ADMINISTRATIEVE AUDIT: ACHTERGROND, KENMERKEN EN VOORBEELD - DUDAS - 2025

De administratieve audit wordt gedefinieerd als het proces van evaluatie van de efficiëntie en effectiviteit van administratieve procedures. Het omvat de evaluatie van het beleid, de strategieën en de functies van de verschillende administratieve afdelingen, de controle van het administratieve systeem in het algemeen, enz.

Het is een systematisch en onafhankelijk onderzoek van de boeken, rekeningen, juridische documenten, documenten en ontvangsten van een organisatie. Dit bepaalt de mate waarin de jaarrekening en niet-financiële toelichtingen een getrouw beeld van het management geven. Het probeert er ook voor te zorgen dat de boekhouding correct wordt bijgehouden, zoals vereist door de wet.

Bron: pixabay.com

De accountant observeert en erkent de stellingen die hem ter onderzoek worden voorgelegd, verkrijgt assurance-informatie, beoordeelt deze en formuleert op basis van de redelijkheid een oordeel dat middels een accountantsverklaring wordt meegedeeld.

Administratieve audits bieden een derde partij de zekerheid dat het management vrij is van materiële fouten. De term wordt meestal toegepast op audits van financiële informatie met betrekking tot een juridische entiteit.

Audit resultaat

Als resultaat van een audit kunnen belanghebbenden de effectiviteit van risicomanagement, controle en het managementproces op management effectief evalueren en verbeteren.

Traditioneel werden audits voornamelijk geassocieerd met het verkrijgen van informatie over de financiële systemen en financiële gegevens van een bedrijf of bedrijf.

Er worden administratieve audits uitgevoerd om de validiteit en betrouwbaarheid van de informatie vast te stellen. Tevens om een ​​beoordeling te geven van de interne controle van een administratief systeem.

Als gevolg hiervan kan een derde partij een mening geven over de organisatie. Het uitgebrachte oordeel is afhankelijk van het bewijs dat met de controle is verkregen.

Vanwege bestaande beperkingen biedt een controle slechts een redelijke mate van zekerheid dat de overzichten geen afwijkingen van materieel belang bevatten. Daarom worden er vaak statistische steekproeven in gebruikt.

Achtergrond

Historici van de boekhouding hebben bijbelse verwijzingen naar algemene controlepraktijken opgemerkt. Tot deze praktijken behoren dubbele bewaring van activa en scheiding van taken.

In het boek Exodus (38:21) wordt bijvoorbeeld de eerste auditor getoond. Het gebeurt wanneer Mozes Ithamar inhuurde om de bijdragen voor de bouw van de Tabernakel te controleren die tijdens zijn reis, die 40 jaar duurde, zal worden gebruikt.

Aan de andere kant zijn er aanwijzingen dat het boekhoudsysteem van de overheid in China tijdens de Zhao-dynastie (1122–256 v.Chr.) Audits van officiële afdelingen omvatte.

In de 5e en 4e eeuw voor Christus bedachten zowel de Romeinen als de Grieken controlesystemen om de juistheid van hun rapporten te garanderen. De oude Egyptenaren en Babyloniërs stelden auditsystemen in waarin alles wat pakhuizen in en uit ging, dubbel werd gecontroleerd.

In Engelstalige landen hebben de Revenue Registers van Engeland en Schotland (1130) de eerste schriftelijke verwijzingen naar audits verstrekt.

In 1789 richtte de regering van de Verenigde Staten het Department of the Treasury op. Dit omvatte een controller en een auditor, met Oliver Wolcott II als zijn eerste auditor.

19e en 20e eeuw

Van 1841 tot 1850 hadden de autoriteiten van de zich uitbreidende spoorwegen accountants in dienst als onafhankelijke accountants van de administratie.

Pas tegen het einde van de 19e eeuw, met de vernieuwing van bedrijven (waarvan de managers niet noodzakelijk eigenaars van bedrijven waren) en de groei van de spoorwegen, werd auditing een noodzakelijk onderdeel van het moderne bedrijfsleven.

