama

Formele brief om een ​​baan aan te vragen

Santiago de Chile, 4 juli 2019

Mevrouw Inés Martínez

Hoofd selectie van het Marriot Hotel

Beste mevrouw Martínez:

Ik schrijf deze mededeling naar aanleiding van het verzoek om klantenservicepersoneel dat het bedrijf Marriot in de nationale pers heeft gepubliceerd.

Ik heb aantoonbare ervaring op het gebied van klantenservice gedurende meer dan 4 jaar en optimale vaardigheden met betrekking tot de respectvolle en assertieve behandeling van het grote publiek. Om deze redenen presenteer ik mijzelf als kandidaat voor de aangeboden functie.

Ik ben een proactieve werknemer, met aanleg voor teamwerk en hoge leiderschapsvaardigheden. Ik sta open om me aan te passen aan de geest van het bedrijf, mijn ervaring in het veld en mijn bereidheid om processen continu te verbeteren bij te dragen.

Bijgevoegd is mijn cv, evenals de aanbevelingen die zijn ondertekend door verschillende van mijn voormalige werkgevers. Als u het relevant acht, blijf ik beschikbaar om een ​​afspraak te maken waarin we de details van wat ik hier aangeeft, kunnen verdiepen.

Bij voorbaat dank, ontvang een hartelijke groet.

Vriendelijke groet,

Paola Vasquez Hernandez

Formele brief om iets te vragen

Bogotá, 8 oktober 2018

Dhr. Patricio Pinto

Directeur van de kwalificerende commissie voor toelating en uitsluiting van leden van de Union Club

Beste meneer Pinto

Ik schrijf u met het verzoek aan de Lidmaatschaps Toelating en Uitsluiting Kwalificerende Raad om opneming als lid van de Union Club, in mijn hoedanigheid van oprichtend lid van de politieke partij Opción Ciudadana.

Sinds de oprichting heeft de Union Club een sterke traditie in het bevorderen van discussie en debat. Gerenommeerde mensen uit de politieke, economische en sociale sfeer hebben zich verzameld in de voorname ruimtes met de bedoeling ideeën te delen en convergentiescenario's te genereren.

Als oprichter van de partij Opción Ciudadana acht ik het relevant om lid te worden van deze prestigieuze club, aan wiens leden ik de visies kan bieden die ik heb opgebouwd tijdens mijn 20 jaar ervaring in de politiek, evenals mijn brede netwerk van contacten die bereid zijn om met de club samen te werken in zaken als nodig.

Ik voeg mijn persoonlijke en professionele referenties toe en ik dank u bij voorbaat voor uw overweging bij deze aanvraag die ik zo vriendelijk ben te presenteren.

Vriendelijke groet,

Oscar Katz Piñera

Oprichter van de politieke partij Opción Ciudadana

Formele brief om een ​​vergadering te bellen

Mexico-Stad, 26 mei 2017

Mevrouw Federica Armijo

Voorzitter van het condominium bestuur van het Las Flores-gebouw.

Cadeau.

Geachte mevrouw Armijo:

Het doel van deze brief is om u respectvol te verzoeken om een ​​spoedvergadering te beleggen waarvoor alle bewoners van het Las Flores-gebouw zijn uitgenodigd. De reden voor de bijeenkomst is om beschermingsstrategieën te bepalen tegen de gewelddadige protesten die we de afgelopen dagen in het gebied hebben gezien.

Op deze manier stel ik voor om de vergadering zo snel mogelijk te houden, om de relevante acties uit te voeren om onze veiligheid en die van de faciliteiten van het gebouw te vergroten.

Ik dank u bij voorbaat voor de snelheid die u in dit geval kunt toepassen en blijf alert voor elke samenwerking die u nodig acht.

Vriendelijke groet,

Mevrouw María Alexandra Quintero Mejías

Appartement 76, Las Flores-gebouw.

Formele brief aan de schatkist

Valparaíso, 19 februari 2019

De heer Hugo Díaz Rojas

Hoofd van de managementafdeling van de Internal Revenue Service

Cadeau.

Beste meneer Díaz:

Door middel van deze brief richt ik u respectvol om de teruggave te vragen van de inhoudingen die op mijn naam zijn geregistreerd voor het tweede semester van 2018.

Als basis voor dit verzoek voeg ik bij deze mededeling de gerelateerde artikelen die deel uitmaken van de belastingwet die ons land regelt en die verband houden met de zaak die ik u vandaag presenteer.

Ik dank u bij voorbaat voor uw aandacht en sta volledig tot uw beschikking om een ​​ontmoeting met u of een andere vertegenwoordiger van deze respectabele instelling te regelen.

Vriendelijke groet,

Selena Gutierrez Torres

RUT 14593963-8

Formele brief aan de burgemeester

Valencia, 8 september 2019

Meneer Joan Ribó

Burgemeester van Valencia

Cadeau.

Geachte heer burgemeester:

Ik schrijf u via deze brief om met groot respect de verlening van een vergunning te vragen om de IV Buurtbijeenkomst van Valencia op het centrale plein van de gemeente Valencia op 8 november 2019 te realiseren.

Het doel van deze buurtbijeenkomsten is om alle leden van de Valenciaanse gemeente op een positieve manier met elkaar te verbinden, recreatieve activiteiten aan te bieden en discussieruimtes te promoten die het mogelijk maken om verbeteringen voor de hele gemeenschap te projecteren.

Geschat wordt dat de IV Buurtbijeenkomst van Valencia 6 uur zal duren en zal tellen met de deelname van ongeveer 150 mannen, vrouwen, jongens en meisjes.

Ik blijf tot uw beschikking om een ​​informatief gesprek te plannen voor het geval u dat nodig acht, en ik dank u bij voorbaat voor uw vriendelijke aandacht.

Vriendelijke groet,

Tamara Nuñez Fuertes

Voorzitter van het organisatiecomité van de IV buurtbijeenkomst van Valencia

Referenties

1. "Modellen van ontslagbrief" in het directoraat van arbeid van de regering van Chili. Opgehaald op 1 november 2019 van het Ministerie van Arbeid van de regering van Chili: dt.gob.cl
2. "Formele brief" in het educatieve portaal. Opgehaald op 1 november 2019 vanuit Portal Educativo: portaleducativo.net
3. "Formele brief" in Wikipedia. Opgehaald op 1 november 2019 van Wikipedia: wikipedia.org
4. "Structuur van een formele brief" op YouTube. Opgehaald op 1 november 2019 van YouTube: youtube.com
5. "Model van schrijven om een ​​vrijwillige terugtrekking te communiceren" in ik begrijp het. Opgehaald op 1 november 2019 van ik begrijp het: loentiendo.com
6. "Sleutels tot het maken van een uitstekende verzoekbrief en hoe u de meest voorkomende verzoeken schrijft" in Management. Opgehaald op 1 november 2019 van Gestión: gestion.org
7. "Modelbrief voor te leggen aan de Schatkist bij het corrigeren van facturen" bij de Boekhouding, Belasting en Financiële Desk. Opgehaald op 1 november 2019 van de Accounting, Fiscal and Financial Desk: Deskcontable.es
8. Beare, K. "Structuur van een formele brief" in Thought & Co. Opgehaald op 1 november 2019 van Thought & Co: thoughtco.com
9. "Hoe schrijf je een formele brief" op WikiHow. Opgehaald op 1 november 2019 van WikiHow: wikihow.com