Het accountantsberoep ontwikkelde zich om aan deze groeiende behoefte te voldoen en in 1892 publiceerde Lawrence R. Dicksee een praktische handleiding voor accountants, het eerste leerboek over accountantscontrole.

De Academy of Motion Picture Arts koos Price Waterhouse om toezicht te houden op de stemming voor de Oscars in 1933. Dit werd gedaan als reactie op de wijdverbreide overtuiging dat de prijzen vervalst waren.

In 1938 boekte een bedrijf fictieve debiteuren en niet-bestaande voorraad in zijn magazijnen. Dit genereerde een controlestandaard die fysieke observatie van de voorraad en directe bevestiging van debiteuren vereist.

In 1941 eiste de Securities and Exchange Commission dat uit de controleverklaring zou blijken dat het onderzoek was uitgevoerd in overeenstemming met algemeen aanvaarde boekhoudkundige normen.

kenmerken

Managementaudits hebben meerdere kenmerken, of standaarden, waaraan ze moeten voldoen. Deze kenmerken worden doorgaans beschreven in termen van acties die de auditor dient te ondernemen tijdens het uitvoeren van de audit.

Door deze basisnormen te volgen, kunnen auditors ervoor zorgen dat de audits die ze uitvoeren betrouwbaar zijn en voldoen aan de behoeften van de klant.

Opleiding

Een basiskenmerk van een managementaudit is dat de auditor moet zijn opgeleid om de audit correct uit te voeren.

Alle audits moeten worden uitgevoerd door personen met een adequate technische opleiding. Dit omvat formeel onderwijs, praktijkervaring en permanente beroepsopleiding.

U moet bekend zijn met de boekhoudprincipes, evenals met bedrijfsbeheer en administratie.

In de meeste gevallen biedt een bedrijfs- of boekhoudkundige opleiding, samen met certificering van organisaties zoals het Institute of Certified Public Accountants, een goede test van de capaciteiten van de auditor.

Onafhankelijkheid

Auditors moeten onafhankelijk managementaudits uitvoeren. Dit betekent dat ze gedurende het hele proces objectief moeten blijven.

Ze moeten onafhankelijk zijn in hun mentale houding. Deze functie vereist dat auditors een neutrale houding aannemen ten opzichte van hun klanten. Bovendien impliceert het dat het grote publiek accountants als onafhankelijk beschouwt.

Dat wil zeggen, het vereist in feite en uiterlijk onafhankelijkheid. Daarom wordt een auditor met een substantieel financieel belang bij de activiteiten van de cliënt niet als onafhankelijk beschouwd, ook al is de auditor onpartijdig.

Als de auditor niet objectief is, kunnen de resultaten van de controle worden beïnvloed door zijn voorkeuren of overtuigingen. Daarom vertegenwoordigen ze niet wat er werkelijk gebeurt of wat het beste is voor het bedrijf.

Professionele zorg

De auditor gebruikt al zijn zakelijke en boekhoudkundige kennis om de nodige informatie te verzamelen. Hiermee bepaal je wat er binnen het bedrijf gebeurt om managers een logisch en onpartijdig oordeel te geven.

U let er ook op dat u geen vertrouwelijke informatie onthult aan onbevoegde partijen. Dit kenmerk beschrijft de fiduciaire plicht van de accountants jegens het bedrijf dat van hun diensten gebruik maakt.

Planning, toezicht en toereikendheid

Planning is de eerste fase van alle administratieve audits. Het is een belangrijk kenmerk van audits, omdat een mislukte planning de auditor minder efficiënt maakt.

Naarmate de auditor en zijn assistenten hun auditplan doorlopen, moeten ze voldoende informatie verzamelen om aan de auditdoelstellingen te voldoen en de geuite meningen te ondersteunen.

Verslag doen van

Als een audit succesvol is, legt de auditor in zijn rapport uit of de ontvangen informatie voldoet aan de huidige boekhoudkundige normen.

Het zal ook alle omstandigheden beschrijven die ertoe hebben geleid dat het bedrijf van die normen is afgeweken, als er afwijkingen zijn.

De auditor communiceert of de ontvangen informatie juist is en geeft een formeel oordeel over de resultaten van de controle. Anders laat het zien waarom je niet tot een conclusie kon komen.

Waar is een administratieve audit voor?

Het doel van een managementaudit is dat een onafhankelijke derde partij de financiële overzichten van een entiteit onderzoekt.

De managementaudit voorziet in een objectieve evaluatie door derden van administratieve transacties, financiële verslagen, beleidslijnen en procedures, en administratieve functies die verband houden met de financiële transacties van het bedrijf.

Dit onderzoek genereert een auditoordeel of deze informatie getrouw is gepresenteerd en in overeenstemming met het van toepassing zijnde stelsel inzake financiële verslaggeving.

Deze mening verhoogt de geloofwaardigheid van financiële overzichten aanzienlijk voor zijn gebruikers, zoals kredietverstrekkers, schuldeisers en investeerders.

Administratieve controles verhogen de betrouwbaarheid van financiële informatie. Bijgevolg verbeteren ze de efficiëntie van kapitaalmarkten.

Op basis van deze visie is het waarschijnlijker dat gebruikers van financiële overzichten een bedrijf krediet en financiering verstrekken. Dit zal mogelijk resulteren in een verlaging van de kapitaalkosten voor de entiteit.

Hoewel het misschien niet is ontworpen om de aan- of afwezigheid van fraude te onderzoeken of te verifiëren, probeert het beleid en procedures te isoleren die een organisatie blootstellen aan mogelijke frauduleuze activiteiten.

Niet onfeilbaar

De accountants van een onderneming zijn primair verantwoordelijk voor het opstellen van de jaarrekening. Het doel van de accountant daarentegen is om een ​​oordeel tot uitdrukking te brengen over de managementverklaringen in de financiële overzichten.

De auditor komt tot een objectief oordeel door systematisch assurance-informatie te verkrijgen en te evalueren in overeenstemming met professionele controlestandaarden.

Geen enkele controletechniek kan echter onfeilbaar zijn en er kunnen fouten bestaan, zelfs als auditors de juiste technieken toepassen. Het oordeel van de accountant is immers gebaseerd op datamonsters.

Een managementteam dat deelneemt aan georganiseerde fraude, documenten verbergt en vervalst, kan auditors en andere gebruikers misleiden en blijft onopgemerkt.

Het beste dat een auditor kan bieden, zelfs in de meest gunstige omstandigheden, is een redelijke mate van zekerheid over de juistheid van financiële rapporten.

In het algemeen worden alle beursgenoteerde ondernemingen elk jaar onderworpen aan een administratieve audit. Andere organisaties kunnen een audit nodig hebben of vragen, afhankelijk van hun structuur en eigendom.

doelen

Het doel van de managementaudit is dat de auditor een oordeel tot uitdrukking brengt over de waarheid en getrouwheid van de financiële overzichten.

Het is bedoeld om een ​​oordeel te vormen over de vraag of de informatie die in het financiële verslag wordt gepresenteerd, als geheel beschouwd, de financiële situatie van de organisatie op een bepaalde datum weerspiegelt, bijvoorbeeld:

- Zijn details van wat eigendom is en wat de organisatie verschuldigd is op de balans opgenomen?

- Zijn de winsten of verliezen adequaat ingeschat?

Bij het onderzoeken van financiële rapporten dienen auditors de auditnormen te volgen die zijn opgesteld door een overheidsinstantie. Nadat de auditors hun werk hebben afgerond, schrijven ze een auditrapport. Op deze manier leggen ze uit wat ze hebben gedaan en geven ze een mening uit hun werk.

In de Verenigde Staten, bijvoorbeeld, vereisen controlestandaarden dat de auditor verklaart of financiële rapporten worden gepresenteerd in overeenstemming met algemeen aanvaarde boekhoudprincipes.

Hoofddoelstellingen

- Begrijp het bestaande systeem en evalueer de sterke en zwakke punten van de afdelingen en administratieve eenheden. Zo kunnen methoden worden voorgesteld om zwakke punten te verbeteren en te overwinnen.

- Identificeer knelpunten in bestaande administratieve mechanismen, en onderken zo kansen om hervormingen door te voeren in de processen, administratieve hervormingen, enz.

- Evalueer het optimale gebruik van financiële en andere middelen.

- Methoden voorstellen voor de voortdurende verbetering van de kwaliteit, rekening houdend met de criteria en rapporten van de Nationale Raad voor Evaluatie en Accreditatie en andere organisaties.

Voorbeeld

-Barings koffer

Onnauwkeurige financiële informatie kan het resultaat zijn van opzettelijke verkeerde voorstelling van zaken, of het kan het resultaat zijn van ongewenste fouten.

Een van de meest flagrante recente voorbeelden van een mislukte financiële rapportage deed zich voor in 1995 bij het kantoor van Barings in Singapore, een 233 jaar oude Britse bank.

De fraude was te wijten aan het ontbreken van voldoende interne controles bij Barings gedurende een periode van vijf jaar. Gedurende deze tijd werd Nicholas Leeson, een griffier die verantwoordelijk was voor de boekhouding en afwikkeling van transacties, gepromoveerd tot manager in het kantoor van Barings in Singapore.

Met zijn promotie genoot Leeson een ongebruikelijke mate van onafhankelijkheid. Hij had de unieke positie dat hij zowel manager was als verantwoordelijk was voor het runnen van alle operaties. Hierdoor kon hij deelnemen aan ongeautoriseerde operaties, die niet werden gedetecteerd.

Ineenstorting

Hoewel Leeson enorme sommen geld aan de bank verloor, stelde zijn dubbele verantwoordelijkheden hem in staat om zijn verliezen te verbergen en door te gaan met opereren.

Toen de ineenstorting van de Japanse aandelenmarkt leidde tot een verlies van $ 1 miljard voor Barings, werden de aandelen van Leeson eindelijk ontdekt.

Baring herstelde zich echter nooit van het verlies en werd in 1995 overgenomen door de Nederlandse verzekeringsmaatschappij ING Groep NV. Het werd vervolgens in 2004 weer verkocht.

Interessant genoeg waarschuwden de management-auditors in dit geval het management voor het risico in het kantoor in Singapore maanden voor de ineenstorting. De waarschuwingen werden echter genegeerd door senior executives en het auditrapport werd genegeerd.

-Enron-Arthur Andersen zaak

Energiehandelsmaatschappij Enron Corp., die verborgen verliezen had in off-the-books partnerschappen en betrokken was bij misbruik van prijsregelingen, heeft in december 2002 het faillissement aangevraagd.

Kort nadat Enron het onderwerp werd van een onderzoek door de Securities and Exchange Commission, werd ook het accountantskantoor, Arthur Andersen, genoemd in een onderzoek van de Commissie. Arthur Andersen sloot uiteindelijk zijn activiteiten in 2002.

In ongeveer dezelfde periode gebruikte telecommunicatiebedrijf WorldCom Inc. misleidende boekhoudtechnieken om uitgaven te verbergen en de inkomsten met $ 11 miljard te verhogen.

Referenties

1. Wanda Thibodeaux (2018). Kenmerken van een audit. Kleine bedrijven - Chron.com. Genomen uit: smallbusiness.chron.com.
2. NAAC (2018). Academische en administratieve controle. Genomen uit: naac.gov.in.
3. Ed Mendlowitz (2012). Boekhoudkundige geschiedenis. Het partnernetwerk. Genomen uit: partners-network.com.
4. Wikipedia, de gratis encyclopedie (2018). Audit. Ontleend aan: en.wikipedia.org.
5. Moses L.Pava (2018). Auditing. Encyclopaedia Britannica. Genomen uit: britannica.com.
6. Steven Bragg (2018). Het doel van een audit. Boekhoudkundige hulpmiddelen. Genomen uit: accountingtools.com.
7. Pwc (2018). Wat is een audit? Genomen van: pwc.com.